Visuaalinen tilinpäätösraportti tuo lisäarvoa tilitoimiston asiakkaille

Tilitoimistoalalla raportoinnin kehittäminen on entistä ajankohtaisempaa. Haasteena on yhä kasvavan hyvälaatuisen digitaalisen datan hyödyntäminen ja automaatioasteen nostaminen (Kaarlejärvi & Salminen 2018; Fredman 2017). Raportoinnin tulee vastata käyttäjän tarpeisiin ja luoda liiketoimintaan lisäarvoa (Roimia 2023). Asiakkaat odottavat ytimekkäitä ja visuaalisesti selkeitä raportteja, jotka helpottavat talouslukujen hahmottamista.

Päijät-Hämeen Tilitoimisto Oy:ssä tartuttiin tähän tarpeeseen ja toteutettiin pilotti yhdessä Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hankkeen (LAB 2024) kanssa. Tavoitteena oli luoda visuaalinen ja vakiomuotoinen tilinpäätösraportti. Lopputuloksena syntyi helppokäyttöinen työväline, joka tuo lisäarvoa niin asiakkaille kuin tilitoimistolle.

Ohjelmistoista puuttuvat visuaaliset tilinpäätösraportit

Päijät-Hämeen Tilitoimistossa käytetään Procountor-taloushallinnon ohjelmistoa. Ohjelmistossa laaditut tilinpäätösraportit tallennetaan PDF-muodossa ja toimitetaan asiakkaille sekä sähköpostitse että tulostettuina ja liimasidottuina tilinpäätöskansioina. Asiakkaiden tarpeet vaihtelevat – osa haluaa pelkät raportit, kun taas toiset toivovat tarkempaa analyysia tilinpäätöksestä. Vaikka Procountor tarjoaa kattavat raportointiominaisuudet, niistä puuttuvat tuloslaskelman ja taseen visuaaliset kaaviot ja kuvaajat, jotka helpottaisivat raporttien hahmottamista.

Tämä havainto johti tarpeeseen uudistaa raportointia. Päätettiin käynnistää pilotti, jonka tavoitteena oli tuottaa selkeä, visuaalinen tilinpäätösraportti asiakkaille PDF-muodossa. Pilotissa pyrittiin yhdistämään sekä tehokkuus että asiakaslähtöisyys. Pilotille asetettiin seuraavat tavoitteet:

1. Ei lisätyötä eikä kuormitusta – raportin laatiminen ei saa lisätä tilitoimiston työtaakkaa.
2. Helposti tuotettava – raportti tulee voida tuottaa sujuvasti.
3. Vakiomuotoinen ja selkeä raportti – kaikille asiakkaille toimitetaan samanlainen, havainnollistava raportti ilman räätälöintiä.
4. Lisäarvo asiakkaalle – asiakas voi käyttää raporttia esimerkiksi henkilöstön kanssa läpikäytävänä yhteenvetona.

Tuloslaskelman ja taseen tiedoista Excel-raportti

Pilotin käynnistäminen alkoi nimettömän esimerkkiyrityksen tilinpäätöstietojen analysoinnilla. Procountorista ladattiin tarvittavat lähdetiedostot CSV-muodossa neljältä tilikaudelta. Tiedot siirrettiin makrojen avulla Excel-työkirjaan ja niistä koostettiin lopullinen raportti. LAB-ammattikorkeakoulun lehtorit Marianne Viinikainen ja Liisa Uosukainen toteuttivat työvälineen, jota kehitettiin ja viimeisteltiin yrityksen edustajilta saadun palautteen perusteella. Tilitoimiston asiantuntijat määrittivät raportilla esitettävät tiedot. Heidän kanssaan pilottia työstettiin yhteensä viidessä tapaamisessa. Tilinpäätösraportoinnin työkalun laatiminen vei noin kahden viikon työajan.

Pilotin toteuttaminen vaati osaamista Microsoft Excelin funktioista, kaavioista sekä VBA-makroista. Työssä tarvittiin myös perusymmärrystä datan rakenteesta ja Procountorin raportoinnista sekä tunnuslukujen kaavoista. Tilitoimiston työntekijältä työvälineen käyttö vaatii Procountorista viiden yrityskohtaisen raportin tallentamisen tiettyyn kansioon. Kaikki muut toiminnot on automatisoitu makropainikkeiden avulla Excel-työkirjassa.

Excel on joustava ja automaation mahdollistava työväline

Pilotti onnistui erinomaisesti ja saavutti sille asetetut tavoitteet. Tuloksena syntyi uusi visuaalinen ja helppokäyttöinen raportoinnin Excel-työväline, jolla voidaan tuottaa asiakkaille selkeä raportti neljältä edelliseltä tilikaudelta. Työvälineen käyttöön laadittiin lyhyet ohjeet, minkä ansiosta sen käyttäminen onnistuu helposti myös uusilta työntekijöiltä. Työvälinettä on testattu eri kokoisilla yrityksillä, ja se on todettu toimivaksi. Pilotin keskeiset saavutukset:

• Visuaalinen 2-sivuinen PDF-raportti voidaan tuottaa nopeasti ja vaivattomasti.
• Raportti tuo asiakkaalle lisäarvoa ja auttaa hahmottamaan tilinpäätöksen avaintiedot helposti.
• Pilotin aikana tilitoimisto sai arvokasta kokemusta Excelin joustavasta ja tehokkaasta hyödyntämisestä.

Päijät-Hämeen Tilitoimiston pilotti osoitti, miten tehokkaasti ja visuaalisesti tilinpäätöstietoja voidaan esittää asiakkaille. Raportti tarjoaa asiakasyrityksille tilinpäätösten yhteenvedon, jota voidaan käyttää esimerkiksi sisäisen viestinnän tukena.

Pilotissa opittiin, että pienillä teknisillä ratkaisuilla ja yhteistyöllä voidaan kehittää tilitoimiston toimintaa merkittävästi ilman lisätyötä tai kustannuksia. Työväline tulee nyt osaksi Päijät-Hämeen Tilitoimiston palveluvalikoimaa, ja sen avulla asiakkaille tarjotaan entistä parempaa palvelua. Pilotin kokemukset kannustavat jatkamaan kehitystyötä ja hyödyntämään dataa ja digitaalisia työkaluja entistä laajemmin.

Lähteet

Fredman, J. 2017. Taloushallinnon automaatio. Tilisanomat. Viitattu 17.12.2024. Saatavissa 17.12.2024. https://tilisanomat.fi/teknologia/taloushallinnon-automaatio  

Kaarlejärvi, S. & Salminen, T. 2018. Älykäs taloushallinto -automaation aika. Helsinki: Alma Talent Oy.

LAB. 2024. Kehitä tietojohtamista kokeilemalla. Hanke. LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 17.12.2024. Saatavissa https://lab.fi/fi/projekti/kehita-tietojohtamista-kokeilemalla

Roima, P. (2023). BI-raportointi johdon työkaluna. Tilisanomat. Viitattu 17.12.2024. Saatavissa 17.12.2024. https://tilisanomat.fi/kirjanpito/bi-raportointi-johdon-tyokaluna