Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hankkeessa (LAB 2025) tehdään nopeita tiedolla johtamisen kokeiluja päijäthämäläisten pk-yritysten kanssa. Hankkeessa keskitytään käytännön kokeiluihin, joilla etsitään keinoja tiedon tehokkaaseen keräämiseen, analysointiin ja hyödyntämiseen. Yrityksen tarve määrittää käytettävät teknologiat ja työkalut.
Hankkeen piloteissa yritykset pääsevät tutustumaan ja kokeilemaan, miten työkalut soveltuvat heidän omaan toimintaympäristöönsä. Pilotti on myös yksi keino hallita riskejä. Pilotin aikana yritykselle selviää, minkälaisia hyötyjä ratkaisulla saavutetaan ja mitä kustannuksia toteutuksesta oikeasti tulee.
Hankkeen toinen pilotti tehtiin kuljetusalan yritykseen, jonka toiminnanohjausjärjestelmään tallentuu päivittäin huomattavan paljon dataa. Pilotin alkaessa yrityksellä oli jo näkemys, minkälaista tietoa he haluavat saada järjestelmästä. Datan ison määrän takia tiedon hakeminen ja sen hyödyntäminen Excelissä on ollut hankalaa. Koska haaste ja nykytilan kartoitus oli selvillä, lähdettiin pilotin määrittelypalaverissa suoraan miettimään keinoja, miten järjestelmään tallentuvaa dataa hyödynnettäisiin mahdollisimman tehokkaasti. Datan visualisointiin ja analysointiin haluttiin löytää helppokäyttöinen työkalu.
Power BI:n ydinvisualisoinneilla tunnusluvut näkyviin
Microsoftin Power BI on Gartnerin Magic Quadrant -raportin mukaan maailman johtava datan visualisoinnin työkalu (Schlegel et al. 2024). Raporttien avulla erilaisissa ulkoisissa tietolähteissä oleva jäsentämätön raakadata saadaan koottua ja muutettua visuaaliseksi ja helposti ymmärrettäväksi liiketoimintatiedoksi.
Power BI:n data-analytiikka, reaaliaikainen datan visualisointi ja AI-pohjaiset analyysit mahdollistavat tehokkaan päätöksenteon ja kilpailukyvyn parantamisen. Pilvipohjaisen ja reaaliaikaisen raportoinnin on todettu yrityksissä parantavan tiedonkulkua ja yhteistyötä, mikä johtaa entistä parempaan päätöksentekoon ja liiketoimintatavoitteiden yhtenäisyyteen (Tirupati et al. 2023).
Raporttien ja näkymien luomiseen Power BI -työkalussa on tarjolla erilaisia visualisointityyppejä, kuten Excelistäkin tuttuja palkki- ja pylväskaavioita. Mittarikaaviot ja suorituskykyindikaattorit (Key Performance Indicators, KPI) sopivat reaaliaikaisten avainlukujen näyttämiseen (Microsoft 2025). Jos datasta löytyy sijaintitiedot (latitude ja longitude), myös karttanäkymän voi muodostaa helposti.
Interaktiiviset ominaisuudet puolestaan antavat käyttäjille mahdollisuuden tutkia dataa syvemmin. Näihin kuuluvat muun muassa suodattimet, porautumismahdollisuudet, interaktiiviset visualisoinnit ja valintapainikkeet. Käyttäjä voi esimerkiksi suodattaa dataa tietyn ajanjakson, alueen tai tuotekategorian perusteella tai tarkastella tietyn tekijän vaikutusta muihin arvoihin.
Pilotin toteutus
LAB-ammattikorkeakoulun lehtorit Marianne Viinikainen ja Liisa Uosukainen toteuttivat pilotin Power BI -ratkaisun. Se sisältää tiedon mallinnuksen, laskennallisten kaavojen ja mittareiden laatimisen, sekä raporttien ja koontinäyttöjen laatimisen.
Suunnittelua ja toteutusta varten Power BI:hin ladattiin toiminnanohjausjärjestelmästä dataa vuoden ajalta csv-tiedoston muodossa. Datasta muodostettiin semanttinen malli tietoineen ja mittareineen, joiden avulla lähdettiin suunnittelemaan erilaisia raportteja. Power BI -työkalun käyttöliittymä on käyttäjäystävällinen ja yksinkertaisimmat visualisoinnit saatiin luotua nopeasti. Monimutkaisemmat laskelmat toteutettiin DAX-laskentakaavojen avulla.
Pilotti aloitettiin joulukuussa 2023 ja päätettiin joulukuussa 2024. Vuoden aikana yrityksen kanssa pidettiin kuusi suunnittelupalaveria. Työaikaa pilotin toteuttamiseen käytettiin yhteensä noin kuukausi. Power BI -malli sisältää tuotannon ja johdon raportit, päivä-, viikko ja kuukausiraportit sekä niihin liittyvät tunnusluvut. Pilotti onnistui käytännössä hyvin, mutta aikataulu venyi. Tarkemmalla määrittelyllä ja lähtödatan kartoittamisella olisi suoraviivaistettu mallin laatimista.
Datan analysointi omien tarpeiden lähtökohdista
Riittävän tarkasti rajatussa pilotissa onnistuttiin kokeilemaan jotain uutta. Datasta luotiin erilaisia raportteja, joita on vielä tarkoitus kokeilla, testata ja valita käytettävimmät ennen lopullista päätöstä käyttöönotosta. Lyhyen käyttökoulutuksen jälkeen yrityksessä osataan muokata tai karsia ylimääräisiä raportteja. Tiedonkulkua saatiin parannettua merkittävästi, kun data esitettiin selkeinä visualisointeina. Yhdistämällä Power BI -raporteissa ydinvisualisoinnit ja interaktiiviset ominaisuudet dataa pystytään tehokkaasti tutkimaan ja analysoimaan omien tarpeiden mukaisesti. Raporttien ja visualisointien avulla on mahdollista nopeuttaa päätöksentekoa ja auttaa yritystä hyödyntämään dataa entistä paremmin liiketoiminnan kehittämisessä.
Kirjoittajat
Liisa Uosukainen työskentelee tietojenkäsittelyn lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa sekä IT-asiantuntijana hankkeissa Kehitä tietojohtamista kokeilemalla ja Taloushallinnon taiturit: Modulaarinen kokonaisharjoitus.
Marianne Viinikainen työskentelee taloushallinnon lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa ja BI-asiantuntijana Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hankkeessa. Lisäksi hän toimii projektipäällikkönä Taloushallinnon taiturit: Modulaarinen kokonaisharjoitus -hankkeessa.
Henri Rintala on lahtelaisen Hämeen Kuljetuspiste Oy:n palvelupäällikkö.
Lähteet
LAB. 2025. Kehitä tietojohtamista kokeilemalla. Hanke. LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 14.1.2025. Saatavissa https://lab.fi/fi/projekti/kehita-tietojohtamista-kokeilemalla
Microsoft. 2025. Power BI documentation. Viitattu 14.1.2025. Saatavissa https://learn.microsoft.com/en-us/power-bi/
Schlegel, K., Ganeshan, A., Pidsley, D., Sun, J., O’Callaghan, G., Long, C., Quinn, K., Fei, F., Macari, E. & O’Brien, J. 2024. Magic Quadrant for Analytics and Business Intelligence Platforms, Gartner report, June 2024. Viitattu 13.1.2025. Saatavissa https://www.gartner.com/doc/reprints?id=1-2HVUGEM6&ct=240620&st=sb
Tirupati, K. K., Joshi, A., Singh, S. P., Chhapola, A., Jain, S., & Gupta, A. 2023. Leveraging Power BI for enhanced data visualization and business intelligence. Universal Research Reports, 10(2), 676─711. Viitattu 13.1.2025. Saatavissa https://urr.shodhsagar.com/index.php/j/article/view/1375
