Sosiaalihuoltolaissa korostetaan asiakaslähtöisyyttä, joten työntekijän tulee arvioida laajasti palvelutarve ja myöntää asiakkaan tarvitsemat palvelut. Asiakastietojen käyttöoikeuksista ei ole kuitenkaan käyty riittävästi yhteistä keskustelua organisaatioissa, ja käytännöt ovat vaihdelleet kuntakohtaisesti.
Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen määräys käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin (THL 2020) yhtenäistää asiakastietojen käyttöoikeuksia sähköisissä järjestelmissä ja tukee palvelujen koordinointia omassa organisaatiossa. Käyttöoikeuksien määrittely pohjautuu sosiaalihuollon palvelutehtäviin luokitteluun, joista on annettu oma määräys 2016 voimaantuloaikoineen (THL 2016).
Käyttöoikeuksien mallinnus organisaatioissa
Kälviän (2021) tavoitteena oli laatia prosessimallinnus asiakastietojärjestelmän käyttöoikeuksista osana työelämän kehittämistehtävää. THL:n Sosmeta-palvelu (Sosmeta 2020) tuottaa läpinäkyväksi tietoja, joita sosiaalipalveluissa kirjataan, ja samalla kuvauksen palvelutehtävien asiakirjoista, joita saa nähdä eri käyttöoikeuksin.
Käyttöoikeusmääräys kertoo vastaavasti palvelut ja työtehtävät, joiden perusteella asiakastietoihin on käyttöoikeudet (THL 2020). Asiakastietojärjestelmässä tietoihin yhdistyy palveluyksikkö.
Käyttöoikeuksien määrittely edellyttää kirjaamisen sisällön koulutuksen lisäksi läpikäyntiä, miten tietoa tulee työssä käyttää ja hyödyntää.
Samoin tulee mahdollistaa sujuva käyttöoikeuksien haku työntekijälle ja ajantasaisten käyttäjätietojen ylläpito. Tietojen ylläpitovastuut on sovittava selkeästi.
Työntekijän käyttöoikeudet asiakastietoihin
Käyttöoikeusmääräyksen määrittely on lisännyt keskustelua työntekijöiden toimenkuvista ja selkiyttänyt käsitystä siitä, mikä asia kuuluu palvelun järjestämiseen ja mikä toteuttamiseen. On käyty läpi uudelleen muun muassa päätöksentekoon liittyviä vastuita ja oikeuksia.
Käyttöoikeuksien myöntäminen on pohjautunut aiemmin eri henkilörekistereihin, joista on säädetty useissa sosiaalihuoltoa koskevissa laissa (Tietosuojavaltuutetun toimisto 2016, 12). Käyttöoikeudet ovat olleet osassa työtehtäviä tämän takia hyvinkin rajatut.
Kansalliset prosessit lisäävät vaativuutta tietojen käyttöön, kun sosiaalihuollossa on yhteinen asiakasrekisteri. Myös omatyöntekijän määritteleminen on ollut vaativa prosessi (Laki sosiaalihuoltolain 42 §:n muuttamisesta 1347/2016), ja sen kautta laajemmin käyttöoikeudet palvelujen koordinointiin ja palvelutarpeen arviointiin. Kun käytännössä sosiaalityön osaamista ja vastuita tulee kuitenkin jakaa, niin miten huolehditaan yhteistyöstä?
Käyttöoikeuksien ja asiakastiedon kirjaamisen opetus osana sosiaalialan opintoja on hyvä tapa valmistaa opiskelijoita työelämän ja asiakastyön moninaisiin tilanteisiin.
Asiakkaan oikeudet asiakastietoihin
Ratkaiseva hetki tulee organisaation liittyessä Kanta II -vaiheen mukaiseen tietojen käyttöön. Asiakastietojen kirjaamisen tulee olla reaaliaikaista ja asiakasta osallistavaa. Asiakas voi lukea omat tietonsa Kanta-palvelun kautta.
Siinä kohtaa jokaisen sosiaalialalla työskentelevän työntekijän tulee tietää asiakastietojen käyttöoikeuksien ja kirjaamisen periaatteet.
Kirjoittajat
Minna Kälviä on sosionomi (AMK) ja LAB-ammattikorkeakoulun YAMK-opiskelija sosiaali- ja terveysalan kehittäminen ja johtaminen -koulutuksessa. Hän on kiinnostunut sosiaalihuollon tiedonhallinnasta osana sosiaalialan työtä. Minna Kälviä toimii päätyössään IT-palvelupäällikkönä Eksoten tietohallinnossa.
Kristiina Helminen on LAB-ammattikorkeakoulun lehtori. Hän toimi Kälviän opinnäytetyön ohjaajana.
Lähteet
Kälviä, M. 2021. Sosiaalihuollon asiakastietojen käyttöoikeuksien prosessimallinnus käyttövaltuushallinnan tueksi. Ylempi AMK – opinnäytetyö. Lappeenranta LAB ammattikorkeakoulu. [Viitattu 14.3.2021]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202104276086
Laki sosiaalihuoltolain 42 §:n muuttamisesta 1347/2016. [Viitattu 11.7.2020]. https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2016/20161347.
Sosmeta 2020. Sosiaalihuollon asiakirjarakenteiden ja metatietojen palvelu. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. Helsinki. [Viitattu 15.2.2021]. https://sosmeta.thl.fi/sosmeta-publish-ui/.
THL 2016. Määräys 1/2016: Määräys sosiaalihuollon palvelutehtävien luokituksesta. Määräys 1/2016. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. Helsinki. [Viitattu 11.4.2021]. https://www.thl.fi/attachments/tiedonhallinta/Maarays_1_2016_sosiaalihuolto.pdf.
THL 2020. Määräys 1/2020: Määräys käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. Helsinki. [Viitattu 11.7.2020]. https://thl.fi/documents/920442/0/THL+Ma%CC%88a%CC%88ra%CC%88ys+1-2020+Ka%CC%88ytto%CC%88oikeuksien+ma%CC%88a%CC%88rittelyn+perusteet+sosiaalihuollon+asiakastietoihin+%281%29.pdf/098c29e0-e3f0-cfba-a6dd-b27242ca73b5?t=1581514766768.
Tietosuojavaltuutetun toimisto 2016. Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelystä 22.4.2016. Tietosuojavaltuutetun toimisto. Helsinki. [Viitattu 8.3.2021]. https://tietosuoja.fi/documents/6927448/10594424/Sosiaalihuollon+asiakastietojen+k%C3%A4sittely/dffae2c6-3ef5-f4ca-1695-40f9db4e8d39/Sosiaalihuollon+asiakastietojen+k%C3%A4sittely.pdf.
Kuva
Kuva 1. Minna Kälviä 2021.
