Ostolaskuprosessin kartoittamisesta toiminnan tehostamiseen

Ostolaskuprosessi on osa taloushallinnon prosesseista. Prosessi alkaa ostolaskun vastaanottamisesta ja päättyy, kun lasku on maksettu, kirjattu kirjanpitoon ja arkistoitu. Prosessina ostolaskujen käsittely vie eniten taloushallinnon resursseja. Laskujen tarkastukset, hyväksynnät ja täsmäytykset työllistävät organisaatiota. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 96–97.)

Kuva 1. Ostolaskuprosessin kehittäminen on keskeinen osa toiminnan tehostamista. (Geralt 2014)

Ostolaskuprosessin kehittäminen ja toiminnan tehostaminen aloitetaan kartoittamalla prosessin eri vaiheita. Kaarlejärvi & Salminen (2018, 248) tuovat esille taloushallinnon kehityksen näkökulmia, joiden avulla ostolaskuprosessia voidaan kartoittaa. Kehityskohteita ovat data, prosessit ja raportointi, järjestelmät sekä ihmiset ja organisointi. Dataan liittyvät muun muassa laatu ja tietojen siirtyminen järjestelmien välillä. Prosessit ja raportointi liittyvät toimintatapoihin ja läpimenoaikoihin. Järjestelmissä huomioidaan toimintojen tuki ja kehitysmahdollisuudet. Ihmiset ja organisointi liittyvät muun muassa vastuunjakoon ja osaamisen kehittämiseen. Paras tulos saadaan huomioimalla jokainen osa-alue (kuva 2).

[Alt-teksti: Piirroskaavio, jonka neljä osaa ovat data, prosessit ja raportointi, järjestelmät sekä ihmiset ja organisointi. Nämä ovat taloushallinnon kehittämisen näkökulmia.] — Kuva 2. Taloushallinnon kehityksen näkökulmia (mukailtu Kaarlejärvi & Salminen 2018, 248).

Taloushallinnon toimintaan liittyvät liiketoiminta, osaaminen ja teknologia. Teknologiasta ei ole hyötyä ilman tavoitteita. Automatiikka ja robotiikka mahdollistavat asiakkaille paremman palvelun. Toimintojen kehittämisessä tulee huomioida asiakkaiden kokemukset ja näkemykset palveluiden tarjonnasta, saatavuudesta ja hinnoista. Teknologian lisääminen vähentää toimintojen manuaalisia työvaiheita. Paras tulos saadaan, kun automatisointi ja digitalisaatio toimivat tehostamisen työvälineinä yhteistyössä ihmisten kanssa. (Mattila 2021).

Ostolaskuprosessissa tulisi asettaa tavoitteita ja käyttää toimintaa ohjaavia mittareita, kuten täsmäävät ja täsmäämättömät laskumäärät, laskunkierto tai myöhässä maksettujen laskujen osuus. (Lahti & Salminen 2014, 59.) Mittareilla seurataan tavoitteita ja yrityksen toimintaa. Kaarlejärven & Salmisen (2018, 211) mukaan organisaation taloushallinnon osaaminen mahdollistaa liiketoiminnan ja järjestelmien kehittämisen, taloudenohjauksen, mittareiden määrittämisen sekä kehitystoimenpiteiden tarkastelun.

Kuokkanen (2021) kartoitti opinnäytetyössään talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita tarjoavan yrityksen ostolaskuprosessia huomioimalla työntekijöiden näkemyksiä, kokemuksia ja koulutusta osana prosessin kehittämistä. Teemahaastattelujen ja Webropol-kyselyn perusteella keskeisiä kehityskohteita olivat muun muassa maksusuunnitelmat, järjestelmien hyödyntäminen ja ohjeistus sekä prosessien vaiheista esimerkiksi tiliöinnit (kuva 2). Tärkeänä nähtiin myös toimenpiteet verkkolaskujen osuuden nostamiseksi esimerkiksi toimittajaportaalia hyödyntämällä. Tehokkaasta ostolaskuprosessista hyötyvät sekä palveluntarjoaja että asiakkaat.

Kirjoittajat

Leena Kuokkanen on valmistunut syksyllä 2021 liiketalouden ja logistiikan tradenomiksi (AMK) LAB-ammattikorkeakoulusta.

Sirpa Varajärvi työskentelee lehtorina LAB-ammattikorkeakoulun liiketoimintayksikössä.

Lähteet

Kaarlejärvi, S. & Salminen, T. 2018. Älykäs taloushallinto: automaation aika. Helsinki: Alma Talent Oy. [Viitattu 12.9.2021]. Saatavissa: https://verkkokirjahylly-almatalent-fi.ezproxy.saimia.fi/teos/BADBEXDTEB#kohta:((c4)lyk((e4)s((20)taloushallinto((20)((2013)((20)Automaation((20)aika

Kuokkanen, L. 2021. Ostolaskuprosessin kartoittaminen ja kehityskohteet taloushallinnon palveluita tarjoavassa yrityksessä. [Viitattu 15.9.2021]. Saatavissa: http://www.urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021092718084

Lahti, S. & Salminen, T. 2014. Digitaalinen taloushallinto. Helsinki: Alma Talent Oy. [Viitattu 12.9.2021]. Saatavissa: https://verkkokirjahylly-almatalent-fi.ezproxy.saimia.fi/teos/BAEBDXCTDG#/kohta:1/piste:b807

Mattila, V. 2021. Koulutusliite. Taloushallinnon työ ja tulevaisuus: Näkökulma numeroista laajempaan asiakasymmärrykseen. Tilisanomat 26.8.2021. [Viitattu 12.9.2021]. Saatavissa: https://tilisanomat.fi/koulutusliite/taloushallinnon-tyo-ja-tulevaisuus-nakokulma-numeroista-laajempaan-asiakasymmarrykseen