Ohjelmistorobotiikassa (Robotic Process Automation – RPA) on kyse teknologiasta, jolla rutiininomaisia työtehtäviä on mahdollisuus automatisoida älykkäämmiksi ja tehokkaammiksi. Automatisoinnilla on mahdollisuus parantaa työtehtävien suorituskykyä ja nopeuttaa käsittelyä. (Deloitte Development LLC 2017, 5-9.) Ohjelmistorobotiikan keskeisenä hyötynä nähdään operatiivinen toimintojen tehokkuus ja kustannussäästöt (Tirronen 2018).
Ohjelmistorobotti ei automatisoi järjestelmää, vaan käyttää sitä kuten ihminen. Se perehdytetään työtehtävään kuin uusi työntekijä. Tehtävät, joissa suoritteiden määrä on suuri ja manuaalisesti tehtynä prosessissa voi tapahtua paljon virheitä, ovat ohjelmistorobotille sopivia. (Halmela ym. 2017.) Täydellinen automaatio ei ole aina mahdollista, vaan voidaan puhua osittaisesta automaatiosta, jolloin robotiikka suorittaa työtehtävistä 60–90 %:a ja loput jää ihmisen ratkaistavaksi. (Kääriäinen ym. 2018, 38.)
Henkilöstöhallinto ja palkanlaskenta sisältävät tyypillisesti paljon toistuvia ja säännönmukaisia prosesseja ja tehtäviä. Näin ollen näistä toiminnoista löytyy paljon kohteita, joissa automatiikkaa ja robotiikkaa voitaisiin hyödyntää. Automatisoitavia prosesseja voivat olla esimerkiksi uuden työntekijän tietojen lisäys, verokortin tietojen tallennus, matkalaskuprosessi, palkanlaskennan täsmäytys ja tarkistus sekä tietojen vertailu tai siirto eri järjestelmien välillä. Myös poissaolojen ja henkilötietojen tarkistukset, palkkojen maksatus ja ilmoitukset työterveyteen onnistuvat automatisoituina. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 111.)
RPA:n hyödyntämismahdollisuudet käytännössä pk-yrityksen palkanlaskennassa
Salminen (2020) selvitti opinnäytetyössään noin 60 työntekijän yrityksessä mahdollisia automatisoitavia palkanlaskennan tehtäviä. Palkkatapahtumien tarkistaminen ja palkanlaskentajärjestelmän vaatima palkka-ajo raportteineen havaittiin työllistäväksi. Niiden arvioitiin vievän noin 61 henkilötyöpäivää vuodessa. RPA-toimittajan kanssa todettiin, että robotille olisi mahdollista rakentaa ehtoja ja sääntöjä, joiden pohjalta palkkatapahtumien tarkistus voisi tapahtua. Palkanlaskijan työksi jäisi virheellisten tietojen tarkistus ja korjaus. Mahdollisten korjausten jälkeen robotti jatkaisi varsinaista palkka-ajoa toiminto kerrallaan. Esimerkiksi robotin hoidettavaksi voitaisiin antaa raporttien tallentaminen sähköiseen arkistoon, tiedon siirtäminen maksatukseen ja kirjanpitoon sekä palkkalaskelmien lähettäminen työntekijöille. (Salminen 2020.)
RPA-toimittaja arvioi robotin suoriutuvan tehtävästä 75–90 %:sti, jolloin ajallinen säästö olisi 45–55 henkilötyöpäivää vuodessa. Näin ollen palkanlaskijalle jäisi enemmän aikaa vaativampiin tehtäviin. Lisäksi robotiikan avulla olisi mahdollisuus tarjota uusia raportteja. Ohjelmistorobotiikan investoinnin takaisinmaksuajaksi arvioitiin kolme vuotta. Haasteeksi nousi mielekkäiden ja lisäarvoa tuottavien työtehtävien löytäminen palkanlaskijalle automatisoitujen työtehtävien tilalle. (Salminen 2020.)
Kirjoittajat
Niina Salminen on vastavalmistunut tradenomi LAB-ammattikorkeakoulusta ja työskentelee palkanlaskennan tehtävissä. Blogikirjoitus pohjautuu Salmisen opinnäytetyöhön.
Sirpa Varajärvi työskentelee lehtorina LAB-ammattikorkeakoulun liiketoimintayksikössä. Hän toimi ohjaajana Salmisen opinnäytetyössä.
Lähteet
Deloitte Development LLC. 2017. Automate this – The business leader’s guide to robotic and intelligent automation. [Viitattu 9.6.2021]. Saatavissa: https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/us/Documents/process-and-operations/us-sdt-process-automation.pdf
Halmela, H., Mantere, I., Nygren, P., Tanninen, L. & Torniainen, O. 2017. Ohjelmistorobotiikka vapauttaa asiantuntijoiden aikaa rutiinitehtäviltä. HAMK Unlimited journal. [Viitattu 9.6.2021]. Saatavissa: https://unlimited.hamk.fi/yrittajyys-ja-liiketoiminta/ohjelmistorobotiikka-vapauttaa/#.X05ksugzY2w
Kaarlejärvi, S. & Salminen, T. 2018. Älykäs taloushallinto – Automaation aika. Helsinki: Alma Talent.
Kääriäinen, J., Aihkisalo, T., Halén, M., Holmström, H., Jurmu, P., Matinmikko, T., Seppälä, T., Tihinen, M. & Tirronen, J. 2018. Ohjelmistorobotiikka ja tekoäly – soveltamisen askelmerkkejä. Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan julkaisusarja 65/2018. [Viitattu 9.6.2021]. Saatavissa: https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/161123/65-2018-Ohjelmistorobotiikka%20ja%20tekoaly.pdf
Salminen, N. 2020. Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen palkanlaskennan tehtävissä – Yritys X. Opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lahti. [Viitattu 9.6.2021]. Saatavissa: http://www.urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020120826758
Tirronen, J. 2019. Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen ei ole pelkkää kustannussäästöjen hakemista – laatu ja strategiset näkökulmat ovat monesti hyödyntämisen keskiössä. Korkia Group. [Viitattu 9.6.2021]. Saatavissa: https://www.korkia.fi/ohjelmistorobotiikan-hyodyntaminen-ei-ole-pelkkaa-kustannussaastojen-hakemista-laatu-ja-strategiset-nakokulmat-ovat-monesti-hyodyntamisen-keskiossa/
Kuvat
Kuva 1. Altmann, G. 2018. Käsi, robotti. Pixabay. [Viitattu 9.6.2021]. Saatavissa: https://pixabay.com/fi/photos/k%C3%A4si-robotti-ihmisen-n%C3%A4pp%C3%A4imist%C3%B6-3685829/
