Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen tietotyön prosessien tehostamiseen lisääntyy huimaa vauhtia. Ohjelmistorobotti on ohjelmisto, joka jäljittelee ihmisen tekemää työtä samoissa tietokoneen ohjelmissa, joita ihmisetkin käyttävät.
Rutiininomaiset työtehtävät, joissa ei vaadita päättelykykyä tai ammattiosaamista, vievät työntekijöiden aikaa. Aika voitaisiin käyttää vaativammissa työtehtävissä, jotka lisäävät asiakasarvoa. Parhaimmillaan robotti ja ihminen työskentelevät yhdessä ja täydentävät toisiaan.
Kaikki prosessit eivät sovellu ohjelmistorobotiikalla tehtäväksi, minkä takia automatisoitavat prosessit on valittava huolellisesti. Miten prosessin soveltuvuutta ohjelmistorobotiikalle voidaan arvioida?
Arviointi tehdään vaiheittain
Prosessin automatisointi edellyttää huolellisesti tehtävää prosessien kartoitusta, prosessianalyysia ja -kuvausta. Prosessien kartoituksella selvitetään ohjelmistorobotiikalle sopivimmat prosessit. Turhia työvaiheita ei kannata automatisoida. Mitä selkeämmät ja yhteneväiset yrityksen prosessit ovat, sen helpompi niitä on automatisoida ja kustannushyöty suurempi.
Kartoituksen jälkeen prosessien soveltuvuus ohjelmistorobotiikalle analysoidaan tarkemmin ja prosessit kuvataan. Sopivia kuvaustapoja ovat muun muassa prosessikaaviot ja työnkulun sanalliset kuvaukset. Arviointi tapahtuu yhdessä prosessin vastuuhenkilöiden ja ohjelmistorobotiikan teknisen toteutuksen asiantuntijoiden kanssa.
Ohjelmistorobotiikan kriteeristöt apuna arvioimisessa
Ohjelmistorobotiikan erilaisten tarkistuslistojen tai kriteeristöjen avulla tunnistetaan automatisoitavaksi sopiva prosessi. Työtä voidaan tehdä useammassa vaiheessa, porautuen vaiheittain syvemmälle tasolle. Kääriäinen ym. (2018) on kerännyt esimerkkilistan kriteereistä, joilla arviointityötä voidaan tehdä. Automatisoitavaksi sopiva prosessi
– toistuu usein
– etenee sääntöjen mukaan
– on dokumentoitu
– on standardoitu eli ei sisällä poikkeuksia
– on altis ihmisen tekemille virheille
– sen vaiheet ovat sähköisessä muodossa
– ei tule muuttumaan lähitulevaisuudessa.
Täsmäytysprosessi soveltuu usein automatisoitavaksi
Heinosen (2022) opinnäytetyössä tutkittiin taloushallinnon täsmäytysprosessin soveltuvuutta ohjelmistorobotiikalle. Täsmäytysprosessissa tarkistetaan, että ostolaskujärjestelmästä siirtyvät arvonlisäverot vastaavat kirjanpitojärjestelmän tuottamaa arvonlisäveroilmoituksen yhteenvetoraporttia. Prosessin vaiheisiin menee noin yksi työpäivä kuukaudessa. Virheiden etsiminen on täsmäytystyön aikaa vievin vaihe.
Tutkimuksessa selvisi, että ohjelmistorobotti voi suorittaa prosessista aikaa vievät ja virhealttiin työvaiheet. Näitä ovat tietojen kokoamisen useammasta järjestelmästä, tietojen vertailu, virheiden etsiminen ja virheiden nimeämisen.
Prosessista löytyi myös ohjelmistorobotiikalle soveltumaton työvaihe: virheiden korjaaminen kirjanpitoon. Se on monimutkainen työvaihe, joka vaatii kirjanpitäjän harkintaa ja ammattitaitoa.
Kirjoittajat
Henna Heinonen on LAB-ammattikorkeakoulusta valmistuva laskentatoimen tradenomi.
Marianne Viinikainen työskentelee taloushallinnon lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa ja projektipäällikkönä RoboGrowth-hankkeessa (LAB 2022).
Lähteet
Firmbee. 2015. Toimisto, freelancer, tietokone, liiketoimintaa. Pixabay. Viitattu 15.6.2022. Saatavissa https://pixabay.com/fi/photos/toimisto-freelancer-tietokone-620823/
Heinonen, H. 2022. Taloushallinnon prosessin soveltuvuus ohjelmistorobotiikalle. AMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lappeenranta. Viitattu 16.6.2022. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022061518032https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/755228/Heinonen_Henna.pdf?sequence=2&isAllowed=y
Kääriäinen, J., Aihkisalo, T., Halén, M., Holmström, H., Jurmu, P., Matinmikko, T., Seppälä, T., Tihinen M. & Tirronen, J. 2018. Ohjelmistorobotiikka ja tekoäly – soveltamisen askelmerkkejä. Valtioneuvoston kanslia. Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan julkaisusarja 65/2018. Viitattu 9.6.2022. Saatavissa https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/161123/65-2018-Ohjelmistorobotiikka%20ja%20tekoaly.pdf?sequence=1&isAllowed=y
Linkit
LAB. 2022. RoboGrowth – Prosessilouhinnalla ja RPA-prototyypeillä osaaminen kasvuun. Hanke. Viitattu 16.6.2022. Saatavissa https://lab.fi/fi/projekti/robogrowth-prosessilouhinnalla-ja-rpa-prototyypeilla-osaaminen-kasvuun
