Koronapandemian myötä yleistyneen etätyön vakiintuminen pysyväksi työnteon tavaksi on edellyttänyt yrityksiltä ja organisaatioilta uusien työskentelyn mallien kehittämistä, jotta lähi- ja etätyön käytännöt on saatu yhdistettyä. Työskentely fyysisesti eri paikoissa mahdollistaa työnteon uudenlaisella tavalla, mutta aiheuttaa haasteita ja vaatimuksia kaikille organisaation työntekijöille. (Eklund ym. 2021, 12.)
Perinteisiä toimistotiloja myös muokataan ja uudistetaan vauhdilla, ja työskentely monitilatoimistossa onkin yhä useamman työntekijän arkipäivää.
Nimettömät työpisteet, hiljaiset tilat ja verkostoituminen
Monitilatoimisto on tilakonsepti, jonka tavoitteena on joustavuus ja muunneltavuus. Suomessa monitilatoimisto koostuu usein avoimesta työtilasta ja nimeämättömistä työpisteistä. Lisäksi tiloissa on puheluihin varattuja tiloja, keskittymistä vaativia töitä varten hiljaisia vetäytymistiloja ja ryhmätyöskentelyyn ja epäviralliselle yhteistyölle soveltuvia tiloja. (Ruohomäki ym. 2017, 109–110.)
Työyhteisön toimitilojen muutoksen edellytyksenä on käytäntöjen muuttaminen ja vuoropuhelun edistäminen. Prosessin on oltava johdonmukainen, hallittava ja merkityksellinen tilojen käyttäjien mielestä. (Sirola ym. 2022, 20.)
Käytännössä siirtyminen monitilatoimistossa työskentelyyn tarkoittaa fyysisten toimitilojen muutosta. Lisäksi se aiheuttaa muutoksia myös organisaatiokulttuurissa, organisaation työn tekemisen tavoissa sekä sen johtamisessa. (Sirola ym. 2022, 19.) Uusiin työtiloihin muutettaessa on keskeistä tukea uusia työn teon tapoja ja helpottaa työntekijöiden verkostoitumista. (Häkkinen & Alakotila 2019, 42–43.)
Työhyvinvointia ja yhteisöllisyyttä
Samalla kun monipaikkainen työ ja monitilatoimistoratkaisut yleistyvät, joudutaan monessa työyhteisössä luomaan myös uusia keinoja mahdollistaa työntekijöiden kohtaaminen ja yhteisöllisyyden tunteen ylläpito. Aidon yhteistyön ylläpitäminen voikin olla etätyössä haastavaa. Monipaikkaisessa organisaatiossa hyvän yhteishengen rakentaminen vaatii suunnitelmallista ja pitkäjänteistä työtä. (Vilkman 2016, 19.)
Monipaikkaisen organisaation kannattaakin hyödyntää monitilatoimiston tarjoamia mahdollisuuksia. Toimistolla työskentely tuo vaihtelua työviikkoon ja mahdollistaa kollegoiden kasvokkaiset kohtaamiset. Uusia työtapoja kannattaa kokeilla ja eri tilaratkaisuja hyödyntää luovasti. Monitilatoimistossa on myös mahdollista verkostoitua entistä paremmin. Pitkään jatkuneen etätyöskentelyn jälkeen modernissa monitilatoimistossa onkin mahdollista edistää yhteisöllisyyttä ja työhyvinvointia uusilla tavoilla. (Uskali 2022.)
Kirjoittajat
Maija Uskali valmistuu joulukuussa 2022 tradenomiksi (YAMK) LAB-ammattikorkeakoulusta uudistavan johtamisen koulutuslinjalta.
Kristiina Brusila-Meltovaara toimii LAB-ammattikorkeakoulussa liiketoiminnan yliopettajana.
Lähteet
Eklund, A., Jääskeläinen, H., Salminen, J. & Lindholm, T. 2021. Hybridijohtaminen. Espoo: Brik.
Häkkinen, T. & Ala-Kotila, P. 2019. Monikäyttöisyys ja muunneltavuus kestävässä rakentamisessa. VTT Technology 363. Viitattu 15.11.2022. Saatavissa https://publications.vtt.fi/pdf/technology/2019/T363.pdf
Kuisma, J. & Sauri, P. 2021. Etätyö ja monipaikkaisuus Suomessa. Helsinki: Kunnallisalan kehittämissäätiö.
Ruohomäki, V., Lahtinen, M. & Sirola, P. 2017. Työympäristömuutos, monitilatoimiston toimivuus ja henkilöstön hyvinvointi. Työelämän tutkimus. 15 (2), 108–133. Viitattu 15.11.2022. Saatavissa https://journal.fi/tyoelamantutkimus/article/view/85286
Sirola, P., Haapakangas, A., Lahtinen, M. & Ruohomäki, V. 2022. Workplace change process and satisfaction with activity-based office. Emerald Insight. Vol. 40 (15/16), 17–39. Viitattu 14.11.2022. Saatavissa https://www-emerald-com.ezproxy.saimia.fi/insight/content/doi/10.1108/F-12-2020-0127/full/pdf?title=workplace-change-process-and-satisfacti
Uskali, M. 2022. Monitilatoimistossa työskentelyn käytäntöjä Kelan Kansainvälisten asioiden keskuksessa. YAMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Viitattu 21.11.2022. Saatavissa https://www.urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022112123346
Vilkman, U. 2016. Etäjohtaminen: Tulosta joustavalla työllä. Helsinki: Talentum pro.
