Tietojärjestelmien hankinta on monivaiheinen prosessi, joka edellyttää jokaisen prosessivaiheen huolellista suunnittelua ja sujuvaa yhteistyötä asiantuntijoiden kesken. Valmisteluvaiheen puutteet johtavat useimpien tietojärjestelmähankintojen epäonnistumiseen. Selkeät tavoitteet ja huolella tehdyt vaatimukset tuovat säästöjä projektin kuluihin, nopeuttavat hankkeen läpivientiä ja varmistavat vaadittujen ominaisuuksien toteutumisen.
Huomio hankintaan valmistautumisessa
Tietojärjestelmän hankinta on osa tietojenkäsittelyn kehittämisen suurempaa kokonaisuutta. Se sisältää suunnittelua, investointien valmistelua, toiminnan sekä tietotekniikan kehittämistä. Valmistautuminen on sitä tärkeämpää, mitä suurempi tietojärjestelmähankinta on kyseessä. Prosessin tavoitteena on tuottaa hyväksyttävä suunnitelma tietojärjestelmänhankinnan toteutukseen, jonka osia voi myöhemmin käyttää tarjouspyynnön pohjana ja sisältönä. (Forselius 2013, 19, 25–26.)
Vaatimusmäärittelyllä kohti haluttuja tavoitetta
Vaatimusten kerääminen on kriittisin osa mitä tahansa hanketta, koska kaikilla esiin tuoduilla vaatimuksilla on vaikutus projektin kokonaisuuteen (Lane, O’Raghallaigh & Sammon 2016, 302).
Laadukkaat vaatimukset ovat yksiselitteisiä ja johdonmukaisia. Vaatimukset voidaan jakaa kolmeen ryhmään:
- toimintalähtöiset vaatimukset
- käyttäjävaatimukset
- järjestelmän toiminnalliset ja ei-toiminnalliset vaatimukset
Organisaatio pyrkii saavuttamaan uuden tietojärjestelmän avulla toimintalähtöisesti asetetut vaatimukset. Toiminnalliset vaatimukset luovat edellytykset käyttäjille. Ne koskevat niitä ominaisuuksia, jotka ohjelmistojen kehittäjät luovat järjestelmään. Käyttäjävaatimukset kuvaavat, miten käyttäjien tulee voida käyttää järjestelmää. Ei-toiminnalliset vaatimukset sisältävät vaatimuksia muun muassa käytettävyyteen, luotettavuuteen ja tietoturvaan liittyen. (JHS-suositukset 2018.) [Kuva 1].
Sarajärvi (2020) kartoitti opinnäytetyössään kanavariippumattoman markkinointitoimiston Kuuki Marketing Lab Oy:n vaatimuksia uutta tietojärjestelmää varten ja miten hankintaan on hyvä valmistautua. Tutkimusaineisto kerättiin teemahaastattelemalla järjestelmän eri käyttäjäryhmiä edustavia henkilöitä. Haastatteluissa selvisi, että uudelle järjestelmälle on aito liiketoiminnallinen tarve, jonka hankintaan on varattu tarvittavat resurssit. Tärkeimmiksi vaatimuksiksi nousivat toiminnanohjaukseen liittyvät asiat. Järjestelmän avulla on pystyttävä hallinnoimaan organisaation projekteja ja työntekijöiden resurssien allokointia.
Liiketoiminnan tuloja, menoja ja katetta on niin ikään pystyttävä seuraamaan järjestelmän avulla. Järjestelmän on vastattava asiantuntijaorganisaation palveluiden hallintaan. Esille tulleiden vaatimusten perusteella Kuuki Marketing Lab Oy:lle laadittiin priorisoitu vaatimusluettelo, jonka avulla hankintaprosessia on mahdollista jatkaa eteenpäin.
Kirjoittajat
Eija Sarajärvi valmistuu tietojenkäsittelyn tradenomiksi LAB-ammattikorkeakoulusta kesäkuussa 2020.
Tarja Keski-Mattinen toimii LAB-ammattikorkeakoulussa tietojenkäsittelyn opettajana.
Lähteet
Forselius, P. 2013. Onnistunut tietojärjestelmän hankinta. 3. uudistettu painos. Helsinki: Talentum.
JHS-suositukset. 2018. JHS 173 ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely. Versio 2.1. Julkaistu 15.5. [Viitattu 28.5.2020]. Saatavissa: http://docs.jhs-suositukset.fi/jhs-suositukset/JHS173/JHS173.html#H5
Lane, S. O’Raghallaigh & Sammon, D. 2016. Requirements gathering: the journey. Journal of Decision Systems. Vol. 25, 302-312. [Viitattu 28.5.2020]. Saatavissa: https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/12460125.2016.1187390
Sarajärvi, E. 2020. Tietojärjestelmän hankinnan valmistelu ja vaatimusmäärittely Case: Kuuki Marketing Lab Oy. AMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lahti. [Viitattu 28.5.2020]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020052714388
Kuvat
KUVA 1. JHS-suositukset. 2018. JHS 173 ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely. 5. Vaatimusten hallinta. Versio 2.1. Julkaistu 15.5. [Viitattu 28.5.2020]. Saatavissa: http://docs.jhs-suositukset.fi/jhs-suositukset/JHS173/JHS173.html#H5
