Varsinkin pienissä yrityksissä huomattava osa yrityksen käytäntöihin ja toimintatapoihin liittyvästä tiedosta on hiljaista tietoa, joka on usein vain yhdellä tai kahdella henkilöllä. Yrityksen toimivuuden varmistamiseksi olisi tärkeää, että ydintoimintoihin liittyvä ohjeistus on dokumentoitu ja helposti löydettävissä.
Keskeisiin työtehtäviin liittyviä kirjallisia työohjeita tarvitaan esimerkiksi uuden työntekijän perehdyttämisessä tai työntekijän yllättävän poissaolon aikana. Silloin ohjeista on iso apu. Varsinkin tärkeimmistä, usein toistuvista ja tarkasti aikataulutetuista työtehtävistä on hyvä laatia mahdollisimman selkeät sekä helposti saatavissa ja päivitettävissä olevat ohjeistukset. Tärkeää on myös huomata tiedottaa työtehtäviin ja toimintatapoihin liittyvien ohjeiden olemassaolosta yrityksen sisällä.
Arjessa työohjeiden tekemiseen ei välttämättä tunnu löytyvän aikaa. Avuksi voi tulla mahdollisuus tehdä tai teettää ohjeet opinnäytetyönä. Lankisen (2023) toiminnallisessa opinnäytetyössä laadittiin kirjalliset työohjeet sekä niitä tukeva vuosikello sähköautomaatioalalla toimivan yrityksen toimistotehtäviin. Käytännössä työ tehtiin oman toimistotyön ohessa. Työohjeiden avulla toimiston prosesseista ja yrityksen käytänteistä tehtiin entistä näkyvämpiä ja helpommin omaksuttavia uusille ja nykyisille työntekijöille. Tarvittaessa ohjeista on apua myös yrittäjälle itselleen. Ostolaskujen käsittelyyn ja palkanlaskentaan liittyvien ohjeiden avulla yrityksen henkilöriskeihin varautuminen parani ja työprosesseista tuli samalla sujuvampia. Työohjeet voidaan jatkossa laatia myös asentajien keskeisistä työtehtävistä.
Ohjeiden lisäksi tarvitaan vuorovaikutusta ja luottamusta
Selkeästi kuvattujen työohjeiden avulla säästyy aikaa ja työ tulee tehtyä halutulla tavalla. Dokumentoitu tieto kertoo, mitä kuhunkin tehtävään kuuluu ja mistä tarvittava tieto löytyy. Hagmanin (2022, 14) mukaan uuden tiedon sisäistäminen vaatii usein sekä kokemusta kyseisestä asiasta että eksplisiittistä eli kirjallisessa muodossa olevaa tietoa. Etätyössä ja pienissä yrityksissä työntekijän oma vastuu työn etenemisestä ja asioiden ymmärtämisestä korostuu (Haapakoski ym. 2020, 108).
Kirjallisilla ohjeilla ei kuitenkaan voi siirtää kaikkea kokemusperäistä ja henkilökohtaista tietoa toiselle, eivätkä työohjeet voi korvata henkilökohtaista sosiaalista vuorovaikutusta ja keskustelua. Oppimisprosessit ovat aina kahdensuuntaisia. Tieto muuttaa muotoaan ja jalostuu, kun sitä käsitellään erilaisissa vuorovaikutustilanteissa ja siirretään suullisesti ja kirjallisesti. (Valkama 2022, 17, 35.) Tiedon siirtämisessä olennaista on henkilöiden välinen luottamus ja tiedon oikea tulkinta (Hagman 2022, 20–21). Luottamusta tarvitaan, kun on valmis jakamaan omat tiedot ja hyvät käytänteet muiden kanssa. Siinä voittavat kaikki.
Kirjoittajat
Tuula Lankinen on valmistumassa tradenomiksi LAB-ammattikorkeakoulun liiketalouden ja logistiikan koulutuksesta.
Sari Suominen toimii johtamisen ja yrittäjyyden lehtorina LAB-ammattikorkeakoulun Liiketoiminta-yksikössä Lahdessa.
Lähteet
Firmbee. 2015. Toimisto, liiketoimintaa, kirjanpitäjä. Pixabay. Viitattu 4.5.2023. Saatavissa https://pixabay.com/fi/photos/toimisto-liiketoimintaa-kirjanpit%c3%a4j%c3%a4-620822/
Haapakoski, K., Niemelä, A. & Yrjölä, E. 2020. Läsnä etänä. Seitsemän oppituntia tulevaisuuden työelämästä. Helsinki: Alma Talent.
Hagman, E. 2022. Hiljaisen tiedon jakamisen painotuksia – harmaan kirjallisuuden analyysi. Pro gradu -tutkielma. Jyväskylän yliopisto. Viitattu 20.4.2023. Saatavissa http://urn.fi/URN:NBN:fi:jyu-202206143297
Lankinen, T. 2023. Työohjeet yrityksen toimistotehtäviin. Case: Yritys X. Opinnäytetyö AMK. LAB-ammattikorkeakoulu. Lahti. Viitattu 20.4.2023. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023052212933
Valkama, S. 2022. Etätyö tiedon vedenjakajana: Hiljaisen tiedon jakamiseen vaikuttavia tekijöitä etätyössä. Kandidaatintutkielma. Tampereen yliopisto. Viitattu 20.4.2023. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202204263612
