Yhteisölliset digisovellukset edistämään organisaation sisäistä viestintää

Suuri osa suomalaisista yrityksistä ja julkishallinnon organisaatioista on siirtynyt käyttämään pilveen siirrettyjä toimistotyökaluja vuosien 2015–2020 välillä. Tästä johtuen myös sisäinen viestintä on siirtynyt yhä enemmän erilaisiin yhteisöllisiin työyhteisösovelluksiin. (Gassen 2022, 52.) Yritysten tulisi kuitenkin kiinnittää huomiota organisaatiokulttuuriin ja digitaaliseen kypsyyteen siinä vaiheessa, kun mietitään mitä erilaisia digitaalisen viestinnän kanavia aletaan käyttämään (Kovaitê yms. 2020, 185).

Yammerin ja Facebook for Workplacen myötä sisäisen viestinnän tiedon kulku on muuttunut yksisuuntaisesta viestinnästä verkostomaiseen viestintään ja erilaisissa ryhmissä käytäviin keskusteluihin. Näistä yhteisöllisistä viestintäalustoista käytetäänkin usein työpaikoilla nimitystä ”sisäinen some”. (Gassen 2022, 52, 84.) Yrityksen johdon vastuulla on myös varmistaa henkilöstön osaaminen ja koulutusmahdollisuudet sekä näin henkilöstön ketteryys vastata yrityksen strategian tarpeisiin (Sirkiä 2020, 64–65).

Viestinnän suunnittelu mahdollistaa onnistuneen sisäisen viestinnän

Mikäli viestintää ei suunnitella, siitä tulee sattumanvaraista (Lohtaja-Ahonen & Kaihovirta-Rapo 2012, 89). Viestintäsuunnitelma mahdollistaa yrityksen strategisten tavoitteiden tukemisen viestinnän avulla (Åberg 1996, 226). Viestintäsuunnitelman tarkoituksena on saada luotua yhtenäinen viestinnällinen kokonaisuus, jonka myötä jokapäiväisestä viestinnästä tulee helpompaa (Kortetjärvi-Nurmi & Murtola 2015, 54–55). Viestintäsuunnitelma voidaan visualisoida esimerkiksi viestinnän vuosikellon avulla (Kuva 1). Viestinnän vuosikelloa voidaan käyttää viestinnän apuna myös sisäisessä viestinnässä. (Tilli 2022.)

Viestin sisällön suunnittelu korostuu, kun viestitään digitaalisissa kanavissa. Digitaalisessa viestinnässä tuleekin kiinnittää erityistä huomiota tekstin selkeyteen ja helppolukuisuuteen sekä siihen, että teksti on muotoiltu ystävälliseksi, jotta lukija ei tulkitse viestiä negatiivisesti. (Gassen 2022, 52, 186.)

Monipuolisella, hyvin suunnitellulla ja toistuvalla viestinnällä yrityksen yhteisöllisillä viestintäalustoilla on mahdollista vaikuttaa positiivisesti työntekijöiden osaamiseen, mielipiteisiin ja ajatuksiin. Myös osaamisen kasvattaminen on mahdollista, erityisesti mikäli viestittävä aihealue on henkilölle jollain tasolla tuttu jo aiemmin. Haasteena erilaisten yhteisöllisten viestintäalustojen käytölle sisäisessä viestinnässä on viestin näkyvyyden varmistaminen, sillä uusin viesti nousee aina ylimmäksi ja viestit voivat siten hautautua muiden viestien sekaan. Viestintäalustat sisältävät yleensä myös useita ryhmiä. On siis tärkeää valita viestintään oikea ryhmä, jotta viesti tavoittaisi mahdollisimman suuren joukon tavoitellusta kohderyhmästä. (Tilli 2022.)

Lähteet

Gassen, R. 2022. Digitaalinen työympäristö: Näin taivutat teknologian yrityksen tarpeisiin. Helsinki: Alma Talent.

Kortetjärvi-Nurmi, S. & Murtola, K. 2015. Areena: Yritysviestinnän käsikirja. 1. painos. Helsinki: Edita.

Kovaitė, K., Šūmakaris, P., & Stankevičienė, J. 2020. Digital communication channels in Industry 4.0 implementation: The role of internal communication. Management: Journal of Contemporary Management Issues, 25(1), 171-191.

Lohtaja-Ahonen, S. & Kaihovirta-Rapo, M. 2012. Tehoa työelämän viestintään. 2. uud. p. Helsinki: Sanoma Pro.

Sirkiä, J. 2020. Leveraging digitalization opportunities to improve the business model. Lappeenranta: Lappeenranta-Lahti University of Technology LUT. Viitattu 11.11.2022. Saatavissa http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-335-560-6

Tilli, S. 2022. Sisäisen viestinnän vaikutuksia ohjelmistorobotiikan hyödyntämiseen. Opinnäytetyö YAMK.  Lahti: LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden koulutusohjelma. Viitattu 4.11.2022. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022111823014

Åberg, L. 1996. Viestintä ‒ tuloksen tekijä. 7. painos. Helsinki: Inforviestintä.