Yleensä taloushallinto on yrityksen tukiprosessi, joka tukee liiketoimintaa ja johtamista. Nykyisin taloustiedot halutaan mahdollisimman nopeasti päätöksien tueksi. Taloushallinnon tulisi pystyä tehokkaasti vastaamaan johdon raportointitarpeisiin.
Taloushallinnon prosessien tehostaminen
Monessa organisaatiossa taloushallinnon resursseja ja aikaa vähennetään, kun toimintaa pyritään tehostamaan ja kustannuksissa säästämään. Kuitenkin taloushallinnon prosessit on hoidettava tehokkaasti, joten tehtäviä on priorisoitava ja arvoa tuottamattomista aikaa vievistä tehtävistä päästävä eroon. Näin taloushallinto pystyy vastaamaan sille asetettuihin odotuksiin. (Lahti & Salminen 2014, 206.) Kaarlejärven (2019) mukaan taloushallintoa kehittämällä saadaan parempi tuki liiketoiminnalle ja johtamiselle. Samalla tuetaan myös yrityksen strategista ketteryyttä ja optimoidaan ihmisen tekemä työ.
Taru Lahti (2020) selvitti opinnäytetyössään taloushallinnon prosessien tehostamista energia-alan yrityksessä. Taloushallinnon suurimmaksi pullonkaulaksi osoittautui ostoreskontra. Konsernin välisten laskujen havaittiin hidastavan ostoreskontran sulkemista. Nämä laskut saapuvat ostoreskontraan melko myöhään ja ovat työläitä käsitellä. Tekoälyä hyödyntämällä saadaan käsittelyä ja tiliöintiä nopeutettua. Ostolaskuihin, joihin ei voida tehdä tiliöintisääntöjä tai toistuvaislaskusopimusta, otetaan tekoäly avuksi. Tekoälylle annetaan yrityksen ostolaskudata muutamalta vuodelta analysoitavaksi. Analysoinnin pohjalta tekoäly oppii tiliöimään tai antamaan tiliöintiehdotuksia uusille laskuille. Prosessien tehokkuuden kannalta on myös tärkeä määritellä työntekijöiden työtehtävät ja vastuut sekä varmistaa tietojen oikeellisuus osaprosessien alkupäässä. Lisäksi johtamisella ja viestinnällä on merkitystä taloushallinnon prosessien tehokkuuteen, joten on hyvä huomioida taloudellinen näkökulma tehtäessä sopimuksia ja ulkoistettaessa prosesseja.
Taloushallinnon kehittämisen hyödyt
Taloushallinnon datan on oltava kunnossa, jotta prosesseja voidaan automatisoida ja ottaa niihin ohjelmistorobotiikkaa tai tekoälyä. Kaarlejärven ja Salmisen (2018, 13) mukaan älykkään taloushallinnon toteutuminen vaatii näkemyksellistä johtamista ja kehitysosaamista. Uusista teknologioista ei ole hyötyä, jos perusta ei ole kunnossa – huonon tai jopa tarpeettoman prosessin automatisointi ei tuo lisäarvoa.
Prosessien johtamiseen ja ohjaamiseen tulisi panostaa. Prosessit tulee kuvata koko organisaation tasolla ja resursoida sille taholle, jonka on tarkoituksenmukaista hoitaa tehtävää koko organisaation näkökulmasta. Rutiinitoimenpiteet prosesseissa olisi pyrittävä automatisoimaan, jotta henkilöresurssit voidaan käyttää tulosten, ennusteiden ja poikkeamien analysointiin. Taloushenkilöstön ei tulisi keskittyä vain taloushallinnon prosesseihin, vaan ymmärtää ja ohjata enemmän liiketoiminnan kokonaisprosesseja. Näin on mahdollista tukea ja analysoida liiketoiminnan prosessien kehitystä, osallistua liiketoiminnan muutoshankkeisiin ja vaikuttaa niiden tuloksiin. (Lahti & Salminen 2014, 206.)
Kirjoittajat
Taru Lahti on vastavalmistunut tradenomi (YAMK) LAB-ammattikorkeakoulusta ja työskentelee taloushallintoalalla. Kirjoitus perustuu Lahden opinnäytetyöhön Taloushallinnon prosessien tehostaminen.
Sirpa Varajärvi työskentelee lehtorina LAB-ammattikorkeakoulun liiketoimintayksikössä. Hän toimi ohjaajana Taru Lahden opinnäytetyössä.
Lähteet
Kaarlejärvi, S. 2019. Älykäs taloushallinto – Tiedätkö mitä se on? Kauppalehti. [Viitattu 10.12.2020]. Saatavissa: https://blog.kauppalehti.fi/vieraskyna/efima-alykas-taloushallinto-tiedatko-mita-se-on
Kaarlejärvi, S. & Salminen, T. 2018. Älykäs taloushallinto: automaation aika. Helsinki: Alma Talent. [Viitattu 10.12.2020]. Saatavissa: https://verkkokirjahylly-almatalent-fi.ezproxy.saimia.fi/teos/BADBEXDTEB#/kohta:((c4)lyk((e4)s((20)taloushallinto((20)((2013)((20)Automaation((20)aika/piste:tKC
Lahti, S. & Salminen, T. 2014. Digitaalinen taloushallinto. Helsinki: Alma Talent. [Viitattu 10.12.2020]. Saatavissa: https://verkkokirjahylly-almatalent-fi.ezproxy.saimia.fi/teos/HADBFXJTFF#kohta:1
Lahti, T. 2020. Taloushallinnon prosessien tehostaminen, Case: Yritys X. YAMK -opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lahti. [Viitattu 10.12.2020]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020120927177
Kuvat
Kuva 1. Piqsels. Bell alarm clock. [Viitattu 15.12.2020]. Saatavissa: https://www.piqsels.com/en/public-domain-photo-foqga
