Pienissä yrityksissä yrittäjän aika on yksi arvokkaimmista resursseista. Asiakaspalvelun, tilausten käsittelyn, hankintojen ja päivittäisen toiminnan keskellä aikaa jää liian vähän liiketoiminnan kehittämiseen. DataÄly Imatran seutukunta -projektissa (LAB 2026) lähdettiin ratkaisemaan haastetta yhdessä Lounaskahvila Elman (2026) yrittäjän kanssa hyödyntämällä dataa, automaatiota ja tekoälyä. Ne tarjoavat pk-yrityksille uusia mahdollisuuksia, sujuvoittavat arkea ja parantavat asiakaskokemusta.
Pilotin tavoitteena oli vähentää tarjouspyyntöjen käsittelyyn kuluvaa aikaa, tukea palveluiden kannattavaa suunnittelua ja vapauttaa yrittäjän työaikaa. Tuloksena syntyivät yrityksen verkkosivuille toteutettu tekoälypohjainen tarjousapuri sekä Excel-pohjainen tarjouslaskuri.
Tarjouspyynnöt veivät merkittävästi aikaa
Elman pitopalvelussa suuri osa yrittäjän työajasta kului tarjouspyyntöihin vastaamiseen. Tämä tarkoitti käytännössä sitä, että aikaa jäi liian vähän palveluiden kehittämiseen ja liiketoiminnan kasvattamiseen. Tarvittiin ratkaisu, joka helpottaa asiakasviestintää, mutta säilyttää samalla henkilökohtaisen palvelun laadun.
Pilotin lähtötilanteessa tarjouspyynnöt saapuivat pääasiassa sähköpostitse. Tarjousten laatiminen vaati useita viestinvaihtokierroksia asiakkaan kanssa ennen kuin tilaisuuden sisältö, osallistujamäärä ja muut yksityiskohdat tarkentuivat.
Vaikka henkilökohtainen palvelu on olennainen osa pitopalvelutoimintaa, tarjousprosessiin kului paljon aikaa. Haasteena oli löytää keino kerätä tarvittavat perustiedot tehokkaammin, jotta aikaa vapautuisi esimerkiksi uusien palveluiden, tuotteiden ja lounaslistojen kehittämiseen. Tämä on tyypillinen haaste pk-yrityksissä. Eurofoundin (2025) mukaan pk-yritysten digitalisaatio on epätasaista, ja digitaalisten prosessien käyttöönottoa rajoittavat usein resurssi- ja osaamishaasteet.
![[Alt-teksti: pitopöytä, jolle on katettu herkkuja täynnä olevia kulhoja ja tarjottimia.]](https://blogit.lab.fi/labfocus/wp-content/uploads/sites/8/2026/06/296_2026_DataAlya-pitopalvelun-arkeen_1-1024x618.jpg)
Yrityksessä oli jo käytössä Googlen työympäristö sekä Squarespace-alustalle rakennetut verkkosivut (linkki). Tavoitteena oli löytää ratkaisu, joka voitaisiin integroida mahdollisimman luontevasti nykyisiin toimintatapoihin.
Tekoälypohjainen chatbot ohjaa asiakasta ja kerää olennaiset tiedot
Ratkaisuksi kehitettiin verkkosivuille integroitu “Elman Emäntä”-chatbot, joka ohjaa asiakasta pitopalvelutilauksen tekemisessä. Chatbot kysyy asiakkaalta tilaukseen liittyvät keskeiset tiedot, kuten henkilömäärän ja palvelutarpeet, ja muodostaa niiden perusteella alustavan hinta-arvion.
Asiakas saa arvion suoraan sähköpostiinsa, ja samalla yrittäjä saa tiedon potentiaalisesta asiakkaasta. Näin perustiedot ovat valmiina jatkokeskustelua varten.
Chatbotit ovat yleistyneet asiakaspalvelussa, koska ne automatisoivat rutiinikyselyitä ja parantavat palvelun saatavuutta ympäri vuorokauden. Tässä pilotissa ne madaltavat kynnystä kysyä hintaa ja lisäävät yhteydenottoja.
Ratkaisu toteutettiin Googlen ympäristössä Dialogflow CX -alustalla hyödyntäen Apps Script -palvelua hinnan laskentaan ja Google Sheets -laskentataulukkoa tietojen tallentamiseen. Työhön kuului rakenteen suunnittelu, sisältöjen kirjoittaminen, testaus, virheiden korjaus sekä rajapintojen rakentaminen. Tavoitteena oli tehdä palvelusta helposti lähestyttävä, minkä vuoksi chatbotin keskustelut viimeisteltiin Imatran murteelle.
Excel-tarjouslaskuri tukee kannattavuutta ja suunnittelua
Toinen keskeinen kehityskohde oli tarjouslaskennan tehostaminen. Lähtökohtana oli yrityksen nykyinen tarjousprosessi ja siihen liittyvät dokumentit. Näiden pohjalta rakennettiin Excel-pohjainen tarjouslaskuri, johon koottiin raaka-aineiden kulutus- ja hintatiedot sekä lisäpalveluiden kustannukset. Työvälineessä hyödynnettiin Excelin funktioita, luetteloita ja VBA-makroja.
Laskuri mahdollistaa tilausten kokonaiskustannusten nopean arvioinnin ja kannattavuuden tarkastelun. Lisäksi se muodostaa automaattisesti raaka-ainelistan hankintoja varten sekä vahvistussähköpostin asiakkaalle.
Ratkaisu parantaa tehokkuutta ja kustannusten hallintaa. Kun tiedot ovat yhdessä paikassa ja laskenta automatisoituu, virheiden riski pienenee ja päätöksenteko helpottuu. Dataan perustuvat digitaaliset työkalut voivat parantaa pk-yritysten päätöksentekoa, tehokkuutta ja tuottavuutta (OECD 2021).
Yksinkertaiset ratkaisut, merkittävä vaikutus
Pilotin toteutus käynnistyi tammikuussa 2026 aloituspalaverilla ja eteni kevään aikana seitsemän työpalaverin kautta päätöspalaveriin kesäkuussa.
Keskeinen havainto oli, että digitalisaation ei tarvitse olla monimutkaista, mutta esimerkiksi kehittämishankkeista saatava ulkopuolinen apu voi olla tarpeen pienyrittäjän hektisessä arjessa. Yhdistämällä kevyitä tekoälyratkaisuja ja tuttuja työkaluja, kuten Exceliä, voidaan saavuttaa nopeasti konkreettisia hyötyjä.
Kirjoittajat
Lotta Hurtta on Lounaskahvila Elman omistaja ja yrittäjä.
Marianne Viinikainen työskentelee taloushallinnon lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa ja prosessiasiantuntija DataÄly Imatran seutukunta -hankkeessa.
Tommi Kallonen työskentelee tietojenkäsittelyn lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa sekä IT-asiantuntijana DataÄly Imatran seutukunta -hankkeessa.
Lähteet
Eurofound and Cedefop. 2025. SME digitalisation in the EU: Trends, policies and impacts, Publications Office of the European Union, Luxembourg. Viitattu 2.6.2026. Saatavissa https://www.eurofound.europa.eu/en/publications/all/sme-digitalisation-eu-trends-policies-and-impacts
LAB. 2026. DataÄly Imatran seutukunta. Hanke. LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 2.6.2026. Saatavissa https://lab.fi/fi/projekti/dataaly-imatran-seutukunta
Lounaskahvila Elma. 2026. Viitattu 2.6.2026. Saatavissa https://www.lounaskahvilaelma.fi/
OECD. 2021. The Digital Transformation of SMEs. Viitattu 2.6.2026. Saatavissa https://www.oecd.org/en/publications/the-digital-transformation-of-smes_bdb9256a-en.html
