Prosessikuvaus on viestinnän väline, jonka tarkoituksena on mallintaa organisaation toimintaa. Mallintamisen avulla prosessista voidaan tunnistaa sen kriittiset kohdat, jotka vaativat kehittämistä. Hyvä prosessikuvaus auttaa myös ymmärtämään organisaation toimintaa. (Laamanen 2001, 75.) Mutta miten prosessikuvaus voi auttaa toimintolaskennassa?
Toimintolaskenta alkaa toimintojen kartoittamisella
Toimintolaskenta on nykyään laajasti käytetty kustannuslaskentamenetelmä niin tuotanto- kuin palveluyrityksissäkin. Sen avulla saadaan yleiskustannukset kohdistettua laskentakohteille tarkemmin kuin perinteisillä laskentamenetelmillä, kuten lisäys- ja jakolaskennalla. Ennen kaikkea toimintolaskennalla pystytään paremmin noudattamaan aiheuttamisperiaatetta: laskentakohteelle saadaan kohdistettua vain ne kustannukset, jotka laskentakohde on aiheuttanut.
Perusideana toimintolaskennassa on, että eri toiminnot kuluttavat resursseja ja eri laskentakohteet kuluttavat toimintoja. Erilaisia toimintoja voivat olla esimerkiksi ostot, tuotekehitys, valmistus ja asiakaspalvelu. Toimintolaskennassa kustannusten kohdistaminen alkaa yrityksen voimavaroista ja resursseista, joihin kuuluvat esimerkiksi henkilöstö, toimitilat sekä kaikki koneet ja laitteet. Tämän jälkeen selvitetään, kuinka paljon resursseja eri toiminnot kuluttavat. Viimeisessä vaiheessa määritellään, kuinka paljon yrityksen tuotteet tai palvelut käyttävät kutakin toimintoa. (Järvenpää ym. 2017, 147; Alhola & Lauslahti 2009, 213.)
Toimintolaskentamallin rakentaminen aloitetaan toimintoanalyysilla, jossa koko organisaation toiminta jaetaan toiminnoiksi. Toimintoanalyysin avulla saadaan selville myös, miten eri toiminnot ovat kytkeytyneet toisiinsa ja voidaan kartoittaa eri toimintoketjuja. (Alhola & Lauslahti 2009, 215–216.)
Prosessikuvaus löytää toiminnot
Toimintolaskentamallin rakentamista helpottaa, jos organisaation ydin- ja tukiprosesseista luodaan ensin selkeät ja tarkat prosessikuvaukset. Prosessikuvaus on johdon, kehittäjien sekä muiden prosesseista vastaavien henkilöiden yhteinen työväline, jota käytetään prosessien johtamiseen ja ohjaamiseen sekä apuna päätöksenteossa ja suunnittelussa. Prosessikuvauksia voidaankin hyödyntää myös palveluiden kehittämisessä, tulosten mittaamisessa, tietoturvariskien kartoittamisessa ja laadun arvioinnissa. (JHS 152 2002.)
Kun prosessin kuvaaminen tehdään oikeaoppisesti sisältäen kaikki siihen liittyvät vaiheet – tunnistaminen, määrittely ja kuvaaminen, omistajien nimeäminen, suorituskyvyn mittaaminen sekä jatkuva kehittäminen – saadaan tuloksena valmiin prosessikuvauksen lisäksi myös alustava listaus prosessiin liittyvistä toiminnoista. Tätä listausta tarkentamalla saadaan määriteltyä kaikki ne toiminnot, joita tarvitaan kyseisen kohteen toimintolaskentaan.
Prosessikuvauksen etuna toimintojen määrittelyssä on se, että kaikki toiminnot tulevat varmasti huomioitua, kun prosessi käydään kattavasti läpi tarkkaa prosessikuvausta varten. Prosessikuvauksen tekemiseen löytyy lisäksi valmiita malleja ja ohjeita, mikä voi helpottaa toimintolaskentaprojektin käynnistysvaihetta.
Hyvä esimerkki prosessikuvauksen hyödyntämisestä toimintojen selvittämiseen on Pehrmanin (2024) opinnäytetyö, jossa arvioitiin B2C-aurinkovoimaloiden tilaus-toimitusprosessin kannattavuuden nykytilaa. Kaksiosaisen toimintatutkimuksen ensimmäisessä osassa luotiin täsmällinen prosessikuvaus. Prosessikuvauksen yhteydessä määritettiin myös alustava listaus tilaus-toimitusprosessin toiminnoista ja resursseista, joita hyödynnettiin myöhemmin tutkimuksen toisessa osassa, jossa arvioitiin prosessin kustannuksia ja kannattavuutta. Kun toiminnot ja resurssit olivat jo lähes valmiiksi määriteltyjä etukäteen, voitiin kustannuslaskennassa siirtyä suoraan kustannusten arviointiin ja laskentaan. Prosessikuvauksella säästettiin siis aikaa ja muita resursseja, kun laajalle toimintoanalyysille ei ollut enää tarvetta.
Kirjoittajat
Noora Pehrman valmistuu LAB-ammattikorkeakoulusta tradenomiksi.
Sirpa Varajärvi työskentelee lehtorina LAB-ammattikorkeakoulun liiketoimintayksikössä.
Lähteet
Alhola, K. & Lauslahti, S. 2009. Laskentatoimi ja kannattavuuden hallinta. 1.–6. painos. Helsinki: WSOYpro Oy.
Hassan, M. 2023. Työnkulku, Organisaatio, Vuokaavio. Pixabay. Viitattu 25.11.2024. Saatavissa https://pixabay.com/fi/vectors/ty%C3%B6nkulku-organisaatio-vuokaavio-8453908/
JHS 152. 2002. Prosessien kuvaaminen. Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta. Viitattu 20.12.2024. Saatavissa https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=&ved=2ahU-KEwj2hJa_yciJAxUhQVUIHTXGE8oQFnoECAoQAQ&url=https%3A%2F%2Fdvv.fi%2Fdocuments%2F16079645%2F205179224%2FJHS152_0.doc%2Fb3c0c7cd-df83-0af8-e724-6a2a52a20fa2%3Ft%3D1710154697948&usg=AOvVaw2RomItIK-JvCYa0OlsqSpJL&opi=89978449
Järvenpää, M., Länsiluoto, A., Partanen, V. & Pellinen, J. 2017. Talousohjaus ja kustannuslaskenta. 2.–4. painos. Helsinki: Sanoma Pro Oy.
Laamanen, K. 2001. Johda liiketoimintaa prosessien verkkona. Ideasta käytäntöön. Keuruu: Otavan kirjapaino.
Pehrman, N. 2024. B2C aurinkovoimaloiden tilaus-toimitusprosessin kannattavuuden nykytilan arviointi. Opinnäytetyö AMK. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalous ja logistiikka. Lahti. Viitattu 1.12.2024. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024120533459
