Sisäisenä verkkopalveluna toimiva intranet on jo lähes itsestään selvyys yrityksissä. Sen käytettävyyteen on hyvä kiinnittää erityistä huomiota. Työntekijöiden tarpeiden kuunteleminen ja niiden pohjalta intranetin kehittäminen on investointi, josta hyötyy koko organisaatio.
Toimivasta intranetistä tehoa yrityksen toimintaan
Parhaimmillaan intranet on yritykselle täydellinen työkalu, joka mahdollistaa sujuvan sisäisen viestinnän, parantaa tuottavuutta ja motivoi työntekijöitä. Yrityksen johdon on hyvä ymmärtää, että intranetin toteutus organisaation tarpeiden pohjalta on olennaista sen toiminnalle. (Pernice 2018.) Käyttäjäkeskeinen suunnittelu on hyvä ottaa intranetin rakentamisen lähtökohdaksi yrityksessä strategisella tasolla, jotta lopputuloksena on yrityksen työntekijöille hyvin toimiva sisäinen verkkopalvelu (Koistinen 2020).
Intranetin helppokäyttöisyys on kriittistä, sillä työntekijöiden aikaa säästyy, kun työssä tarvittava tieto löytyy nopeasti (Pernice 2018). Jo intranetin suunnitteluprosessin alkuvaiheessa työntekijöiden tarpeet ja toimintatavat on tunnettava mahdollisimman hyvin. Käyttäjilleen loogisesti toimiva intranet, josta ajan tasalla oleva tieto löytyy helposti ja nopeasti, tehostaa yrityksen toimintaa. (Koistinen 2020.) Hyvin rakennettu intranet on sisällöltään sellainen, että siinä on ensisijaisesti käyttäjien näkökulma otettu huomioon (White 2011, 43).
Käyttäjälähtöinen kehittäminen on pienellekin yritykselle tärkeää
Käyttäjälähtöisessä suunnittelussa tähdätään siihen, että kehitettävä palvelu toteutetaan käyttäjien tarpeita kuuntelemalla ja testaamalla tuotetta heidän kanssaan. Prosessin aikana käyttäjät ovat mukana joka työvaiheessa, ja kehitettävää tuotetta parannetaan vaihe vaiheelta palautteiden pohjalta. Lopputuloksena on tarkoitus rakentaa tuote tai palvelu, joka vastaa käyttäjien tarpeita ja joka on heille sekä ymmärrettävä että käytettävä. (Norman & Verganti 2014, 88.)
Pienessä yrityksessä voidaan ajatella, että sillä on liian vähän resursseja intranetin kehittämistyöhön käyttäjälähtöisesti. Yrityksen on hyvä tiedostaa, että suunnitteluprosessin aikana yhteistyö henkilöstön kanssa on mahdollista tehdä hyvinkin pienimuotoisesti. Lisäksi työntekijöiden kuuntelu intranetin kehittämisessä on kustannustehokasta, sillä sen valmistumisen jälkeen havaittujen suunnitteluvirheiden korjaaminen on usein melko hankalaa ja kallista. (Koistinen 2020.) Työntekijöille parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen päästään, kun intranetin kehittämiskohteista kysytään parannusehdotuksia yksi kohde kerrallaan (Devu & Katta 2016, 937).
—
Kirjoittajat
Reija Koistinen valmistuu tradenomiksi (YAMK) digitaaliset ratkaisut -koulutuksesta LAB-ammattikorkeakoulusta syksyllä 2020. Kirjoitus pohjautuu Koistisen opinnäytetyöhön (2020).
Sariseelia Sore työskentelee LAB-ammattikorkeakoulussa lehtorina ja koordinaattorina digitaaliset ratkaisut -YAMK-koulutuksessa. Lisäksi hän toimii LABin osatoteutuksen projektipäällikkönä digiUP-projektissa.
Lähteet
Devu, R.R. & Katta, S.R. 2016. Intranet Design Strategies. International Journal of
Electrical and Computer Engineering (IJECE) Vol. 6, No. 3., 936-944. [Viitattu 11.10.2020]. Saatavissa: https://www.researchgate.net/publication/336882889_Intranet_Design_Strategies
Koistinen, R. 2020. Tehokkaasti toimivan intranetin kehittäminen. YAMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lahti. [Viitattu 13.10.2020]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020101021232
Norman, D. A. & Verganti, R. 2014. Incremental and Radical Innovation: Design Research vs. Technology and Meaning Change. Massachusetts Institute of Technology. Design issues 2014. Vol. 30 (1), pp. 78-96. [Viitattu 8.10.2020]. Saatavissa: https://www.researchgate.net/publication/264595739_Incremental_and_Radical_Innovation_Design_Research_vs_Technology_and_Meaning_Change
Pernice, K. 2018. 10 Things Executives Should Know About Intranets. Nielsen Norman Group. [Viitattu 9.10.2020]. Saatavissa: https://www.nngroup.com/videos/10-intranet-tips-executives-should-know/
White, M. 2011. The Intranet Management Handbook. London: Facet Puglishing. [Viitattu 11.10.2020]. Saatavissa: https://doi.org/10.29085/9781856048965
Kuvat
KUVA 1. Pexels. 2020. Fauxels. [Viitattu 14.10.2020]. Saatavissa: https://www.pexels.com/fi-fi/kuva/ihmiset-kuppi-muki-toissa-3183150/
