Ennakkosuunnittelu ja valmistautuminen osana onnistunutta työpajaa

Osallistuimme kaupunkimuotoilustudion opintojaksollamme Helsingin Yliopiston, LAB-ammattikorkeakoulun ja Lahden lukio-opetuksen 6.10.2022 järjestämään Veden armoilla-tiedekasvatustapahtuman, jossa ratkottiin veden armoille joutuneen, fiktiivisen, Poukama-kaupungin haasteita.  Suunnittelimme tapahtumaan työpajan, jonka tavoitteena oli esitellä koulutusalaamme lukiolaisille sekä innostaa heitä korkeakouluopintoihin.

Työpajan huolellinen suunnittelu on edellytys työpajan osallistujien läsnäoloon ja hetkessä elämiseen ja auttaa välttämään työpajassa mahdollisesti eteen tulevia haasteita. (Sipponen-Damonte 2020, 41.) Työpajan suunnittelu voidaan jakaa eri vaiheisiin: 1. halutun lopputuloksen ymmärtäminen, 2. työpajan vaiheistaminen, 3. työpajamenetelmien valitseminen, 4. energisoivien alku- ja lopputehtävien valitseminen ja 5. ajankäytön hallitseminen (Nummi 2022, 237).

Työpajasuunnitelman rakentaminen 

Aloitimme suunnittelun tapahtuman järjestäjän kuvauksella siitä, mistä tapahtumassa oli kyse. Aikataulu oli ennalta määrätty. Sen raameihin tuli kehittää lukiolaisia innostavaa ja alastamme kertovaa ohjelmaa. Muodostimme kolme ryhmää, joissa tuotimme omat ehdotuksemme työpajan kulusta ja menetelmistä kirjallisen suunnitelman muotoon.

Nopean ideoinnin jälkeen poimimme suunnitelmista ideoita kaikille yhteiseen työpajarunkoon, jonka pohjalta työpaja tultaisiin toteuttamaan. Apuna käytimme Sessionlabin digitaalista fasilitoinnin materiaalikirjastoa ja Kukunori Ry:n työpajasuunnittelupohjaa. Pohja auttaa jäsentämään jo suunnitteluvaiheessa työpajan ajankäyttöä ja tehtävien jakoa sekä sitä, miten valitut menetelmät kuljettavat työpajaa kohti sen odotettua lopputuotosta.

Suunnitteluun liittyy usein myös yllätyksiä. Suunnitteluprosessin edetessä tietoomme tuli työpajan ohelle kehitetty mobiilisovellus, johon lukiolaiset tulisivat saamaan lyhyitä tietoiskuja ja tehtäviä. Varasimme näitä varten aikataulusta lyhyitä hetkiä.  Tarkka aikataulutus toi varmuutta pysyä ohjelmassa ja sopeutua mahdollisiin muutoksiin. Kun suunnitelmat oli lyöty lukkoon, alkoi tilojen ja materiaalien valmistelu. Päätimme käyttää kestävän kehityksen ympärille nivoutuvan työpajan työskentelymateriaaleina kierrätysmateriaaleja. 

Suunnitelman käyttö työpajan aikana

Fasilitaattorin on syytä varautua siihen, että omasta suunnitelmasta saattaa joutua työpajatilanteessa joustamaan monin eri tavoin. Näin kävi myös meille. Aikataulu viivästyi 15 minuuttia. Myös istumajärjestys ja työpajan pienryhmäjaot menivät uusiksi. Osallistujia saapui vain kolmasosa odotetuista.  Lisäksi mobiilisovellus kaatui. Tämä aktivoi osallistujia olemaan enemmän läsnä työpajassa. Puhelimeton työpaja olikin nuorille mieleinen. 

Huolellinen valmistautumisemme helpotti työpajan läpivientiä ja fasilitaattoreiden kykyä reagoida nopeasti yllättäviin muutoksiin. Se myös kasvatti valmiutta viedä työpaja onnistuneesti läpi. Suunnitelman joustavuus tuki tämän mahdollistumisessa.

Lukiolaisten Poukama-kaupunkiin tekemiä opasteita ja kuvakollaaseja työpajatilan seinällä olevalla valkotaululla.
Kuva 1. Lukiolaisten tuottamia opasteita ja pohdintoja koostettuna seinälle. Tehtävänä oli tuottaa pareittain opasteita kriisin keskelle Poukaman asukkaita varten. (Kuva: Inga Notkola)

Kirjoittajat

Inga Notkola on palvelumuotoilun opiskelija LAB-ammattikorkeakoulun Muotoiluinstituutissa.

Milla Mäkinen on LAB-ammattikorkeakoulun lehtori. Hän oli mukana opettamassa ja ohjaamassa opiskelijoita syksyllä 2022 pilotoidulla Kaupunkimuotoilun studion opintojaksolla. 

Lähteet

Nummi, P. 2022. Ammattifasilitaattorin käsikirja. Seinäjoki: Kirjapaino Bookcover Oy.

Sipponen-Damonte, M. 2020. Varmuutta fasilitointiin. Helsinki: Alma Talent.

Linkit

Linkki 1. Yle Areena. 2022. Lahdessa tarjotaan ainutlaatuista tiedekasvatusta lukiolaisille. Viitattu 16.12.2022. Saatavissa https://areena.yle.fi/1-63607999

Linkki 2. SessionLab. 2022.  Library of facilitation techniques. Viitattu 16.12.2022. Saatavissa https://www.sessionlab.com/library

Linkki 3. Kukunori ry. 2022. Viitattu 16.12.2022. Saatavissa https://www.kukunori.fi/

Jätä kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *