Mihin prosessilouhinnalla haetaan vastauksia?

Prosessilouhinnan (Process Mining, PM) avulla tunnistetaan, visualisoidaan, analysoidaan, mitataan ja kehitetään prosesseja. Prosessilouhinnan perusta ovat prosessi ja organisaation tietojärjestelmistä saatava lokitieto. Tässä blogikirjoituksessa poraudutaan prosessilouhinnan perusteisiin ja selvitetään, minkälaisiin kysymyksiin sillä vastataan.

Prosessin määritelmä

Prosessi muodostuu joukosta toisiinsa liittyviä toimintoja eli työvaiheista ja niiden toteuttamiseen tarvittavista resursseista. Prosessin tavoitteena on yhteisen tuloksen saavuttaminen. Näitä tuotoksia voivat olla esimerkiksi laskun maksaminen toimittajalle, uuden työntekijän perehdytys tai asiakkaalta maksun saaminen.

Prosessisuunnittelun periaatteiden mukaan prosessin täytyy olla dokumentoitu, ylläpidetty, toteutettavissa ja mitattavissa. Hyvän prosessisuunnitelman ja -kuvauksen periaatteita on myös, että sen pohjalta prosessi (tai osa siitä) on mahdollista automatisoida tai ulkoistaa.

Miltä prosessikuvaukset näyttävät?

Prosessikuvauksen näkökulmasta tarkimman tason toiminto määritetään usein periaatteella ”yhdellä kertaa, yhdessä paikassa ja yhden henkilön toimesta”. Tämä on yleensä myös prosessilouhinnan yksittäisen toiminnon tarkkuustaso. Tätä tarkemmalla tasolla seurattaisiin esimerkiksi yksittäisiä klikkauksia käyttäjän ruudulla, mutta tämä on niin sanottujen tehtävälouhinnan (Task Mining, TM) työkalujen ja ohjelmistorobottien (Robotic Process Automation, RPA) aluetta.

Käytännössä organisaatioiden prosessikuvaukset vaihtelevat suuresti riippuen prosessista, prosessikuvauksen merkintätavasta ja kuvauksen näkökulmasta. Organisaation kaikki prosessit tulisi kuitenkin kuvata yhtenäisellä tavalla.

Todellisuudessa prosessikuvaus ei välttämättä vastaa suunniteltuja työvaiheita, ja totuus voi olla hyvinkin monimutkainen. Kun prosessikuvauksessa esitetään useita mahdollisia prosessin kulkuja eli variantteja samanaikaisesti, voi esityksestä tulla monimutkainen.

Kysymykset, joihin haetaan vastauksia

Mikäli lokidataa on järjestelmistä saatavilla, voidaan prosessilouhinnalla vastata monenlaisiin kysymyksiin.

Miltä prosessini näyttävät todellisuudessa? Miten viimeaikaiset muutokset ovat vaikuttaneet? Onko ongelmia tai pullonkauloja? Mitkä resurssit aiheuttavat poikkeamia?

Mitkä resurssit ovat rasitetuimpia? Onko tuote-, alue- tai organisaatiokohtaista variaatiota havaittavissa? Toteuttavatko toteutuneet prosessit lain ja sisäisten ohjeiden vaatimukset? Miltä näyttävät prosessien suorituskyvyn mittarit (Process Performance Indicators, PPIs)? Ovatko mittarit tavoitteiden mukaiset?

Entäpä jos myyntitilauksiin tulee usein muutoksia, ne pysähtyvät tai hylätään. Kuinka voimme maksimoida automaattisesti läpi menevät tilaukset? Kuinka voimme tunnistaa mahdolliset ja lupaavimmat automatisoinnin kohteet? Miten mittaamme automatisoinnin vaikutukset? Kuinka voimme yhtenäistää maailmanlaajuiset hankintaprosessit? Mitkä ovat merkittävimmät eroavaisuudet hankintaprosesseissa tänä päivänä?

Riippumatta siitä, mihin kysymyksiin prosessilouhinnalla haetaan vastauksia, niin taustalla on aina organisaation oma ajatus ja tarve.

RoboGrowth-hanke kehittää prosessilouhinnan ja ohjelmistorobotiikan osaamista Etelä-Karjalan alueella. Hankkeessa toteutetaan prosessilouhinnan ja raportoinnin pilotti, jossa kehitetään työelämälähtöistä opetusmateriaalia keväällä 2023 valmistuvaan avoimeen verkkokoulutukseen. Tämä kirjoitus on toinen osa prosessilouhinnan blogisarjasta. Lue sarjan avausosa tästä.

Linkit

Linkki 1. LAB. 2022. RoboGrowth – Prosessilouhinnalla ja RPA-prototyypeillä osaaminen kasvuun. Hanke. Viitattu 5.12.2022. Saatavissa  https://lab.fi/fi/projekti/robogrowth-prosessilouhinnalla-ja-rpa-prototyypeilla-osaaminen-kasvuun

Linkki 2. Kokko, M. & Viinikainen, M. 2022. Mikä prosessilouhinta? LAB Focus. Viitattu 23.12.2022. Saatavissa https://blogit.lab.fi/labfocus/mika-prosessilouhinta/

Linkki 3. Solita Oy. 2022. Solita on teknologia-, data- ja designyritys. Viitattu 5.12.2022. Saatavissa https://www.solita.fi/