Vuonna 2013 tehdyssä tutkimuksessa todettiin, että puolet asiantuntijan työajasta kuluu tiedon etsintään (Hollander 2020). Kuitenkin tieto on yksi organisaatioiden tärkeimmistä ja arvokkaimmista resursseista, ja osaavan henkilöstön avulla se auttaa saavuttamaan kilpailuetua muihin organisaatioihin nähden (Ouakouak ym. 2021). Alati kasvava tiedon määrä aiheuttaa haasteita organisaatioiden tiedonhallintaan. Tiedon määrä ja moninainen toimintaympäristö muodostavat työntekijälle haasteen työn kannalta olennaisen tiedon löytämiselle ja tiedon jakamiselle. (Jalkanen 2022.)
Nykypäivän organisaatioissa tietoa hyödynnetään päivittäin useilla eri tavoilla, eri tietojärjestelmien avulla ja erilaisissa työtehtävissä työskentelevien ihmisten toimesta. Organisaation hallussa oleva tieto on useissa eri formaateissa tallennettu erityyppisiin tietojärjestelmiin ja -varantoihin. Vuoden 2020 alusta voimaan astunut laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) säätelee ja yhdenmukaistaa tiedonhallintaa viranomaistoiminnassa jatkuvasti digitalisoituvassa toimintaympäristössä. Lakiin on kirjattu tavoitteet hyvästä hallinnosta, julkisuusperiaatteesta, tietoturvallisuudesta, tiedon jakamisesta ja hyödyntämisestä sekä tiedon elinkaaren hallinnasta. Tämä kokonaisuus vaatimuksineen muodostaa tiedonhallinnalle haasteellisen ja monimutkaisen toimintaympäristön.
Tiedonhallinnan kehittämisen lähtökohdat
Pidemmällä aikavälillä tiedonhallinnan kehittäminen tehostaa organisaation toimintaa linkittyen toiminnan eri tasoille, järjestelmiin sekä hallintoon ja johtamiseen. Kehittämistoiminta vaatii johdon ohjausta ja tukea, ja kehittäminen tulee huomioida organisaation toiminnan tavoitteissa. Tiedonhallinnan kehittämisen vastuut tulee määritellä selkeästi ja kehittämiselle tulee osoittaa riittävät resurssit. (Jalkanen 2022.) Tiedonhallinnan kehittämishanke edellyttää kokonaisymmärrystä organisaation teknologioista, tietoarkkitehtuurista, tietosisällöistä ja toiminnoista sekä mahdollisuuksista kaikkiin edellä mainittuihin elementteihin liittyen (Liebowitz 2016, 193). Kannustavalla organisaatiokulttuurilla on merkityksellinen rooli tiedon jakamisen, etsimisen ja hyödyntämisen parantamisessa. Tämän myötä työntekijän rooli tiedon jakajana ja vastaanottajana on keskeinen osatekijä tiedonhallinnan kehittämisessä. (Ouakouak ym. 2021.)
Kehittyvän teknologian tuomien mahdollisuuksien, kuten esimerkiksi tekoälyn ja pelillistämisen hyödyntäminen tiedonhallinnan kehittämisessä vaatii organisaatiolta tietynasteista kypsyyttä ja avointa ajattelua. (Jalkanen 2022.) Tiedonhallinnan kehittäminen ei ole kertaluontoinen projekti, vaan jatkumo ja kiinteä osa organisaation toimintaa. Tiedonhallinnan kehittäminen tarjoaa tietointensiivisessä organisaatiossa runsaasti potentiaalia tiedon hyödyntämiseen, jakamiseen ja organisaation toiminnan tehostamiseen vaatien samalla kokonaisvaltaista ja pitkäaikaista panostusta kehittämistyön onnistumiseksi.
Kirjoittajat
Anne Jalkanen opiskelee LAB-ammattikorkeakoulussa digitaaliset ratkaisut -koulutuslinjalla ja valmistuu tradenomiksi (YAMK) keväällä 2022.
Sirpa Varajärvi työskentelee lehtorina LAB-ammattikorkeakoulun Liiketoiminta-yksikössä.
Lähteet
Hollander, G. 2020. How Long Does It Actually Take to Find a Document? Viitattu 15.3.2022. Saatavissa https://resources.m-files.com/blog/how-long-does-it-actually-take-to-find-a-document-dissecting-the-many-stats-out-there
Jalkanen, A. 2022. Organisaation tiedonhallinnan kehittäminen. YAMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Viitattu 15.3.2022. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202204014306
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 9.8.2019/906. Finlex. Viitattu 16.3.2022. Saatavissa https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2019/20190906
Liebowitz, J. 2016. Successes and Failures of Knowledge Management. Elsevier Science & Technology. Viitattu 16.3.2022. Saatavissa https://ebookcentral-proquest-com.ezproxy.saimia.fi/lib/lab-ebooks/detail.action?docID=4560606
Ouakouak, M. L., AlBuloushi, N., Ouedraogo, N. & Sawalha, N. 2021. Knowledge sharing as a give-and-take practice: the role of the knowledge receiver in the knowledge-sharing process. Journal of knowledge management Vol.25(8), 2043-2066. Viitattu 15.3.2022. Saatavissa https://doi-org.ezproxy.saimia.fi/10.1108/JKM-04-2020-0323
SA-kuva. 2022. Puolustusvoimat. Viitattu 15.3.2022. Saatavissa http://sa-kuva.fi/neo#
