EHO-työkalulla uutta virtaa tapahtuma-alan elämyksellisyyden innovointiin

Kohti elämyksellisempää digitaalista etätapahtumatuotantoa -hankkeen (LAB 2023), tuttavallisemmin KEDE-hankkeen tuloksena syntyi EHO-työkalu, jonka avulla tapahtumajärjestäjät voivat innovoida elämyksellisiä hybridi- tai etätapahtumia sekä todentaa elämyksellisyyden toteutumisen tapahtumassa. KEDE-hanke luotiin vastaamaan korona-ajan haasteisiin ja etenkin koronasta toipumiseen tapahtumatuotantoalalla digitaalisin ja älykkään erikoistumisen keinoin.

Elämyksellistä hybridi- ja onlinetuotantoa

KEDE-hankkeen keskeisin tavoite oli hybridi- ja onlinetapahtumatuotannon mallin (EHO-mallin) luominen. Hankkeessa toteutettiin useita eri hybridi- ja onlinetapahtumakokeiluja, joissa elämyksellisyyden luominen oli keskeinen teema (ks. esim. Orpana 2021). Tapahtumat toimivat empiirisen käytännön testaamisen pohjana. Hankkeen lopussa kokemukset ja tulokset eri tapahtumista analysoitiin ja tavoitellusta EHO-mallista muotoutui EHO-työkalu (Kuva 1). Työkalun luomisessa hyödynnettiin myös erilaisia teoreettisia malleja, kuten esimerkiksi elämyskolmiota ja kokeilevaa kehittämistä.

Miten EHO toimii?

Elämysideataulukoita syntyy yhteensä kolme: ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen. Jos on kyseessä iso tapahtuma, kannattaa eri osatapahtumille luoda myös omat elämysideataulukkonsa. Jokaiseen kymmeneen elämyselementtiin kirjataan mahdollisimman paljon elämysideoita Elämysideat -sarakkeeseen. Ideoita kirjatessa kannattaa huomioida tapahtuman tarkoitus ja tavoitteet. Jokaisen idean kohdalla arvioidaan, mihin kokemuksellisuuden tasoon idea vaikuttaa asteikolla 1‒5 (1 = idea vaikuttaa vähän ja on kallis/vaikea toteuttaa, 5 = idea vaikuttaa paljon ja on edullinen/helppo toteuttaa). Taulukon täytyttyä priorisoidaan tapahtumassa toteutettavat elämysideat, jälleen huomioiden tapahtuman tarkoitus ja tavoitteet. (Salmela 2023)

Jotta voidaan todentaa tapahtumavieraiden saama elämys ja kokemuksellisuuden taso, täytyy järjestäjien luoda tiedonkeruumenetelmä, esimerkiksi asiakaskyselylomake tai haastattelurunko, jota käytetään tapahtumassa tai tapahtuman jälkeen palautteen keräämiseen. Saatua palautetta analysoidaan ja vertaillaan tapahtuman järjestäjien ennalta arvioimiin vaikutuksiin. Näin saadaan kehityslista seuraavaa tapahtumaa varten.

Tapahtumajärjestäjien kannattaa myös huomioida, että eri yksilöt kokevat kokemuksellisuuden tasot ja elämyksellisyyden eri tavalla. Elämysideataulukon tueksi kannattaakin luoda muutama erilainen asiakasprofiili, jonka avulla elämysideoita voidaan arvioida ennakkoon.  (Salmela 2023)

Hybridi- ja onlinetapahtumissakin perusasioilla on merkitys elämyksellisyyden kokemuksen muodostumisessa. Elämykselliseen vaikuttavat paljon esimerkiksi markkinointi, tapahtuman aikataulut, tapahtuman ympäristö, fasiliteetit, opasteet, toimivat digitaaliset yhteydet, äänen- ja kuvanlaatu, verkkoympäristön visuaalisuus sekä tapahtuman kävijän mahdollisuus osallistua tai vaikuttaa tapahtuman sisältöön reaaliajassa. Mieleenpainuvan elämyksen syntyminen vaatii myös kävijän odotusten ylittämistä, joten EHO-työkalua kannattaa hyödyntää uusien elämysideoiden innovoinnissa.

Lähteet

LAB. 2023. Kohti elämyksellisempää digitaalista etätapahtumatuotantoa. Hanke. Viitattu 26.6.2023. Saatavissa https://lab.fi/fi/projekti/kohti-elamyksellisempaa-digitaalista-etatapahtumatuotantoa

Orpana, T. 2021. Digitaalisen tapahtumatuotannon elämyksellisyys. LAB Focus. Viitattu 26.6.2023. Saatavissa https://blogit.lab.fi/labfocus/digitaalisen-tapahtumatuotannon-elamyksellisyys/

Pexels. 2016. Iphone, konsertti, valot, lavan valot. Pixabay. Viitattu 26.6.2023. Saatavissa https://pixabay.com/fi/photos/iphone-konsertti-valot-lavan-valot-1836071/

Salmela, E. 2023. EHO-työkalu. Kohti elämyksellisempää digitaalista etätapahtumatuotantoa – KEDE. LUT-yliopisto. Viitattu 26.6.2023. Saatavissa https://research.lut.fi/converis/portal/detail/Project/18413482?auxfun=&lang=en_GB