Vapaaehtoiset ovat tapahtumien järjestämisen tärkeä voimavara. Sitouttamalla vapaaehtoiset työhönsä varmistetaan osaavien tekijöiden saatavuus vuodesta toiseen toistuvissa tapahtumissa. Myös vapaaehtoisten ryhmäpäälliköiden sitouttaminen on tärkeää, sillä heidän avullaan uudet ja vanhat vapaaehtoiset perehdytetään ja sitoutetaan tapahtumatuotantoon. Sitoutuneet vapaaehtoiset tuovat toimintaan jatkuvuutta ja luotettavuutta.
Tapahtumatuotannon kehittäminen
Lahti Events Oy halusi kehittää tapahtumatuotannon tueksi ryhmäpäälliköiden käsikirjan, jolla halutaan auttaa vapaaehtoisia ryhmäpäälliköitä tehtävissään ja johtamaan omia ryhmiään. Käsikirjan avulla ryhmäpäälliköiden on helpompi tarttua tehtäviinsä sekä sitoutua niihin. Kehittämistyö toteutettiin osana opinnäytetyötä havainnoimalla ryhmäpäälliköiden tarpeita Salpausselän kisoissa 2020. Tapahtuman jälkeen tehtiin palautekysely, jonka pohjalta käsikirja on muokattu lopulliseen muotoonsa. Havainnointimenetelmänä oli kehittämistyölle paras valinta, sillä Lahti Events Oy:n tarjoama vapaaehtoispäällikön työharjoittelu antoi siihen hyvän mahdollisuuden. (Tervahartiala 2020.)
Kehittämistyön tuloksena syntyi kaksi aineistoa, ryhmäpäälliköiden käsikirja ja tapahtumissa käytettävän GateHQ-järjestelmän käyttöohjeet. Käsikirja kokoaa tietoa ryhmäpäälliköiden tehtävistä ja käytännön asioista sekä johtamisen tueksi motivaatiosta, perehdyttämisestä, kiittämisestä sekä palautteen antamisesta. Nämä ovat ryhmäpäälliköille tärkeitä tietoja, sillä heidän tulisi miettiä näitä asioita oman vapaaehtoisryhmänsä toiminnan suunnittelussa. GateHQ puolestaan toimii resurssien suunnittelun apuvälineenä. Sen avulla vapaaehtoiset ilmoittautuvat, hallitaan työvuoroja ja akkreditoidutaan. (Tervahartiala 2020.)
Vapaaehtoisten sitouttaminen
Vapaaehtoistyölle ominaista ovat palkattomuus, oma halu ja vapaaehtoisen ehdot. Vapaaehtoisten sitouttaminen riippuu monesta eri asiasta. Kehittämistyössä tärkeinä asioina sitoutumisen tukemiseen mainittiin rekrytoiminen, perehdyttäminen ja motivoiminen. Lisäksi esiin nousivat työn imu ja työn tuunaaminen, jotka myös vaikuttavat motivaatioon ja sitä kautta sitoutumiseen. Jotta vapaaehtoinen todella sitoutuu työhönsä, tulee näiden asioiden olla organisaatiossa mietittynä ja tukitoimien kunnossa. Jokaisessa tapahtumassa tarvitaan vapaaehtoisille esihenkilö tapahtumaorganisaation sisällä. Johtajan tehtävänä on organisoida ja vastata toiminnan laadusta sekä huolehtia, että kaikki vapaaehtoisiin ja ryhmäpäälliköihin liittyvät käytännön- ja hallinnolliset asiat toimivat hyvin. Harju (2011) toteaa, että vapaaehtoisia tulee jatkuvasti kehittää kaikilla osa-alueilla, jotta toimintaan sitoutuminen on pysyvää. Ei riitä, että asiat tehdään pelkästään kerran, vaan siihen tarvitaan jatkuvuutta.
Kehittämistyön jatkotutkimusaiheena voisi olla ryhmäpäälliköiden systemaattinen kouluttaminen johtamistehtävään. Esimerkiksi perehdyttämisestä, motivoimisesta, kiittämisestä ja palautteen antamisesta olisi hyvä järjestää koulutustilaisuuksia ryhmäpäälliköille. Vaikka nämä asiat löytyvät nyt ryhmäpäälliköiden käsikirjasta, lisäisi koulutus tehtävän arvostusta ja merkityksellisyyttä. Koulutusohjelman laatiminen voisi olla hyvä opinnäytetyöaihe jollekulle tulevaisuudessa.
Kirjoittajat
Olga Tervahartiala valmistui kesällä 2020 restonomiksi LAB-ammattikorkeakoulun matkailun alalta ja on toiminut Salpausselän Kisojen vapaaehtoistoiminnan koordinaattorina osana opintoihin sisältyviä harjoittelujaksoja.
Heidi Freundlich toimii lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa ja on ohjannut opinnäytetyötä.
Lähteet
Harju, A. 2011. Vapaaehtoistyön johtaminen. Kansalaisyhteiskunta. [Viitattu 25.5.2020]. Saatavissa: https://www.kansalaisyhteiskunta.fi/verkkolehti/aiemmat_kirjoitukset/vapaaehtoistyon_johtaminen.789.blog
Tervahartiala, O. 2020. Vapaaehtoisten ryhmäpäälliköiden käsikirja. AMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, matkailun ala. Lahti. [Viitattu 25.5.2020] Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020060115738
