Suunnittelu ja vastuun jakaminen on avain hyvään työpajaan

Jokainen työpajan järjestäjä miettii varmasti tarkkaan, kuka tulee fasilitaattoriksi, kenellä on siihen hyvä kokemus ja kuka on todettu hyväksi aiemmin. Tähän hankkeissa osallistuu usein jokainen hanketiimin jäsen. Muistetaanko tiimeissä kuitenkin jakaa vastuuta tämän jälkeen?

LAB Paja II -hankkeessa (LAB 2023) on järjestetty erilaisia työpajoja noin kerran kuukaudessa, joissa lähes jokaisessa työnjako on muuttunut. Osan työpajoista ovat fasilitoineet hankkeen omat asiantuntijat, jolloin selkeästi itse työpajan suunnittelu on pääpiirteittäin ollut kyseisellä asiantuntijalla/asiantuntijoilla. Tällöin harvemmin on tarvittu erityisiä palavereja koskien työpajan sisältöä ja hankkeen toiveita työpajasta. Osan työpajoista on taas fasilitoinut hankkeen ulkopuoliset asiantuntijat, tällöin on pidetty eri kokoonpanoilla palavereja, jossa hankkeen tavoitteita on kirkastettu, jotta päästään samalle aaltopituudelle fasilitaattorin kanssa.

Paja-hankkeen ehdottomasti paras puoli on monialaisuus, näin jokaiseen aiheeseen löytyy asiantuntemusta, jolloin vastuuta voidaan jakaa henkilölle, joka alan taitaa parhaiten, ja muut voimme olla kuunteluoppilaina ja oppia taas vähän lisää uudesta aiheesta.

Suunnittelun runko

Tärkeintä on tietenkin päivän ja kellonajan jälkeen sopia paikka, jossa työpaja pidetään. On tärkeää, että tila on järjestettävissä sellaiseksi, mitä fasilitaattori kertoo tarvitsevansa. Jos työpaja pidetään learning cafe -tyylisenä, johon tarvitaan pienryhmäpöytiä, ei kannata varata luentosalia. Pitää myös miettiä, tarjoillaanko työpajassa ruokaa tai kahvia, ja onnistuuko se varatussa tilassa vai jossain muualla. On varmistettava parkkeeraus ja mahdolliset opasteet tai henkilö vastaanottamaan ja opastamaan ihmiset perille. Fasilitaattori myös kertoo, millaisia työvälineitä työpajassa tarvitaan ja tämänkin hoitaminen pitää nimetä jonkun tiimiläisen vastuulle.

Pajassa meillä on selkeästi ollut ihmiset, jotka järjestävät mielellään tila-asioita ja jotka tuntevat kampuksen hyvin, tällöin on vain ja ainoastaan ollut viisasta jakaa heille vastuu tästä.

Markkinointi

Työpajan viestinnässä Pajassa olemme käyttäneet postituslistallamme olevia yrityksiä, jokaisen tiimiläisen omia verkostoja ja sosiaalisen median markkinointia, niin maksettua kuin omia postauksiakin. Työpajoihin on yleensä rajoitettu määrä paikkoja vapaana, joten markkinointi on hyvä suunnata suoraan kohderyhmälle. Pajalla on asiakkaita, jotka ovat jo sitoutuneet toimintaan aiemmin ja toisaalta myös asiakkaita, joihin on jonkinlainen liidi sekä tietysti ihan täysin uusia asiakkaita, markkinointia olemme kohdentaneet tämän mukaan.

Tapahtuman jälkeen tulosten dokumentointi ja analysointi, sekä niistä infoaminen ja jatkokehittäminen osallistujien kesken tuo työlle jatkuvuutta ja luotettavuutta.

Harva tiimiläinen pääsee keskittymään vain yhteen asiaan, kuten työpajan järjestämiseen, joten projektipäällikön tehtävänä on pitää huolta, että tiedetään, kuka on vastuussa mistäkin osasta järjestelyitä ja mihin mennessä mikäkin osa on tehtävä.

Lähteet

LAB. 2023. LAB Paja II. Hanke. Viitattu 5.6. Saatavissa https://lab.fi/fi/projekti/lab-paja-ii