Automaatio tuo taloushallinnolle valtavasti uusia mahdollisuuksia ja tapoja toimia. Myyntilaskutus on yksi hyvin automatisoitavissa olevista toiminnoista. Prosessien automatisointi vaatii kuitenkin panostamista tiettyihin peruspilareihin, jotta sen avulla voidaan saavuttaa siltä odotetut hyödyt.
Tehokas laskutus tukee koko liiketoimintaa
Myyntilaskutuksen vaikutukset yrityksen toimintaan ovat laajat. Tehokkaalla ja toimivalla prosessilla voidaan parantaa yrityksen maksuvalmiutta sekä asiakastyytyväisyyttä. Myyntilaskutuksen ollessa suoraan asiakkaalle näkyvä toiminto, se on myös osa yrityksen imagoa. (Kaarlejärvi & Salminen 2018.)
Manuaalinen laskutus on usein aikaa vievää, altistaa virheille ja aiheuttaa todellista tarvetta suurempia henkilöstökustannuksia. (Sahu ym. 2020.) Prosessin automatisoinnilla tavoitellaankin tyypillisesti tehokkuutta, virheettömyyttä sekä työntekijöiden ajan vapautumista vaativampiin, ihmisälyä vaativiin tehtäviin. Myyntilaskutuksen kohdalla automaatiota voidaan hyödyntää esimerkiksi tiedon siirrossa sen alkulähteiltä suoraan laskulle sekä automatisoimalla laskujen muodostaminen ja lähetys. (Kaarlejärvi & Salminen 2018.)
Avaintekijöillä avataan automaation lukot
Toimivan myyntilaskutuksen automaation avaintekijöinä voidaan pitää laadukasta tietoa, toimivia prosesseja sekä luottamusta. Laadukkaalla tiedolla tarkoitetaan, että se on eheää ja oikeaa. Lisäksi on tärkeää, että tiedon ylläpito on laadukasta ja systemaattista. Automaation näkökulmasta on myös olennaista, että tieto on mahdollisimman vakiomuotoista. Puutteellinen tai virheellinen tieto ei tuota automaatiollakaan luotettavaa lopputulosta. (Lohtander 2024.)
Toimivat prosessit luovat hyvän pohjan automaatiolle. Tällaiset prosessit eivät sisällä turhia työvaiheita. Sen sijaan ne muodostuvat selkeistä vastuun- ja työnjaoista ja parhaimmillaan ne tuovat esiin itsessään ilmeneviä virheitä tai poikkeamia. Luottamuksella puolestaan mahdollistetaan automaatiosta saatava hyöty. Jos automaation kaikki toiminta ja päätöksenteko tarkistetaan manuaalisesti jälkikäteen, on sen käyttö turhaa. Luottamusta voidaan parantaa esimerkiksi kasvattamalla ymmärrystä automaatiosta ja sen toimintaperiaatteista. (Lohtander 2024.)
Räsänen (2025) tutki opinnäytetyössään toimeksiantoyrityksen myyntilaskutusprosessin automaation haasteita. Keskeisiksi haasteiksi nousivat järjestelmähaasteet, muutosvastaisuus, toistuvat virheet ja tiedon laatu. Taulukossa 1 on esitetty näihin haasteisiin ratkaisuehdotuksia.
| Haasteet | Ratkaisuehdotukset |
| Järjestelmähaasteet | Järjestelmäkorjaustarpeiden kartoittaminen yhdessä työntekijöiden kanssa. Kustannus- ja hyötysuhteen huolellinen arviointi. |
| Muutosvastaisuus | Konkreettiset panostukset muutoksen johtamiseen. Tiedon, ymmärryksen ja luottamuksen kasvattaminen automaation tuomista hyödyistä. |
| Toistuvat virheet | Toistuvien virheiden rutiininomaisen korjaamisen sijaan niiden juurisyiden tunnistaminen ja ratkaiseminen. |
| Tiedon laatu | Tiedon laadun kehittäminen ja sen laadukas ylläpito. Tiedon tulee olla digitaalista ja saatavilla. |
Taulukko 1. Keskeisiä myyntilaskutuksen haasteita ja ratkaisuehdotuksia. (Räsänen 2025)
Myyntilaskutuksen automaatio vaatii osastojen välistä yhteistyötä
Myyntilaskuprosessiakin edeltävät pääsääntöisesti moninaiset vaiheet. Laskua edeltäviä toimia voivat olla hinnoittelu, tarjousten ja myyntitilausten tekeminen, toimitukseen liittyvät toimet sekä esimerkiksi tuotantoyrityksen tuotantoon liittyvät toimet. Räsänen (2025) avaa opinnäytetyössään, kuinka myynnin asiakas- ja hintatietojen virheellisyys, tuotannossa aiheutuneet saldovirheet ja logistiikan toimituskuittausten viiveet ovat tuottaneet haasteita myyntilaskutuksen automatisointiin. Työssä painotettiin laaja-alaisen toiminnan ymmärryksen, osastojen välisen yhteistyön ja laadukkaan kommunikoinnin merkitystä automatisointiprojektissa.
Olennaista on ymmärtää, että automatisoitu myyntilaskutus on harvoin vain taloushallinnon käsissä. Prosessin automatisointi onnistuu, kun prosessit toimivat koko yrityksen tasolla, jokainen ymmärtää omien työtehtäviensä merkityksen ja osastot tekevät sujuvaa yhteistyötä. Tämä vaatii yrityksen sisällä selkeää viestintää ja yhteisiä tavoitteita.
Kirjoittajat
Tiia Räsänen opiskelee liiketalouden tradenomiksi LAB-ammattikorkeakoulussa. Hän työskentelee myynnin ja taloushallinnon tehtävissä.
Marianne Viinikainen työskentelee taloushallinnon lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa. Hän toimii myös tietojohtamisen asiantuntijana Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hankkeessa.
Lähteet
Kaarlejärvi, S. & Salminen, T. 2018. Älykäs taloushallinto – Automaation aika. E-kirja. LAB Primo.
Lohtander, M.-L. 2024. Automaation viisi sudenkuoppaa. Tilisanomat.fi. Viitattu 14.5.2025. Saatavissa https://tilisanomat.fi/teknologia/automaation-viisi-sudenkuoppaa
Mohamed_hassan. 2023. Robotti, Menestys, Investointeja. Pixabay. Viitattu 14.5.2025 Saatavissa https://pixabay.com/fi/vectors/robotti-menestys-investointeja-7778417/
Räsänen, T. 2025. Myyntilaskutuksen automatisoinnin haasteet toimeksiantajayrityksessä. LAB-Ammattikorkeakoulu. Opinnäytetyö (AMK). Viitattu 14.5.2025. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025052013664
Sahu, S., Salwekar, S., Pandit, A. & Patil, M. 2020. Invoice Processing Using Robotic Process Automation. International Journal of Scientific Research in Computer Science, Engineering and Information Technology. Vol 6 (2), 216–223. Viitattu 14.5.2025. Saatavissa https://doi.org/10.32628/CSEIT2062106
