Tietoisempaa ajankäyttöä etäkokouksiin

Aika – tuo uusiutumaton ja korvaamaton resurssi – on myös yhteistyössä perustavanlaatuinen kivijalka monella tapaa. ”Kenelläkään ei ole tarpeeksi aikaa, mutta kaikilla on kaikki se, mitä on” (Van Fleet 2021, 89).

Kun Distance LAB -projektissa (LAB 2023) haastateltiin etäyhteistyöhön liittyvistä aiheista yrittäjiä, pk-yritysten johtajia ja yritysneuvojia, tuli selväksi, että aikaan liittyy monenlaisia odotuksia ja osaamista. Myös kokemukset ajan hukkaamisesta ovat tuttuja. Siksi yhteistyössä olisi hyvä ymmärtää ja arvostaa myös toisten aikaan liittyviä ajatuksia.

Kokemuksia ajan hyvästä ja huonosta käytöstä etäyhteistyössä

Yhteisiin aikatauluihin sitoutuminen on yleensä yhteistyössä erittäin tärkeää. Tämä tuli esille haastatteluissa. Ajankäytöstä sopiminen liikekumppanien kesken ei ole aina helppoa, ja se vaatii yhteisymmärryksen hakemista. Realististen aikaraamien sopiminen on kuitenkin erittäin tärkeää. Kytkeytyyhän ajankäyttö myös organisaation tavoitteisiin. Haastateltavat toteavat, että etenemätön yhteistyö voi olla järkevintä jopa lopettaa.

Ajankäytössä on aina myös henkilökohtainen ulottuvuus. Ihmisillä saattaa olla erilaisia käsityksiä siitä, millainen ajankäyttö on optimaalista. Yhteisissä kokouksissa haastateltavien mukaan hyvä ajankäyttö on sellaista, jossa mennään yhdessä eteenpäin. Jos kyse on tiimityöstä, niin haastateltavat kokevat tärkeäksi, että kaikkia kuunnellaan. Osallistujien on osattava siis antaa tilaa toistensa ajatuksille. Parhaimmillaan aika virtaa kuin itsestään. Näitä kuvattuja kokemuksia voidaan kuvata myös flow-kokemuksina. Niissä osallistujien omat tavoitteet yhdistyvät muiden kanssa, ja vuorovaikutus on optimaalista (Csikszentmihalyi 1997).

Aina käsitykset ajankäytöstä eivät kohtaa. Haastatteluissakin tuli esille esimerkkejä. Jos kokousta ennen – ja joskus myös kokouksen jälkeen osallistujalla koetaan epäselvänä, miksi on tullut kutsutuksi kokoukseen, niin kokous koetaan ajanhukkana. Joskus aikaa saattaa kulua paljon yhteisymmärryksen hakemiseen. Pahimmillaan haluttuja päätöksiä ei saada tehtyä, tai tehdyt päätökset unohdetaan ja uusissa kokouksissa palataan lähtöruutuun.

Kuva 1. Kokouksissa kannattaa arvostaa yhteistä aikaa keskittymällä olennaiseen. (geralt 2023)

Vinkkejä etäkokousten ajanhallintaan 

Etäkokousten ajanhallintaan liittyy osaamista roolista, olipa sitten kokouksen vetäjä tai osallistuja. Aiheesta valmentava ruotsalainen valmentaja Liljeberg (2019) kehottaa suuntaamaan ajankäytön etäkokouksissakin kaikkein olennaisimpiin asioihin. Tämä saattaa kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta kokemusten mukaan tässä on parantamisen varaa.

Tiedon jakoa kannattaa tehostaa, jos halutaan panostaa osallistumiseen. Tietoa voi jakaa webinaareina tai etukäteen, jos se on yksisuuntaista. Osallistujien kannalta on usein kiinnostavampaa keskittyä siihen, mitä jokin asia tarkoittaa heidän kannaltaan. Myös virtuaalisissa tapaamisissa aikaa voi antaa osallistumiselle eri tavoin. Ajatuksia voidaan vaihtaa jakamalla työtiloja huoneisiin (esim. Zoom tai Teams), tai yhteisillä seinillä työtiloissa (esim. Howspace tai Miro) tai äänestysten avulla (esim. Kahoot, Mentimeter, Howspace). (Liljerberg 2019)

Myös osallistuja voi tukea merkityksellistä ajankäyttöä, esimerkiksi pyytämällä agendaa, valmistautumalla ja keskittymällä (Liljeberg 2019). Tärkeintä on ehkä ymmärtää omia ja toisten tavoitteita ja osoittaa arvostusta myös toisten aikaa kohtaan. Näin etäkokouksissa voidaan panostaa ajankäyttöön, jossa saadaan myös yhteisiä päätöksiä aikaan ja panostetaan asioihin, jotka ovat kokouksen vetäjien ja osallistujien kannalta tärkeitä.  

Lähteet

Csikszentmihalyi, M. 1998. Finding Flow: The Psychology of Engagement With Everyday Life. New York: Basic Books.

geralt. 2023. Altmann, G. Tiimalasi, kello, aika. Pixabay. Viitattu 24.11.2023. Saatavissa https://pixabay.com/fi/illustrations/ai-luotu-tiimalasi-kello-aika-8272853/

LAB. 2023. Distance LAB – remote service hub for SME’s and public sector. Projekti. Viitattu 24.11.2023. Saatavissa https://lab.fi/en/project/distance-lab-remote-service-hub-smes-and-public-sector

Liljeberg, M. 2019. Att Leda Interna Möten. In: Brotte, T. Darmell, M. Hartman, T. Lacinai, A. Liljeberg, M. Lindell, Å. Mattsson, E. Signahl, C. Sjöström Hederberg, A. Tern, J. Wahlin, E. von Gaffke, S. (eds). 12 talares tankar om möten. Blue Publishing. Viitattu 24.11.2023. Saatavissa https://nextory.com/se/book/12-talares-tankar-om-moten-146542

Van Fleet, D. D. 2021. Quality Time: Productivity Through Time Management (1st ed.).Charlotte, NC: Information Age Publishing, Incorporated. Viitattu 24.11.2023. Saatavissa https://lut.primo.exlibrisgroup.com/permalink/358FIN_LUT/vvk1gv/cdi_askewsholts_vlebooks_9781648022432