Kertaluonteisesta prosessilouhinnasta jatkuvaan seurantaan

Prosessilouhintaa (Process Mining, PM) voidaan toteuttaa kertaluonteisesti eli ottamalla ns. snapshot järjestelmien lokidasta tai se voi olla organisaation jatkuvaa toimintaa. LAB-ammattikorkeakoulun RoboGrowth-hankkeessa (LAB 2023) toteutettiin kertaluonteinen prosessilouhinnan pilotti, jonka pohjalta kehitettiin raportointia jatkuvaan seurantaan ja ohjaukseen.

Pilottiyrityksenä oli eteläkarjalainen kattosäteilyjärjestelmien lvi-alan yritys Itula Oy (2023) ja kohteena tarjousprosessi. Asiantuntijayrityksenä toimi Solita Oy (2023).

Pilotin avulla kehitetään työelämän tarpeita vastaavaa opetusmateriaalia kaikille halukkaille avoimeen Toimistoautomaation perusteet -verkkokurssiin (MOOC). Kurssi avautuu 1.4.2023.

Snapshot lokidatasta, mutta ovatko tulokset loogiset?

Tyypillisesti prosessilouhintaa hyödyntävät isot yritykset tietotyön prosesseihin kohdentaen. Parhaimmillaan prosessiarkkitehtuuri, prosessikehittäjät, liiketoiminta ja sen Lean-opit nivoutuvat yhteen ja tukevat järjestelmällisesti ja analyyttisesti organisaation tavoitteiden saavuttamista.

Pienempien yritysten osalta kertaluonteinen prosessilouhinnan pilotti voi olla iteratiivinen eli toistuva oppimisprosessi, jonka löydöksiä hyödynnetään pitkään. Osa tuloksista ei välttämättä anna oikeita vastauksia, mutta antaa paljon muuta tietoa vaikkapa yrityksen prosessista ja lähtötietojen oikeellisuudesta.

Näin kävi myös Itulan pilotissa. Läpimenoajan laskenta lokidatan pohjalta antoi väärän tuloksen, koska ilmeni, ettei yrityksen tarjousprosessi edennyt kaikilta osin oletetun mukaisesti. Tässäkin tapauksessa saatiin kuitenkin arvokasta uutta tietoa yrityksen prosessien kehittämiseen.

Analyysi yrityksen viitekehyksessä on avainasemassa. ”Ovatko tulokset loogiset?” on tärkeä kysymys, kun paikalla ovat prosessin työntekijät ja vastuuhenkilöt. Vastaus kysymykseen selviää aineiston ja tulosten vaiheittaisessa oikeellisuuden ja loogisuuden tarkastelussa.

Eri tekijöiden vaikutus tarjouksen hyväksymiseen

Tietojen analysoinnissa etsitään yleensä tekijöitä, jotka korreloivat tulosten kanssa. Prosessilouhinnassa etsitään tyypillisesti syitä, jotka vaikuttavat prosessin läpimenoaikaan. Pilotissa käytettiin prosessilouhinnan työvälineenä ARIS Process Miningia. Siinä on juurisyyanalyysi-toiminnallisuus (root cause miner), joka etsii halutuille oireille (symptoms) selittäviä tekijöitä ja pisteyttää niitä korrelaation ja esiintyvyyden mukaan.

Itulan osalta teimme automaattisen ajon dimensioista ja niiden alatekijöistä, jotka korreloivat hyväksymisprosentti-mittaustuloksen kanssa. Alla anonymisoitu esimerkkikuvaaja (kuva 2) tuoteryhmäkohtaisten hyväksyttyjen ja menetettyjen tarjousten arvoista.

Toistuvaan prosessiin kehitettiin raportointia

Itulalla ei ole suunnitelmassa jatkuvaan prosessilouhinnalla tapahtuvaan seurantaan. Merkittävä osa analyysistä on mahdollista tehdä puhtaasti CRM:n tarjoustaulukon pohjalta. Osana pilottia Itulalle tehtiinkin Microsoft Power BI:llä raportit ja kuvaajat (kuva 3), joita voi päivittää säännöllisesti uudella datalla.

Prosessilouhinnan lähtökohtana on riittävä data ja lokimerkinnät sekä lähtötiedot prosessista. Itulalla tuloksia hyödynnetään kehittämällä prosesseja niin, että saadaan oikeampaa tietoa tarjousten läpimenoajoista. Myös asiakaskontaktien kirjaamista täsmennetään. Lisäksi prosessilouhinnan tuloksia hyödynnetään ennustamisessa, kuten arvioitaessa tuoteryhmän vaikutusta tarjousten kotiuttamisen ajankohtaan. 

Tämä kirjoitus on kuudes ja viimeinen osa prosessilouhinnan blogisarjasta. Voit lukea aiemmat osat alla olevista linkeistä.

Mikä prosessilouhinta? (Linkki 1)

Mihin prosessilouhinnalla haetaan vastauksia? (Linkki 2) 

Prosessilouhinta perustuu lokitietoihin (Linkki 3)

Prosessilouhinnassa lähdetään asiakkaan tarpeesta (Linkki 4)

Todellisten prosessien äärelle prosessilouhinnalla (Linkki 5)

Lähteet

Itula Oy. 2023. Itula ‒ talotekniikan asiantuntija. Viitattu 24.2.2023. Saatavissa https://www.itula.fi/

LAB. 2023. RoboGrowth. Prosessilouhinnalla ja RPA-prototyypeillä osaaminen kasvuun. Hanke. Viitattu 24.2.2023. Saatavissa  https://lab.fi/fi/projekti/robogrowth-prosessilouhinnalla-ja-rpa-prototyypeilla-osaaminen-kasvuun

Solita Oy. 2023. Solita on teknologia-, data- ja designyritys. Viitattu 24.2.2023. Saatavissa https://www.solita.fi/

Linkit

Linkki 1. Kokko, M. & Viinikainen, M. 2022a. Mikä prosessilouhinta? LAB Focus. Viitattu 10.3.2023. Saatavissa https://blogit.lab.fi/labfocus/mika-prosessilouhinta/

Linkki 2. Kokko, M. & Viinikainen, M. 2022b. Mihin prosessilouhinnalla haetaan vastauksia? LAB Focus. Viitattu 10.3.2023. Saatavissa https://blogit.lab.fi/labfocus/mihin-prosessilouhinnalla-haetaan-vastauksia/

Linkki 3. Kokko, M. & Viinikainen, M. 2023. Prosessilouhinta perustuu lokitietoihin. LAB Focus. Viitattu 10.3.2023. Saatavissa https://blogit.lab.fi/labfocus/prosessilouhinta-perustuu-lokitietoihin/

Linkki 4. Hyötylä, M., Kokko, M. & Viinikainen, M. 2023a. Prosessilouhinnassa lähdetään asiakkaan tarpeesta. LAB Focus. Viitattu 10.3.2023. Saatavissa https://blogit.lab.fi/labfocus/prosessilouhinnassa-lahdetaan-asiakkaan-tarpeesta/

Linkki 5. Hyötylä, M., Kokko, M. & Viinikainen, M. 2023b. Todellisten prosessien äärelle prosessilouhinnalla. LAB Focus. Viitattu 10.3.2023. Saatavissa https://blogit.lab.fi/labfocus/todellisten-prosessien-aarelle-prosessilouhinnalla/