Pienyrittäjä, milloin on syytä ulkoistaa kirjanpito?

Jokainen aloittava pienyritys painii saman asian kanssa liiketoimintaa käynnistäessään – miten järjestäisi kirjanpidon vaivattomasti ja kustannustehokkaasti. Lähtökohdat ja motiivit on mietittävä ensimmäisenä kuntoon. On syytä miettiä, haluaako yritys käyttää aikansa kirjanpitoon säästääkseen rahaa vai keskittyä liiketoimintansa kehittämiseen. (Kankainen 2023.)

Juokseva kirjanpito tuottaa yritykselle juoksevia kuluja. Olipa kirjanpito järjestetty itse tai ulkopuolisen toimesta, sähköisten kirjanpitojärjestelmien lisenssit tuottavat kuluja yritykselle kuukausittain. Liiketoiminnan kasvaessa liiketapahtumien määrä kasvaa. Tositteiden määrän lisäksi aikaa kuluu täsmäytys, arvostus- ja jaksottamiskirjauksiin. Yrityksen velvoitteisiin kuuluu edellä mainittujen lisäksi Verohallinnolle tehtävät arvonlisäveroilmoitukset ja veroilmoitukset.

[Alt-teksti: Kaavakuva, jossa tilinpäätöstyön osat järjestyksessä ovat juokseva kirjanpito, täsmäytykset, arvostukset ja jaksotukset, tilinpäätössiirrot ja verolaskelmat, tilinpäätösasiakirjat, vahvistaminen ja voitonjako, ilmoitukset ja tietojen hyväksikäyttö.] — Kuva 1. Tilinpäätöstyön kulku ja menetelmät. (Mäkinen 2003 pohjalta muokannut Eero Asikainen)

Vähäisellä kirjanpidon kokemuksella yritys voi selvitä tilikauden aikaisesta juoksevasta kirjanpidosta ja alv-ilmoituksista. Liiketoiminnan luonne voi kuitenkin olla moninainen, ja erilaisten liiketapahtumien kirjaaminen kirjanpitoon ilman riittävää osaamista voi aiheuttaa isojakin virheitä kirjanpitoon ja tilinpäätökseen. Virheiden korjaaminen on sitä helpompaa, mitä aikaisemmin sen huomaa, eikä tilikauden aikana tehty virhe ole välttämättä ongelma. (Kerbs 2023).

Tietoa on osattava etsiä

Tilinpäätöksen laatimisessa aloittaneella yrityksellä voi tulla vaikeuksia. Työn määrä yllättää, kun viimeisiä tilinpäätössiirtoja, täsmäytyksiä ja korjauksia tehdään muistiotositteilla. Pienyrityksen tilinpäätöksessä esitettävät liitetiedot ovat itsessään suuri kokonaisuus, mikä nostaa hikikarpaloita otsalle.

Kirjanpito-ohjelmat eivät tee kirjanpitovelvollisen työtä helpommaksi, sillä tietoa on osattava etsiä niin ohjelman tekniseen käyttöön kuin tilinpäätöksen laatimista varten. Tilinpäätöstä laatiessa tulee ottaa huomioon yleiset tilinpäätösperiaatteet, jotka tähtäävät oikean ja riittävän kuvan antamiseen. Asikaisen (2023) opinnäytetyössä toteutettiin case-yritykselle tilinpäätös ja samalla laadittiin tilinpäätöksen muistilista. Todettiin, että tilinpäätöksen laatimisen lisäksi aikaa veivät tilikauden aikaisen kirjanpitovirheiden korjaaminen sekä erilaiset täsmäytykset. Tilinpäätöksen muistilistan avulla yritys voi jatkossa itse toteuttaa tilinpäätöksen huomioiden opinnäytetyössä esille nostetut kehittämiskohteet.

Kirjanpidon ulkoistamisessa hinnan lisäksi kannattaa vertailla, millaista palvelua sillä tulisi saamaan ja kuinka paljon se vähentää kirjanpitovelvollisen omaa työtä (Kankainen 2023).

Kirjoittajat

Eero Asikainen on LAB-ammattikorkeakoulusta tradenomiksi valmistunut opiskelija.

Teija Launiainen toimii LAB-ammattikorkeakoulussa laskentatoimen lehtorina liiketoimintayksikössä Lappeenrannassa.

Lähteet

Asikainen, E. 2023. Kirjanpidosta tilinpäätökseen: caseyrityksen tilinpäätöksen ohjaus. Opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalous. Lappeenranta. Viitattu 19.12.2023. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023112832434

Kankainen, H. 2023. Pienyrityksen kirjanpito ‒ 8 asiaa, jotka jokaisen yrittäjän tulisi tietää. Kasvurahoitus. Viitattu 30.11.2023. Saatavissa https://www.kasvurahoitus.fi/tiedotteet/pienyrityksen-kirjanpito/

Kerbs, T. 2023 Neuvontapalvelut: Kirjanpidon virheen korjaaminen. Helsingin seudun kauppakamari. Viitattu 7.12.2023. Saatavissa https://helsinki.chamber.fi/neuvontapalvelut-kirjanpidon-virheen-korjaaminen/

Mäkinen, L. 2003. Tilinpäätöstyön kulku ja menetelmät. Pienyrityksen tilinpäätös käytännössä. 2. uudistettu painos. Helsinki: Talentum. 14.