Tapahtuma-ala muuttui pandemian seurauksena

Tapahtuma-ala on kokenut viime vuosina murroksen. Vuonna 2020 maaliskuussa iskenyt COVID-19-virus vaikutti merkittävästi koko tapahtuma-alaan. Pandemiasta johtuneiden rajoitusten luoman pakon edessä tapahtumia jouduttiin perumaan, tai niitä piti kehittää täysin erilaiselta pohjalta.

Artikkeli pohjautuu opinnäytetyöhön (Huikko 2023), jossa luotiin tapahtumakonsepti asiakashankinnan työkaluna sisäliikuntakeskukselle. Tapahtumat ovat tärkeä osa asiakaslähtöistä markkinointia elämysten luomisessa ja brändi-ilmeen kehittämisessä. Tapahtumamarkkinoinnilla on mahdollisuus tehdä positiivinen vaikutus potentiaalisiin asiakkaisiin. Pandemian aikana ja eritoten sen jälkeen huomattiin tapahtumien luoman yhteisöllisyyden tunteen tärkeys. (Huikko 2023.) Juuri siksi niitä haluttiin järjestää, vaikkakin rajoitusten myötä se tuntui aluksi täysin mahdottomalta.

Uudet tavat ja termit tulivat jäädäkseen

Tapahtumia voi luokitella monin eri tavoin. Pandemia nosti pintaan muun muassa termit yksityistilaisuus ja yleisötilaisuus. Aluehallintovirasto on määritellyt kaikkien tietyille ihmisille auki olevat tilaisuudet yleisötilaisuuksiksi. Näitä voivat olla esimerkiksi huvitilaisuudet, kilpailut ja näytökset. (Häyrinen & Wallo 2022, 29).

Täysin uutena terminä tapahtuma-alalle jäi terveysturvallisuus. Termillä tarkoitettiin esimerkiksi koronapandemian aikana järjestettävissä tapahtumissa toimenpiteitä viruksen leviämisen ehkäisemiseksi. Monille opasteet esimerkiksi turvavälin pitämisestä ovat varmasti tuttu näky (Kuva 1.)

Samalla, kun tilaisuuksia määriteltiin tarkemmin, pintaan nousivat myös etätapahtumat. Ne voivat kattaa monenlaisia aktiviteetteja, kuten konferensseja, webinaareja, virtuaalisia messuja, koulutuksia, konsertteja ja muita sosiaalisia tapahtumia.

Verkossa pidettävät tapahtumat saivat lisää suosiota, kun fyysisten tapahtumien järjestäminen oli rajoitettua. Vaikka tilanne on muuttunut, etätapahtumat ovat edelleen suosittuja monista syistä, kuten säästetyt matkakustannukset, globaali osallistuminen, joustavuus aikataulujen suhteen ja ympäristöystävällisyys.

Sopeutuminen tuo uusia mahdollisuuksia

Muutos tulee välillä yllättäen, ja siihen on osattava reagoida ja sopeutua. Tapahtuma-ala on oiva esimerkki siitä, kuinka kaikki menee ensin päälaelleen, mutta oikeanlaisella sopeutumiskyvyllä kaikesta on mahdollisuus selvitä. Ei pidä kuitenkaan unohtaa sitä, että pandemia vei työpaikkoja, eivätkä kaikki kompromissit ja uudet rajoitukset niitä siinä hetkessä pelastaneet. Positiivisena tuotoksena voimme kuitenkin todeta alalle jääneet uudet laajemmat mahdollisuudet tapahtumien järjestämiseen.

Uutta tapahtumaa järjestäessä olisikin hyvä ottaa huomioon pandemian jälkeiset muutokset alaan. Tapahtumanjärjestäjän tulisi ottaa uusi termistö haltuun sekä kartoittaa kaikki mahdollisuudet ja näkökulmat esimerkiksi toteutukseen paikalla, etänä tai hybridinä. Pandemia ehkä rajoitti tapahtumia hetkeksi, mutta sen myötä saimme myös lisää mahdollisuuksia toteuttaa!

Lähteet

Huikko, A. 2023. Kohdennetun asiakashankinnan työkalut sisäliikuntakeskukselle. Case Kiipeilykeskus BoulderSaimaa. Opinnäytetyö, LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 5.1.2024. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023112932698

Häyrinen, E. & Wallo, H. 2022. Tapahtuma on tilaisuus. Helsinki: Tietosanoma.

Visit Rovaniemi. 2023. Terveysturvallisuudesta huolehtiminen on nyt kaikkien yhteinen asia, kun Rovaniemi saa ensimmäisen kerran järjestettäväkseen rallin MM-osakilpailun. Viitattu 30.11.2023. Saatavissa https://www.visitrovaniemi.fi/fi/uutiset/terveysturvallisuudesta-huolehtiminen-on-nyt-kaikkien-yhteinen-asia-kun-rovaniemi-saa-ensimmaisen-kerran-jarjestettavakseen-rallin-mm-osakilpailun/