Hiljaisesta tiedosta hyöty irti

Työtehtävät ovat nykypäivänä etenevissä määrin riippuvaisia tieteellisestä ja teknisestä erikoisosaamisesta, sekä toimintoihin integroiduista työprosesseista. Tämän seurauksena organisaation tulevaisuuden menestyksen kannalta kriittinen tieto on moniulotteisempaa ja kontekstiriippuvaisempaa aikaisempaa enemmän. Tämä tarkoittaa sitä, että suurin osa tiedosta on implisiittistä tai hiljaista tietoa. (Delong 2004, 101.) Hiljaiseksi tiedoksi kutsutaan tietoa, jota ei aina tarvitse tai voida ilmaista sanoin. (Toikko & Rantanen 2009, 40–41.).

Organisaation kannalta tärkeät tehtävät, joita suoritetaan vain pienen työryhmän voimin, ovat erityisen suuri riski organisaatiolle, koska hiljaista tietoa voidaan menettää henkilöstön vaihtuessa. Nykypäivänä tärkeän tehtävän tai suuren vastuun omaavat työntekijät voivat vaihtaa nopeasti työpaikkaansa, jolloin organisaation on reagoitava nopeasti muutokseen. Jokaisen henkilöstömuutoksen yhteydessä menetetty tieto tulee esille vasta paljon myöhemmin, usein ongelmatilanteissa. Menetetyn tiedon palaaminen organisaatioon on erittäin epätodennäköistä lyhyellä aikavälillä. Tämän takia organisaatiolla on hyvä olla käytössä tiedonhallintamalli, jotta vältytään tiedon menettämiseltä. (Delong 2004, 29.)

Tiedosta läpinäkyvämpää tiedonhallintamallilla

Organisaatioissa on nykypäivänä merkittävä määrä dataa, jota ei välttämättä pystytä hyödyntämään tehokkaasti, johtuen datan laadusta – hiljaisesta tiedosta. Tiedonhallintamallilla varmistetaan tietojen laadukas saatavuus ja parannetaan datan käytettävyyttä. Tiedonhallintamalli parantaa organisaation tiedonsaantia, vähentää viestinnän tarvetta ja tekee hiljaisesta tiedosta näkyvää. (Wei ym. 2017.)

Tiedonhallintamalli kerää implisiittisen ja hiljaisen tiedon yhteen paikkaan koko organisaatiota varten, jolloin tiedosta tulee läpinäkyvämpää ja auttaa koko organisaatiota näkemään prosessit kokonaisuutena. Tiedonhallintamallin laadinta ei ole kertaluontoinen kuvausvelvoite, vaan tiedonhallintamallia on ylläpidettävä jatkuvasti. Kriittistä onkin pitää se ajan tasalla ja päivittää sitä aina, kun organisaation tiedonhallinnassa tapahtuu muutoksia, jotka vaikuttavat tiedonhallintamallin sisältöön.

Valtiokonttorissa ohjelmistorobotiikan osaaminen oli vain muutaman henkilön varassa. Koronapandemian yhteydessä kasvaneiden yritystukien määrä paljasti tilanteen haavoittuvuuden ja kehittämistarpeen. Kehittämisprojektissa saatiin Valtiokonttorin ohjelmistorobotiikkaa koskettava hiljainen tieto esiin ja rakennettiin kaikille avoin tiedonhallintamalli, jollaista ei ollut organisaatiossa aiemmin ollut.

Sittemmin ohjelmistorobotiikan tiedonhallintamalli on otettu osaksi ohjelmistorobotiikan kokonaisprosessia, jonka myötä sitä päivitetään ja ylläpidetään jatkuvasti. Lisäksi organisaation tietous ohjelmistoroboteista ja niiden hyödynnettävyydestä on kasvanut. Tulevaisuudessa ohjelmistorobottien määrä tulee kasvamaan organisaatiossa entisestään, mutta hallintamallin pohjan myötä uudet ohjelmistorobotit on helppo ja nopeaa päivittää hallintamalliin (Leinikka 2022).

Lähteet

Delong, W. 2004. Lost Knowledge. Confronting the Threat of an Aging Workforce. New York: Oxford University Press.

geralt. 2018. Altmann, G. Tekoäly, verkkoon, ohjelmointi. Pixabay. Viitattu 7.10.2022. Saatavissa https://pixabay.com/fi/illustrations/teko%c3%a4ly-verkkoon-ohjelmointi-web-3706562/

Leinikka, S. 2022. Ohjelmistorobotiikan hallintamalli : case: Valtiokonttori. YAMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 7.10.2022. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022100320754

Toikko, T. & Rantanen, T. 2009. Tutkimuksellinen kehittämistoiminta. Näkökulmia kehittämisprosessiin, osallistamiseen ja tiedontuotantoon. Tampere: Tampereen Yliopistopaino Oy.

Wei, L., Ji, J., Wu, H. & Jing, K. 2017. Towards a cloud storage data management model based on RNPT network. Springer. Viitattu 7.10.2022. Saatavissa https://www-proquest-com.ezproxy.saimia.fi/docview/1935192611