Mittariston visualisointi päätöksenteon tukena

Kehittyvän yrityksen yksi tärkeimmistä työkaluista on tehokas mittaristo ja sen taidokas hyödyntäminen päätöksenteon tukena. Yrityksen koko toimintaa voidaan arvioida mittareiden avulla ja niillä voidaan seurata, että asetettuja liiketoimintatavoitteita kohti ollaan menossa tehokkaasti ja määrätietoisesti (Kilpanen-Koskimaa ym. 2010). Yksi tapa varmistaa mittareiden helppokäyttöisyys on tehdä mittaritulosten esittämisestä mahdollisimman visuaalista. Mittaritiedon käsittely on huomattavasti helpompaa ja nopeampaa, kun tulokset on esitetty kuvaajina (Laamanen 2003).

Visualisoinnin mahdollisuudet

Nykyään mahdollisuuksia mittaritiedon visualisoimiseksi on lukuisia: on erilaisia automatisoituja sovelluksia, jotka keräävät eri tietojärjestelmistä mittaridataa aikataulutetusti, on tekoälyavusteisia ohjelmia, jotka tekevät yhteenvetoja annettujen ohjeiden mukaisesti, jne. Tätä teknologialla avustettavaa tiedon hankintaa, tallentamista ja analysointia kutsutaan termillä business intelligence. Se yhdistää yrityksen eri lähteistä saatavan analytiikan, datan keräämisen, visualisoinnin, erilaiset datatyökalut ja koko dataympäristön toisiinsa, jotta yrityksen päätöksenteko perustuisi mahdollisimman hyvin oikeaan, mitattuun tietoon. (Tableau 2023.)

Kuten sanottu, visualisointiin löytyy nykyään todella paljon työkaluja, mutta yksi suosituimmista on Microsoftin Power BI -työkalu, jota käyttää noin 102000 yritystä maailmanlaajuisesti (Enlyft 2023). Yksi syy sen suosittuuteen on siinä, että Microsoftin Office 365 ympäristöä käytetään jo lähtökohtaisesti paljon, jolloin Power BI:n käyttöönotto on luontevaa ja se löytää helposti yrityksen olemassa olevista tietolähteistä hyväksikäytettävää dataa (ZoomMetrix 2022).

Työkalu mahdollistaa useiden tietolähteiden yhdistämisen yhdeksi datamalliksi, jonka pohjalta voidaan tuottaa erilaisia näkymiä. Johdon päätöksenteon ja tiedolla johtamisen tueksi voidaan luoda yksilöityjä, ajantasaisia näkymiä, joista voidaan yhdestä paikasta havainnoida tärkeimpien mittarien toteutuminen (Keränen 2023).

Data voi kertoa tarinaa

Opinnäytetyössään Loukonen (2023, 1, 40-41) tuo esille toimeksiantajayrityksen näkökulmasta sen, että mittareiden visualisointia ei voi tehdä minkään yhden kaavan mukaan, vaan jokaisen mittarin kohdalla on mietittävä, mikä on mittarin olennaisin tieto ja mitä ja miten siitä halutaan viestiä muille. Vaikka yrityksen olemassa olevia mittareita pidettäisiin tarpeeksi informatiivisina ilman visualisointia, on tärkeää miettiä, halutaanko mittaritietoa viestiä ymmärrettävästi myös sellaisille tahoille, joiden jokapäiväiseen työhön mittaritiedon seuranta ei kuulu.

Päätöksenteon tueksi näitä erilaisia mittariston kuvaajia voidaan automatisoida raporteiksi, jotka ovat käytettävissä yrityksen viikoittaisissa palavereissa, tai kuvaajia voidaan ajaa esimerkiksi yrityksen tiloissa oleviin infotauluihin, jolloin koko henkilöstö saa läpinäkyvästi ajankohtaista tietoa vaikkapa tuotannon tehokkuudesta tai tilausten määrästä. Asiat sisäistetään paremmin, kun ne nähdään visuaalisen, merkityksellisen tarinankerronnan muotona. Tässäkin tapauksessa on muistettava, että mitä yksinkertaisemmasta datasisällöstä visualisointia muodostetaan, sitä selkeämpää se on sisäistää (Tableau 2023).

Lähteet

Enlyft. 2023. Companies using Microsoft Power BI. Viitattu 16.4.2023. Saatavissa https://enlyft.com/tech/products/microsoft-power-bi

Keränen, P. 2023. Data analyst. CGI Suomi Oy. Haastattelu. 14.4.2023.

Kilpanen-Koskimaa, E., Pääkkö-Topi, M., Sillanpää, A-L. & Takkinen, M. 2010. Prosessien suorituskyvyn mittaaminen. Teoksessa: Telaranta, S., Lepistö, M. & Wickman-Viitala, T. (toim.) Johtamisen näkökulmat. Tampere: Tampereen ammattikorkeakoulun julkaisuja.

Laamanen, K. 2003. Johda liiketoimintaa prosessien verkkona – Ideasta käytäntöön. Keuruu: Otavan Kirjapaino Oy.

Loukonen, T. 2023. Toimivat mittarit päätöksenteon tukena. Opinnäytetyö YAMK. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Viitattu 21.4.2023. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202304246163

Muza, C. 2016. Statistics on a laptop. Unsplash. Viitattu 16.4.2023. Saatavissa https://unsplash.com/photos/hpjSkU2UYSU

Tableau. 2023. Business intelligence: A complete overview. Viitattu 16.4.2023. Saatavissa https://www.tableau.com/learn/articles/business-intelligence#what-is

ZoomMetrix. 2022. 10 Reasons why Power BI is so popular and in demand. Viitattu 16.4.2023. Saatavissa https://zoommetrix.com/martech/10-reasons-why-power-bi-is-so-popular-and-in-demand/