Työelämässä tarvitaan erilaisia taitoja. Etenkin etätyössä on tärkeää, että kaikki yhteistyössä mukana olevat ymmärtävät asian samalla tavalla. Selkeyttämisen (engl. create clarity) on Fletcherin ja Thorntonin (2023) määrittelemä työelämätaito, joka pitää sisällään sekä kirjoitetun että suullisen viestinnän (Robles 2012), mutta myös taidon kuvata visio, jota kohden yhteistyö on menossa (Fletcher & Thornton 2023). Hieman yllättäen tämän taitokokonaisuuden arvostus työelämässä, vaikka sen merkitys silti tunnistetaan (Fletcher & Thornton 2023).
Kirjoitettu ja suullinen viestintä
Hyvä esimerkki kirjoitetun ja suullisen viestinnän tärkeydestä nousee esiin työpaikkailmoituksia lukiessa. Etenkin asiantuntijatehtävissä edellytetään lähes tulkoon tehtävästä riippumatta vähintään hyvää, ellei peräti erinomaista viestinnän hallintaa niin kirjallisesti kuin suullisesti. Usein viestiä pitäisi osata myös useammilla kielillä.
Kun viestintä on selkeää, yksinkertaista ja täsmällistä, helpottaa se merkittävästi viestin vastaanottajan tiedon käsittelemistä. Etävuorovaikutuksessa tämä korostuu entisestään, kun viestinnästä merkittävä osa katoaa digitaalisen vuorovaikutuksen kadottaessa osan nonverbaalisesta viestinnästämme. Sen tähden etävuorovaikutuksessa pitää kiinnittää erityisen tarkkaa huomiota siihen, että välitettävä viesti on helposti ymmärrettävissä. Vaikka työ voi olla kiireistä, kannattaa oman viestin hiomiseen silti käyttää riittävästi aikaa. Näin voi olla varmempi, että vastaanottaja ymmärtää viestin niin kuin se on tarkoitettukin ymmärrettäväksi.
Asian tärkeys koskettaa niin suullisia viestejä (esimerkiksi puheenvuorot kokouksissa, videotallenteet ja ääniviestit puhelinvastaajiin) kuin kirjallisiakin viestejä (esimerkiksi sähköpostit, muistiot ja Teams-kokouksen kommentit). Etenkin Teams-kokousten kommentointiin kannattaa kiinnittää huomiota. Kokouksen keskustelun lukeminen jälkeenpäin voi irrottaa kommentin kontekstistaan, jolloin sen tulkitseminen muuttuu erityisen vaikeaksi.
Visio
Vision viestiminen vaatii selkeyttä ja ymmärrettävyyttä. Kannattaa käyttää yksinkertaista kieltä ja konkreettisia esimerkkejä sekä välttää liiallista jargonia ja teknistä sanastoa.
Tavoitellun vision viestiminen ei ole kertaluontoinen tehtävä. Viestiä on tarpeen toistaa eri kanavilla ja eri tilanteissa. On tärkeää muistaa kuunnella vision muissa herättämiä ajatuksia ja ottaa vastaan palautetta.
Palaute auttaa jalostamaan visiota paremmaksi ja muiden helpommin omaksuttavaksi. Tässä apuna voivat olla kuvat ja grafiikat. Organisaation visiosta voi esimerkiksi luoda infografiikan jaettavaksi tiimin jäsenille ja yhteistyökumppaneille. Vision esittämisessä kannattaa olla innostunut ja aito viestijä. Innostus tarttuu. Kun muut näkevät, että esittäjä on itse sitoutunut visioon, he todennäköisemmin omaksuvat sen.
Kirjoittaja
Sami Heikkinen, FM, KTM, kehittää LAB-ammattikorkeakoulussa asiantuntijana Distance LAB -hankkeessa (LAB 2024) yritysten etävuorovaikutusosaamista.
Lähteet
Fletcher, S. & Thornton, K.R.V. 2023. The Top 10 Soft Skills in Business Today Compared to 2012. Business and Professional Communication Quarterly. 86(4), 411‒426.
LAB. 2024. Distance LAB – remote service hub for SME’s and public sector. Hanke. LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 15.3.2024. Saatavissa https://lab.fi/fi/projekti/distance-lab-remote-service-hub-smes-and-public-sector
Mohamed_hassan. 2022. Mieli, puhdas, aivot, psykologia. Pixabay. Viitattu 15.3.2024. Saatavissa https://pixabay.com/fi/vectors/mieli-puhdas-aivot-psykologia-7670201/
Robles, M. M. 2012. Executive perceptions of the top 10 soft skills needed in today’s workplace. Business Communication Quarterly, 75, 453-465. Viitattu 15.3.2024. Saatavissa https://doi.org/10.1177/1080569912460400
