Suomen hallituksen esityksessä on arvioitu, että sosiaali- ja terveysalalle tarvitaan noin 200 000 uutta työntekijää vuoteen 2035 mennessä (Tevameri 2021). Työntekijäpulan vuoksi ei ole yhdentekevää, miten työntekijät käyttävät työaikaansa. Kansallisen kokousbarometritutkimuksen mukaan työntekijät käyttävät palavereihin osallistumiseen noin 10 tuntia viikoittaisesta työajastaan. Tämän lisäksi palavereihin valmistautumiseen liittyviin toimiin käytetään yli 6 tuntia viikossa. Kokousbarometriin vastanneista, yli 500 työntekijästä noin puolet koki, että palaverit vievät liikaa heidän työaikaansa. (Kansallinen kokousbarometri 2015.)
Palavereiden kokoonpanot ja tarkoitukset vaihtelevat käsiteltävän asian mukaan. Organisaatioiden johto ja esihenkilöt vastaavat siitä, että yhteiset palaverikäytännöt ovat toimivia ja työntekijöiden osaaminen tulee hyödynnetyksi. (Surakka 2006, 9–10.) Höglundin (2015, 38–39) mukaan palaverin järjestämisen on tuotava jokin lisäarvo verrattuna siihen, ettei palaveria järjestetä. LAB-ammattikorkeakoulussa ja Sosiaali- ja terveyspiiri Eksotessa on kiinnitetty huomiota siihen, etteivät työyhteisöjen palaverit ole ratkaisukeskeisiä vaan pikemminkin ongelmakeskeisiä.
Palvelumuotoilun keinoin kohti parempia palaverikäytänteitä
Kehittämistyön (Iisvirta 2023) prosessi aloitettiin toukokuussa 2022 ja päätettiin tammikuussa 2023. Prosessissa käytettiin tuplatimantin ensimmäistä timanttia. Aiheeseen perehdyttiin kolmen esihenkilöille tehdyn haastattelun perusteella, jonka jälkeen pidettiin kaksi yhteiskehittämisen työpajaa, joihin osallistui LAB-ammattikorkeakoulun sekä sosiaali- ja terveyspiiri Eksoten työntekijöitä.
Kehittäjäryhmä laati palaveriin osallistujien persoonakortteja, etsivät palaverien ratkaisukeskeisyyteen vaikuttavia tekijöitä ja ratkaisukeskeisyyden lisäämisehdotuksia. Näiden lisäksi kehittäjäryhmä loi unelmien palaveripolun (Kuva 2), joka on näkemys siitä, millainen palaveri on toimivin ja ratkaisukeskeisyyttä lisäävin.
Kehittämistyön tulokset liittyen ratkaisukeskeisyyteen palavereissa voidaan jakaa kolmeen osaan: palaverikäytäntöihin, vuorovaikutukseen sekä organisaatio- ja työkulttuuriin liittyviin tuloksiin. Tärkeimpinä palavereiden ratkaisukeskeisyyttä lisäävinä tekijöinä nähtiin suunnitelmallisuus sekä luottamus palaveriin osallistuvien kesken. (Iisvirta 2023.)
Kehittäjäryhmä ideoi työpajassa ratkaisukeskeisyyden lisäämisehdotuksia organisaatioiden palaverikäytäntöihin. Kehittäjäryhmä valitsi kehittämistään ideoista parhaimmaksi P.S-kokouksen. Mikäli palaverikutsussa on termi P.S, se tarkoittaa, että jokaisella palaveriin osallistujalla on puheenvuoro, joka velvoittaa kertomaan oman mielipiteen. SoteCampus jatkaa P.S-palavereiden käyttöönottoa LAB-ammattikorkeakoulun ja Etelä-Karjalan hyvinvointialueen palavereissa keväällä 2023. (Iisvirta 2023.)
Palavereiden toimivuuteen ja tyydyttävyyteen on kiinnitettävä organisaatioissa entistä enemmän huomiota. Tämän lisäksi palaverikäytäntöjä on tutkittava säännöllisesti osana muuta työhyvinvoinnin tutkimusta.
Kirjoittajat
Hanna-Leena Iisvirta on kehittämisestä, työhyvinvoinnista ja palvelumuotoilusta kiinnostunut LAB-ammattikorkeakoulun sosiaali- ja terveysalan palvelumuotoilun YAMK-opiskelija, joka valmistuu keväällä 2023.
Päivikki Lahtinen toimii LAB-ammattikorkeakoulussa päätoimisena tuntiopettajana Hyvinvointi-yksikössä.
Lähteet
Fauxels. 2019. Ihmiset, toimisto, töissä, teknologia. Viitattu 19.1.2023. Saatavissa https://www.pexels.com/fi-fi/kuva/ihmiset-toimisto-toissa-teknologia-3183197/
Höglund, K. 2015. Kokoukset kuntoon, kohti tuloksellisempia kokouskäytäntöjä yrityksessä ja organisaatiossa. Helsinki: BoD.
Iisvirta, H-L. 2023. Ratkaisukeskeisyys ja osallisuus työyhteisöjen palaverikäytännöissä. YAMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, sosiaali- ja terveysalan palvelumuotoilu. Lahti. Viitattu 19.1.2023. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202301161325
Kansallinen kokousbarometri. 2015. Viitattu 28.10.2022. Saatavissa https://suomalainentyo.fi/wp-content/uploads/2015/05/KKB2015_raportti_2503.pdf
Surakka, T. 2006. Työyhteisön palaveri, yhdessä tavoitteisiin. Helsinki: Edita Oy.
Tevameri, T. 2021. Katsaus sote-alan työvoimaan: Toimintaympäristön ajankohtaisten muutosten ja pidemmän aikavälin tarkastelua. Työ- ja elinkeinoministeriön toimialaraportti 2021:2. Viitattu 17.6.2022. Saatavissa http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-327-812-7
