Asunto-osakeyhtiöiden tietojen kokoamista keskitettyyn sähköiseen rekisteriin on tavoiteltu ja edistetty jo useiden vuosien ajan. Ensimmäinen vaihe asunto-osaketietojen sähköistämiseksi toteutui vuonna 2019, kun laki huoneistotietojärjestelmästä tuli voimaan. Lain voimaantulosta alkaen perustetut uudet asunto-osakeyhtiöt on perustettu kokonaan sähköisesti, eikä niiden toiminnassa ole enää käytetty paperisia osakekirjoja. (HE 127/2018; Laki huoneistotietojärjestelmää koskevan lainsäädännön voimaanpanosta 1329/2018 2 §.)
Seuraava merkittävä vaihe toteutuu vuoden 2023 loppuun mennessä, jolloin loputkin asunto-osakeyhtiöt viimeistään siirtävät osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään. Paperisista osakekirjoista luopuminen mahdollistaa osakkeiden vaihdannan ja vakuuskäytön prosessien täyden digitalisoinnin. Keskitetty rekisteri tukee yhtiöiden hallinnon järjestämistä ja osakkeenomistajien tiedonsaantia. (HE 127/2018.)
Ennen vuotta 2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden siirtymä huoneistotietojärjestelmän käyttöön on sujunut toivottua hitaammin (Maanmittauslaitos 2023a) ja 2.5.2023 mennessä järjestelmään oli siirtynyt yhtiöistä 19,97 prosenttia (Maanmittauslaitos 2023b). Isoilla asunto-osakeyhtiöillä tietojen siirtämiseen ovat vaikuttaneet tekniset seikat. Pienempien taloyhtiöiden osalta tietojen siirtämisen hitauden taustalla on arvioitu voivan olla esimerkiksi tiedonpuutetta uudistuksesta. Mahdollista on myös, että asia on koettu vaikeaksi ja työlääksi. (Suomen Kiinteistölehti 2021.)
Vakiomuotoinen vaihtoehto isännöitsijäntodistukselle
Vaikka vanhat asunto-osakeyhtiöt vielä sopeutuisivat ajatukseen osakeluettelon siirtämisestä, on yhtiöiden tietojen sähköistäminen jo etenemässä edelleen. Asunto-osakeyhtiölain 1599/2009 kesäkuussa 2023 voimaan tulevilla muutoksilla yhtiöiden tiedonantovelvollisuus huoneistotietojärjestelmään laajenee. Muutosten voimaantulon jälkeen suurin osa asunto-osakeyhtiöistä on velvollinen ilmoittamaan järjestelmään myös selvitykset seuraavan viiden vuoden kunnossapitotarpeista sekä jo suoritetuista kunnossapito- ja muutostöistä. (Asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009 6:3.6 §.)
Lisäksi isännöitsijäntodistuksen pyytämisen sijaan tiedon saantiin oikeutettu voi jatkossa vaatia isännöitsijää tai hallituksen puheenjohtajaa tekemään teknisten ja taloudellisten tietojen päivityksen huoneistotietojärjestelmään (Asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009 7:27 §). Järjestelmästä tiedot saa käyttöönsä vakioidussa muodossa, mikä voi parantaa tiedon laatua verrattuna isännöitsijäntodistukseen, jonka muoto ja esittämistapa on vapaa (HE 168/2022).
Ekblad (2023) selvitti mainittuja lakimuutoksia vanhan asunto-osakeyhtiön näkökulmasta osana toimeksiantona saatua opinnäytetyötään, jossa toimeksiantajayhtiön yhtiöjärjestys päivitettiin nykylainsäädännön mukaiseksi. Kehittämistutkimuksena toteutettu yhtiöjärjestyksen päivittäminen oli osa yhtiön valmistautumista huoneistotietojärjestelmään siirtymiselle. Jokaisen huoneistotietojärjestelmään vielä liittymättömän asunto-osakeyhtiön olisikin aiheellista tarkastella omia valmiuksiaan järjestelmään siirtymiselle.
Kirjoittajat
Ida Ekblad valmistuu tradenomiksi LAB-ammattikorkeakoulusta keväällä 2023.
Jarmo Kemppinen toimii LAB-ammattikorkeakoulussa juridiikan lehtorina.
Lähteet
Asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009. Viitattu 8.5.2023. Saatavissa https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2009/20091599
Ekblad, I. Asunto-osakeyhtiön yhtiöjärjestyksen päivittäminen. AMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lappeenranta. Viitattu 8.5.2023. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202305088167
Hassan, M. 2021. Handshake-agreement-online-trust-cooperation-business. Pxhere. Viitattu 15.4.2023. Saatavissa https://pxhere.com/fi/photo/1639760
HE 127/2018. Hallituksen esitys eduskunnalle laiksi huoneistotietojärjestelmästä ja eräiksi siihen liittyviksi laeiksi. Finlex. Viitattu 8.5.2023. Saatavissa https://finlex.fi/fi/esitykset/he/2018/20180127
HE 168/2022. Hallituksen esitys eduskunnalle eräiden huoneistotietojärjestelmää koskevien lakien muuttamisesta. Finlex. Viitattu 8.5.2023. Saatavissa https://www.finlex.fi/fi/esitykset/he/2022/20220168
Laki huoneistotietojärjestelmää koskevan lainsäädännön voimaanpanosta 1329/2018. Viitattu 8.5.2023. Saatavissa https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2018/20181329
Maanmittauslaitos. 2023a. Nyt voit itse seurata huoneistotietojärjestelmään siirtymistä. Viitattu 15.4.2023. https://www.maanmittauslaitos.fi/ajankohtaista/nyt-voit-itse-seurata-huoneistotietojarjestelmaan-siirtymista
Maanmittauslaitos. 2023b. Siirretyt osakeluettelot 2.5. mennessä – lähes 20 % yhtiöistä tehnyt jo siirron. Viitattu 8.5.2023. Saatavissa https://osakehuoneistorekisteri.fi/-/siirretyt-osakeluettelot
Suomen Kiinteistölehti. 2021. Taloyhtiöiden tietoja sähköistetään hitaasti. Viitattu 15.4.2023. Saatavissa https://www.kiinteistolehti.fi/taloyhtioiden-tietoja-sahkoistetaan-hitaasti
