Taloushallintoala on murroksessa teknologioiden ja digitalisaation kehittyessä. Tekoäly ja automatisaatio vähentävät taloushallintoalan rutiinityötä. Alan tehtävät muuttuvat entistä enemmän konsultoivaan suuntaan. (Taloushallintoliitto 2023, 5.) Tällöin korostuu erilaisten työkalujen osaaminen ja ohjelmien tehokas käyttö. Excelin tarkoituksenmukaisella käytöllä voidaan nopeuttaa ja selkeyttää laskentaa ja analyyttistä työtä.
Selinin (2026, 34) opinnäytetyössä tutkittiin toimeksiantajayritys Provincia Oy:n Excelin käytön kehittämismahdollisuuksia taloushallinnon prosesseissa. Tutkimus toteutettiin talouspalveluiden henkilöstölle anonyymin kyselylomakkeen avulla. 89 % kyselyyn vastanneista käyttävät Exceliä päivittäin. Tulokset osoittivat selkeää tarvetta syvemmälle Excelin osaamiselle, jotta työtehtävät luonnistuvat sujuvasti ja ohjelman käyttö on tehokasta.
Excelin hyödylliset toiminnot taloushallinnon työssä
Excelissä on lukuisia erilaisia toiminnallisuuksia, joista moni ei tiedä — ja juuri nämä ominaisuudet voisivat mullistaa tavan tehdä työtä. Excelin perustoiminnoista kaavojen viittausten hallitseminen on ehdottomasti yksi tärkeimmistä toiminnoista. Viittausten yhdistäminen Excelin funktioihin tuo skaalauksen edun, sillä samaa kaavarakennetta voidaan hyödyntää sadoille riveille yhtä helposti kuin yhdelle. Funktio on valmiiksi määritelty kaava, joka suorittaa tietyn toiminnon — esimerkiksi laskee summan, etsii arvon tai muotoilee tekstin. Excelissä on satoja funktioita, mutta arjen työssä käytetään usein vain muutamia niistä.
Loogisten funktioiden hallitseminen helpottaa tietojen tarkastamista ja luokittelua. Kirjanpitäjä voi hyötyä huomattavasti esimerkiksi XHAKU-funktion käytön hallitsemisesta. Tekstifunktioista ja pikatäydennyksestä on hyötyä taas datan siivouksessa. Toisaalta Power Queryssä voi nauhoittaa datan tuonnin ja siivoamisen. Excelin pikanäppäinten hallinnalla asioita voidaan tehdä nopeammin sen sijaan, että etsitään Excelin valikoista toiminnot. Pikanäppäimiä ei tarvitse opetella kaikkia kerralla — jo kymmenen eniten käytetyn hallinta tuo merkittävän hyödyn päivittäiseen työhön.
Analyysi Excelin avulla
Excelissä voidaan tehdä näyttäviä kaavioita ja jopa interaktiivisia dashboardeja eli kojelautoja, joissa talouden data on koottu visuaaliseksi näkymäksi helpottamaan päätöksentekoa. Analyyseissä voidaan hyödyntää esimerkiksi Pivot-taulukointia, PowerPivottia sekä suodatusta ja lajittelua (Leino 2017, 115–116).
Pivot-yhteenvetotaulukoiden avulla on helppo vetää yhteen dataa ja luoda kaavioita. Pivot-taulukointi sopii erityisesti suuren datamassan käsittelyyn. Raporttiin saadaan interaktiivisuutta esimerkiksi osittajien eli painikesuodattimien avulla. Osittajien avulla näkymään saadaan suodatettua vain haluttu tieto, esimerkiksi tietyn kustannuspaikan tiedot.
Vinkit osaamisen kehittämiseen
Excelin osaamista voidaan kehittää monin eri tavoin. Organisaatiolla on iso rooli Excelin käytön kehittämisen mahdollistajana, esimerkiksi tarjoamalla Excelin käyttöön liittyviä koulutuksia ja antamalla riittävät resurssit Excelin käytön kehittämiseen. Yksilö voi myös itse kehittää omaa Excel-osaamistaan itseopiskelun muodossa. Exceliä oppii parhaiten käytännön työtehtävissä tekemällä itse. (Selin 2026, 33.)
Myös tekoälyltä kannattaa kysyä apua mahdollisissa ongelmatilanteissa. Voit esimerkiksi kuvailla ongelman omin sanoin ja pyytää sopivaa funktiota tai toimintoa — usein ratkaisu löytyy muutamassa sekunnissa. Tekoälyn vastaukset kannattaa kuitenkin aina tarkistaa ja arvioida kriittisesti ennen käyttöönottoa. Tekoäly voi hallusinoida eli keksiä itse tietoja, jotka voivat ensisilmäyksellä vaikuttaa uskottavilta. Vastausten laatua voidaan parantaa panostamalla promptaukseen eli tekoälylle annettuihin ohjeisiin ja kehotteisiin.
Tekoäly on siis aina saatavilla oleva Excel-asiantuntija, mutta virheetkin ovat mahdollisia. Siksi on hyvä oppia itsekin Excelin tehokäyttäjäksi.
Kirjoittajat
Jani Selin on valmistumisvaiheessa oleva taloushallinnon tradenomiopiskelija (AMK) LAB-ammattikorkeakoulusta.
Marianne Viinikainen työskentelee taloushallinnon lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa ja toimii prosessiasiantuntijana DataÄly Imatran seutukunta -hankkeessa.
Lähteet
Leino, T. 2017. Excel-käyttäjän käsikirja. 1. painos. Helsinki: Finn Lectura.
RDNE Stock project. 2021. Kohdennettu liiketoiminta-analyysi kaavioiden ja graafien avulla kannettavalla tietokoneella modernissa toimistoympäristössä. Pexels. Viitattu 15.5.2026. Saatavissa https://www.pexels.com/photo/person-using-black-and-gray-laptop-7947999/
Selin, J. 2026. Excelin käytön kehittäminen taloushallinnon prosesseissa Provincia Oy. Opinnäytetyö (AMK). LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 15.5.2026. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2026051913739
Taloushallintoliitto. 2023. Taloushallinnon uraopas. Viitattu 15.5.2026. Saatavissa http://taloushallintoliitto.fi/uraopas
