Yritysten ja organisaatioiden toiminnassa on jo pitkään korostunut tavoite joustavasta rakenteesta. Staattisten ja toisistaan eriytyneiden yksiköiden sijaan pyrkimyksenä on prosessimainen ajattelu, jossa korostuu asiakaslähtöisyys ja koko organisaation yhteistyö. Kaikki toiminta muodostuu toistuvista prosesseista, vaikka suunnitelmana ei tietoisesti olisikaan ohjattu prosessikeskeisyys. Näiden prosessien ymmärtäminen on keskeinen osa liiketoiminnan ja kilpailukyvyn parantamista. (Karlöf & Lövingsson 2009, 212–215.)
Graafinen kuvaaminen kehittämisen lähtökohtana
Prosessien ymmärtäminen edellyttää niiden tuntemista ja käytännön työn yksityiskohtaista osaamista. Toimintaa ei siis voi johtaa tai kehittää pelkkien lukujen valossa. Prosessiajattelu korostaakin toiminnan tulosten sijaan järjestelmän osia, joiden kautta voitolliset ja laadukkaat arvoketjut syntyvät (Puutio & Heikkilä 2018, 17–19).
Kokonaisvaltainen prosessirakenteen osaamisen muodostuminen alkaa sen toimintojen mallintamisen avulla. Yleisimmin työkaluna käytetään erilaisia prosessikaavioita. Prosessien visuaalinen kuvaaminen auttaa hahmottamaan organisaation kokonaisuuden sekä tunnistamaan yksittäisten toimintojen välisiä yhteyksiä (Kuva 1). Tärkeintä prosessikuvauksissa on noudattaa yhtenäistä esitystapaa sekä huolehtia kaavioiden välittämän informaation ymmärrettävyydestä. (Heinonen 2024, 9–12.)
Kuvausten analysointi auttaa tunnistamaan tehottomuudet ja mahdollisuudet parantaa laatua. Tavoitteena voi olla esimerkiksi vahvuuksien ja heikkouksien löytäminen, turhien työvaiheiden poistaminen tai resurssien käytön muuttaminen. Tähän voidaan hyödyntää vaikkapa Lean Six Sigman menetelmiä tai muita yleisesti tunnettuja kehitystyökaluja. (Heinonen 2024, 14–18.)
Kohti jatkuvasti kehittyvää organisaatiota
Prosessien voidaan sanoa olevan jatkuvassa muutoksessa inhimillisen toiminnan vaikutuksesta. Jokainen toimintaan osallistuva henkilö muokkaa prosessia joko tietoisesti tai tiedostamatta. Tämän lisäksi ulkoisten tekijöiden lisääntynyt vaikutus erilaisissa liiketoimintaympäristöissä lisää tarvetta yhä joustavammille rakenteille. Prosessien kehittämistä ei siis tule jättää yksittäiseksi tapahtumaksi. Sen sijaan on omaksuttava tapa, jossa jatkuva parantaminen on keskeinen osa toimintaa. Muutokset hallitseva ja niihin orientoitunut organisaatio omaa vahvan sietokyvyn myös kehitystoimille, joiden vaikutukset koetaan negatiivisina. (Nieminen & Talja 2018, 201–205.)
Koska prosessit kulkevat läpi organisaation, myös niiden ymmärtämisen tulisi koskettaa laaja-alaisesti kaikkia yksittäisestä työntekijästä toimitusjohtajaan asti. Tässä tekstissä lyhyesti avattu prosessien kuvaaminen on toimiva työkalu toiminnan havainnollistamiseen, jota voidaan soveltaa kehitystyössä niin pienissä yrityksissä kuin suurissa organisaatioissakin. Kun jokaisella on mahdollisuus, ja toisaalta myös velvollisuus, tuntea organisaation prosessit ja niiden ymmärtämisen kautta tunnistaa omat mahdollisuutensa kehittämiseen, voidaan kyseistä yhteisöä pitää mukautumis- ja kilpailukykyisenä.
Kirjoittajat
Janne Heinonen on liiketalouden ja logistiikan koulutuksesta tradenomiksi valmistuva LAB-ammattikorkeakoulun opiskelija.
Kati Jaakkola työskentelee LAB-ammattikorkeakoulussa liiketalouden lehtorina.
Lähteet
geralt. 2015. Altmann, G. Merkki, käsi, vaihteet, tarttuminen. Pixabay. Viitattu 29.2.2024. Saatavissa https://pixabay.com/fi/illustrations/merkki-k%C3%A4si-vaihteet-tarttuminen-995567/
Heinonen, J. 2024. Prosessien kuvaaminen ja kehittäminen: Logistiikkayrityksen terminaalitoiminnot. Opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ja logistiikan koulutus. Viitattu 29.2.2024. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202402233384
Karlöf, B. & Lövingsson, F. 2009. Johtamisen näkökulmat: peruskäsitteitä ja -malleja. 3. painos. Helsinki: Edita Publishing Oy.
Nieminen, M. & Talja, H. 2018. Vain muutos on pysyvää – Organisaation muutosjoustavuuden rakentuminen. Teoksessa Puutio, R. & Heikkilä, J-P. (toim.) Organisaatio prosessina: muodonmuutoksen konsultointi. Jyväskylä: Metanoia Instituutti.Puutio, R. & Heikkilä, J-P. 2018. Organisaatio prosessina. Teoksessa Puutio, R. & Heikkilä, J-P. (toim.) Organisaatio prosessina: muodonmuutoksen konsultointi.
