Vuoden 2022 aikana Metso Outotecissa on ollut käynnissä suunnitteluprosessien uudistaminen Minerals Plant Solution liiketoiminta-alueella, jonka EIA-osaston suunnitteluprosessin uudistamisesta muovautui kehittämishanke. EIA on lyhennys sanoista Electrical, Instrumentation ja Automation. Kehittämishankkeen lähtökohtana oli osaston työntekijöiden osallistaminen kehittämishankkeeseen, sillä heillä on paras tieto, osaaminen ja näkemys osaston toimintatavoista sekä näkemys siitä, miten niitä tulisi kehittää jatkossa toimivammaksi.
Ratkaisut toimintaan löytyvät parhaiten henkilöiltä, jotka itse työskentelevät organisaatiossa. Näin ratkaisusta on mahdollisuus saada myös pysyviä, koska toimijat itse sitoutuvat toteuttamaan organisaation muutokset. (Kananen 2009, 9.)
Teemahaastattelut ja aivoriihi osallistamisen apuna
Osallistamista lähdettiin toteuttamaan teemahaastatteluilla, joissa työntekijät pääsivät henkilökohtaisesti kertomaan näkemyksiään ennalta laadittujen kysymysten pohjalta. Haastattelutilanne järjestettiin mahdollisimman rauhalliseksi, koska ei haluttu ulkopuolisia häiriötekijöitä. Haastatteluja toteutettiin kasvotusten ja etänä Microsoft Teams – ohjelmiston kautta. (Saarivirta 2022, 42.)
Toisena osallistamisen tapana käytettiin aivoriihtä, jossa kysymykset oli muodostettu teemahaastattelujen pohjalta. Aivoriiheen osallistuvista työntekijöistä osa oli kasvotusten neuvotteluhuoneessa tilaisuuden järjestäjän kanssa ja osa Microsoft Teams – ohjelmiston kautta. (Saarivirta 2022, 50.)
Etänä toteutetut haastattelut oli helppo toteuttaa, koska niissä ei olla riippuvaisia paikasta. Kuitenkin vuorovaikutus näissä ei pääse samalle tasolle, kuin perinteissä kasvotusten toteutettavissa haastatteluissa. Kommunikoinnista merkittävä osuus on ei-verbaalia, kuten esimerkiksi katseet, eleet ja ilmeet. Nämä jäävät ainakin osittain puuttumaan etänä toteutettavassa haastattelussa.
Aivoriihessä työntekijät olivat eriarvoisessa asemassa, koska osa oli paikan päällä neuvotteluhuoneessa ja osa etänä. Kasvotusten olevien työntekijöiden oli helpompi osallistua keskusteluun, kuin etänä olevien. Tämä vaatikin tilaisuuden järjestäjältä erityistä huomiota, jotta kaikki pääsivät osallistumaan tasapuolisesti.
Osallistamalla huomioidaan työntekijöiden tarpeet
Työntekijät olivat hyvin motivoituneita, kun heidät osallistettiin mukaan kehittämishankkeeseen. He toivat esille omia näkemyksiään, miten voidaan parantaa heidän mahdollisuuksiaan toteuttaa omaa työtään mahdollisimman tehokkaasti ja laadukkaasti. Heidän antama näkemys oli vahvana pohjana kehittämishankkeen toteutukselle.
Haastatteluiden ja aivoriihen toteuttamisen kannalta olisi ollut tasapuolisempaa, jos kaikki työntekijät olisivat voineet olla läsnä kasvotusten molemmissa tilaisuuksissa. Näin ei-verbaalinen osuus olisi toteutunut paremmin ja osallistamisesta olisi voinut saada vielä enemmän tuloksia. Kokemusten perusteella suurimpana esteenä kasvotusten tapahtuvaan kommunikaatiolle on kiire ja etäisyydet.
Osallistaminen on keskeinen osa prosessin kehittämistä. Sen avulla uuden tavan juurruttaminen lähtee liikkeelle jo kehityshankkeen aikana. Osallistamisen tuloksena työntekijöiden tarpeet huomioidaan lopullisessa prosessissa.
Kirjoittajat
Teemu Saarivirta työskentelee instrumentointi pääsuunnittelijana Metso Outotecin Minerals Plant Solutions Delivery EIA-osastolla. Prosessikehittäminen on yksi hänen osaamisaloistaan. Opinnäytetyössä Suunnitteluprosessin kehittäminen Metso Outotecin Minerals Plant Solutions Delivery EIA-osastolla raportoidaan yhdestä kehittämishankkeesta, jota kirjoittaja on vienyt eteenpäin. Saarivirta valmistuu syyslukukaudella 2022 Teknologia-yksikön Uudistava johtaminen (YAMK) -koulutusohjelmasta.
Anne-Marie Tuomala on lehtori LAB-ammattikorkeakoulun Teknologia-yksikössä. Hän toimi Saarivirran työn ohjaajana. Tuomaala opettaa mm. prosessien ja projektien johtamista.
Lähteet
Kananen, J. 2009. Toimintatutkimus yritysten kehittämisessä. Jyväskylän ammattikorkeakoulun julkaisuja 101. Jyväskylä: Jyväskylän ammattikorkeakoulu
Metso Outotec. 2019. Metso Outotecin Espoon toimipiste. Metso Outotec Share Point. Viitattu 20.11.2022. Saatavissa rajoitetusti https://metso.sharepoint.com/:i:/r/sites/BoulevardEspoo/SiteAssets/SitePages/guk31rbq/56488-Espoo-office.jpg?csf=1&web=1&e=XrlFKD
Saarivirta, T. 2022. Suunnitteluprosessin kehittäminen Metso Outotecin Minerals Plant Solutions Delivery EIA-osastolla. Ylempi AMK -opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, tekniikan ala. Lahti. Viitattu 20.11.2022. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022111522780
