Maailma muuttuu vauhdilla, ja vain muutosta voidaan ainoana pysyvänä asiana. Samalla muutos tuo kuitenkin aina omat haasteensa jokaiselle organisaatiolle ja työyhteisölle (Järvinen 2017, 143–144.)
Mikäli organisaatio haluaa saada aikaan suuria muutoksia, kannattaa sen usein lähteä liikkeelle pienillä, organisoiduilla muutosaskeleilla. Pienillä, säännöllisesti tehtävillä muutoksilla on usein tehokas kumulatiivinen vaikutus, joka samalla ajaa organisaatiota kohti transformaatiota ja suurempaa muutosta. (Kavanaugh & Tarafdar 2021.)
Organisaation tulisi aloittaa muutosajattelu kysymällä, miksi muutosta tarvitaan ja mikä muutoksen arvo on yritykselle. Tämän jälkeen tulisi tehdä pieniä muutoksia rutiineihin ja muihin tottumuksiin. Muutosprosessin onnistumisessa korostuu lisäksi seuranta: mittaa, opi ja kehity jatkuvasti. Muutosaskeleita tulisi arvioida usein, jotta halutut tulokset pystytään saavuttamaan. Tarvittaessa suuntaa tulee korjata uudelleen analysoimalla ja miettimällä suuntaa uudelleen. (Kavanaugh & Tarafdar 2021.)
Lean-ajattelu muutostyön tukena
Japanin autoteollisuudesta alkunsa saanutta lean-ajattelua on myöhemmin käytetty menestyksekkäästi myös monilla muilla eri toimialoilla toimivissa organisaatioissa. Lean-ajattelun avulla pyritään parantamaan toiminnan tehokkuutta ja vähentämään virheitä eri työvaiheissa. Lean-ajattelussa kaiken perustana on luoda arvoa asiakkaalle, ja lähestymistapa korostaa keskittymistä asiakkaiden tarpeisiin organisaatioiden sisäisten prosessien sijaan. (Hildebrandt ym. 2022, 1–2.) Lean-ajattelulla tähtää organisaatioiden kannattavuuteen ja asiakastyytyväisyyteen lyhentämällä käsittelyaikoja kuluttajapyynnön ja toimitusajan välillä. Lisäksi pyritään vaikuttamaan positiivisesti työntekijöiden työmotivaatioon. (Uriona Maldonado ym. 2020, 1822.)
Lean-ajattelussa korostuu jatkuvan parantamisen teema. Pienilläkin kehitysaskelilla ja onnistuneilla työtapojen muutoksilla voi olla organisaatiolle suuri merkitys isommassa kuvassa toiminnan kehittämisen näkökulmasta. Oleellista olisi muistaa kaikissa muutoksissa asiakaslähtöisyys ja tämän vuoksi korostaa niitä työtapoja, joilla asiakkaalle pystytään tuottamaan aidosti lisäarvoa. (Korhonen 2023.)
Suuret muutokset organisaatioissa ovat harvoin nopeita prosesseja. Jotta muutosprosessissa voidaan onnistua, tulisi se suunnitella hyvin, ottaa koko henkilöstö mukaan kehittämään muutosta ja edetä askel kerrallaan. Organisaatioiden kannattaisi myös tutustua lean-ajatteluun ja hyödyntää sitä omissa muutosprosesseissaan. Lean-ajattelulla ja jatkuvan parantamisen mallilla toimintaa kehitetään määrätietoisesti, ja kaikki tekeminen tähtää asiakasarvon luomiseen. Kun muutosprosessin tavoitteena on asiakasarvon lisääminen, on organisaatiolla silloin lähes varmuudella oikea suunta ja samalla hyvät onnistumisen edellytykset.
Kirjoittajat
Joni Korhonen valmistuu helmikuussa 2023 tradenomiksi (YAMK) LAB-ammattikorkeakoulusta uudistavan johtamisen koulutuslinjalta.
Kristiina Brusila-Meltovaara toimii LAB-ammattikorkeakoulussa liiketoiminnan yliopettajana.
Lähteet
geralt. 2019. Altmann, G. Menestys, vähitellen, ura, henkilö. Pixabay. Viitattu 15.2.2023. Saatavissa https://pixabay.com/fi/illustrations/menestys-v%c3%a4hitellen-ura-henkil%c3%b6-4578800/
Hildebrandt, M. G., Kidholm, K., Pedersen, J. E., Naghavi-Behzad, M., Knudsen, T., Krag, A. Ryg, J., Gerke, O., Lassen, A. T., Torkell, E., Ditzel, H. J., Andersen, V., Langhoff, A., Nielsen, G., Mashud, T., Münster, A-M., Kyvik, K. & Brixen, K. 2022. How to increase value and reduce waste in research: initial experiences of applying Lean thinking and visual management in research leadership. BMJ Open, 12(6), e058179. Viitattu 3.2.2023. Saatavissa https://dx.doi.org/10.1136/bmjopen-2021-058179
Järvinen, P. 2017. Menestyvän työyhteisön pelisäännöt. Helsinki: Alma Talent.
Kavanaugh, J. & Tarafdar, R. 2021. Break Down Change Management into Small Steps. Harvard Business Review. Viitattu 3.2.2023. Saatavissa https://hbr.org/2021/05/break-down-change-management-into-small-steps
Korhonen, J. 2023. Prosessin kehittäminen lean-ajattelua hyödyntämällä. Viitattu 3.2.2023. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202302142382
Uriona Maldonado, M., Leusin, M. E., Carrano de Albuquerque, T. & Rodriques Vaz, C. 2020. Similarities and differences between business process management and lean management. Business process management journal. Vol.26(7), p.1807‒1831. Viitattu 5.2.2023. Saatavissa https://www-emerald-com.ezproxy.saimia.fi/insight/content/doi/10.1108/BPMJ-09-2019-0368/full/html
