Tietojärjestelmän pääkäyttäjän tehtävänkuva on laajempi kuin pelkkä käyttäjähallinnan ylläpitäminen. Hän varmistaa, että järjestelmän käyttöönotto ja päivittäinen käyttö sujuvat menestyksekkäästi, tarjoten samalla käyttäjille tukea ja kannustusta. Yhteistyö palvelutarjoajan ja käyttäjien kanssa auttaa varmistamaan, että järjestelmä vastaa yrityksen tarpeita. (Makkonen 2017, 10, 53–54.)
Pääkäyttäjän avulla järjestelmien päivitysten käyttöönotto on vaivattomampaa ja tuloksellisempaa. Vuorisen (2024) opinnäytetyössä kyselyyn vastanneet halusivat ohjeistusta ja tukea juuri järjestelmän uusien ominaisuuksien käyttöönotossa. Eräs kyselyyn vastanneista nosti esille myös pääkäyttäjän tärkeyden ohjelmiston päivitysten ja hyödyntämismahdollisuuksien aktiivisessa välittämisessä.
Myös pääkäyttäjän osaamista kannattaa kehittää
Pääkäyttäjällä on usein ohjelmiston toimittajaa tarkempi ymmärrys käyttäjien tarpeista ja osaamistasosta. Motivoitunut pääkäyttäjä on myös aktiivinen kehittämään omaa osaamistaan, mikä luo paremmat mahdollisuudet koko yritykselle hyödyntää käytössä olevaa järjestelmää. (Loikkanen 2018.)
Järjestelmän teknisen osaamisen lisäksi myös pääkäyttäjän vuorovaikutustaidot nousevat esille. Kun käyttäjätuki on helposti lähestyttävää, ongelmien tai virheiden osalta uskalletaan kääntyä avun puoleen nopeammin. Onnistunut vuorovaikutus luo lisää luottamusta pääkäyttäjään sekä järjestelmään. Käyttäjien arvostaman pääkäyttäjän neuvoja ja vinkkejä kuunnellaan myös herkemmin. (McNeive 2009, 136–137.)
Yritykset tekevät rahallisen investoinnin ottaessaan uuden järjestelmän käyttöön ja maksavat mahdollisesti tämän lisäksi vuosittain lisenssimaksuja. Uuden ohjelmiston ja uusien toimintatapojen opettelu on pitkä prosessi, jossa käyttäjien tuki on tärkeää. Kotterin (2012) mukaan 40–70 prosenttia järjestelmien käyttöönotosta epäonnistuu. Jotta henkilöstö ottaa järjestelmän käyttöönsä, täytyy sen olla helposti käytettävä (Fikuro 2023). Yksi keino tämän varmistamiseksi on panostaa pääkäyttäjään. Yrityksen kannattaa varmistaa, että pääkäyttäjällä on aikaa tehtävän suorittamiseen sekä mahdollisuudet kehittyä siinä. Myös varapääkäyttäjän osaamisesta kannatta huolehtia, jotta järjestelmänhallinta ei jää yhden henkilön varaan. (Loikkanen 2018.)
Kirjoittajat
Anni Vuorinen valmistuu LAB-ammattikorkeakoulusta liiketalouden tradenomiksi (AMK) keväällä 2024. Hän työskentelee kehitysinsinöörinä.
Mia Ekman toimii liiketalouden lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa sekä projektipäällikkönä SmartVille-hankkeessa.
Lähteet
Fikuro. 2023. Tuotannonohjausjärjestelmän valinta ja hankinta – opas pk-yritykselle. Visma Amplio Oy. Viitattu 12.5.2024. Saatavissa https://www.fikuro.fi/blogi/tuotannonohjausjarjestelman-valinta
geralt. 2017. Altmann, G. Blockchain, ihmiset, kättelee. Pixabay. Viitattu 13.5.2024. Saatavissa https://pixabay.com/fi/photos/blockchain-ihmiset-k%C3%A4ttelee-2850276/
Kotter, J.P. 2012. Leading change. Boston: Harvard Business Press.
Loikkanen, R. 2018. Millainen on hyvä pääkäyttäjä? Visma Solutions Oy. Viitattu 11.5.2024. Saatavissa https://severa.fi/blogi/millainen-hyva-paakayttaja/
Makkonen, H. 2017. IT-sovellusten pääkäyttäjämalli rakennusalan yrityksessä. Diplomityö. Aalto yliopisto. Viitattu 11.5.2024. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:aalto-201711277727
McNeive, J. 2009. Super users have great value in your organization. Teoksessa: Computers, informatics, nursing: CIN. Viitattu 11.5.2024. Saatavissa https://www.uio.no/studier/emner/matnat/ifi/INF3280/v13/undervisningsmateriale/mcneive2009superuserhospital.pdf
Vuorinen, A. 2024. Osaamisen kehittäminen ja tukeminen maanteiden kunnossapidon tietopalvelun käytössä. Terranor Oy:n työnjohdon ja pääkäyttäjän näkökulmasta. Opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 11.5.2024. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024051612760
