Elämme jatkuvassa muutoksessa, jossa globalisaatio ja teknologian kehittyminen luovat erilaisia haasteita työyhteisöissä. Tämän kehityksen myötä tiedon määrä on lisääntynyt eksponentiaalisesti, ja sen laadun hallinnoiminen ei enää ole samalla tavalla mahdollista kuin aikaisemmin. Tämänkaltaiset haasteet vaativat toimivaa organisaatioviestintää, jotta yritys pysyy muutoksessa mukana. Organisaatioviestinnällä tarkoitetaan työyhteisön sisällä tapahtuvaa vuorovaikutusta, joka mahdollistaa tuottavan liiketoiminnan, yhteisesti sovittujen tavoitteiden saavuttamisen sekä antaa henkilöstölle motivaatiota työn tekemiseen ja tukee työn mielekkyyttä. (Juholin 2013, Åberg 2000.)
Artikkeli pohjautuu opinnäytetyöhön (Friman 2021), jossa selvitettiin sisäisen viestinnän heikkouksia ja vahvuuksia, sekä kuinka sitä voitaisiin kehittää. Tutkimus toteutettiin Suomen suurimmalle finanssialan toimijalle, ja tutkimuksen perusjoukko määräytyi 200 henkilöstä.
Tulosten perusteella viestintä koettiin tärkeäksi, mutta suunnitelmallisuuden kehittämisellä sen laatua voitaisiin parantaa huomattavasti. Viestinnän koettiin olevan hajallaan useissa eri kanavissa, eikä se aina saavuttanut haluttua kohdetta. Viestinnän keskittäminen ja turhan sisällön karsiminen todettiin parhaiksi toimenpiteiksi viestinnän laadun kehittämiseksi.
Viestintä on tärkeää
Viestinnällä on suuri merkitys organisaation toiminnan ja henkilöstön tyytyväisyyden kannalta.
Kuvasta 1 on nähtävissä toimeksiantajan henkilöstön kokemus sisäisen viestinnän tärkeydestä. Viestinnällä voidaan vaikuttaa oleellisesti siihen, että työntekijöillä on saatavilla heidän tehtäväänsä oleellisesti liittyvää tietoa. Sujuvalla tiedonkululla voidaan varmistaa, että työntekijöillä on saatavilla kaikki tarvittava tieto työn suorittamiseen.
Lisäksi viestinnällä on tärkeä tehtävä organisaation kokonaistavoitteiden välittämisessä, jotta työntekijät saavat työlleen merkityksellisyyttä ja tätä kautta motivaatiota työn tekemiseen.
Laatu korvaa määrän
Vaikka viestintä on tärkeää, voi tietoa tulla herkästi myös liikaa. Nykyaikana tietoa tulee kaikkialta ja koko ajan, joten ylimääräisen karsiminen on oleellista. Organisaatioviestinnän kannalta onkin tärkeää, että keskitytään siihen, mitä halutaan viestiä.
Kuvasta 2 voidaan nähdä, että toimeksiantajan henkilöstö koki haasteelliseksi oikean tiedon löytämisen pääviestintäkanavasta. Yleinen ongelma onkin, että viestintäkanavat ovat tulvillaan kaikenlaista tietoa, jolloin tavoitteiden kannalta tärkeä ja ei niin tärkeä sisältö sekoittuu keskenään. Lisäksi tieto voi olla hajallaan useissa eri kanavissa, jolloin ei ole selkeää, mistä tarvittava tieto milloinkin löytyy.
Onkin siis tärkeää, että viestinnässä keskitytään siihen, että merkitykselliset viestit ovat varmasti kaikkien saatavilla. Kehittämällä tarkoituksenmukainen viestintästrategia saadaan viestinnästä suunnitelmallisempaa ja voidaan varmistua siitä, että viesti tavoittaa halutun kohteen.
Kirjoittajat
Eveliina Friman on opiskelijana LAB-ammattikorkeakoulussa.
Sampo Kokkonen on markkinoinnin lehtori LAB-ammattikorkeakoulussa.
Lähteet
Friman, E. 2021. Pohjola Vakuutuksen ajoneuvokorvauspalvelun sisäisen viestinnän kehittäminen. Opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu. Lappeenranta. [Viitattu 18.4.2021].
Juholin, E. 2013. Communicare! Kasva viestinnän ammattilaiseksi. Helsinki: Management Institute of Finland MIF Oy.
Åberg, L. 2000. Viestinnän johtaminen. Keuruu: Otavan Kirjapaino Oy.
Kuvat
Kuva 1. Friman 2021a. Eveliina Friman. Henkilöstön mielipide sisäisen viestinnän tärkeydestä työyhteisössä. [Viitattu 18.4.2021.] Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202104286177
Kuva 2. Friman 2021b. Eveliina Friman. Tiedon löytäminen Teamsista. [Viitattu 18.4.2021.]
