Katkokset, keskeytykset ja vauhdilla tehtävästä toiseen siirtymiset ovat asiantuntijatyön arkea. Ne vaikuttavat suoraan sekä työn tuottavuuteen että henkilöstön työhyvinvointiin. Kun keskittyminen on vaikeaa ja ajanhallinta tuntuu haasteelliselta, on aika tehdä jotakin. Työpaikalle voidaan luoda yhteisiä toimintamalleja, joilla edistetään työntekijöiden itsensä johtamista ja keskeytysten hallintaa.
Keskeytykset tulevat kalliiksi
Työn keskeytykset ovat suurin kiirettä aiheuttava ja työntekoa haittaava tekijä asiantuntijatyössä (Alasentie 2013, 25). Keskeytykset sitovat aikaa ja kun ne toistuvat, ne luovat työhön aikapainetta (Kalliomäki-Levanto ym. 2016, 13). Keskeytykset johtuvat usein sähköposteista, puhelinsoitoista, tekstiviesteistä, työkavereiden tekemistä keskeytyksistä ja esimiesten antamista tehtävistä. Rauhalliset ja keskeytyksettömät työpäivät ovat harvinaisia. (Puranik ym. 2020, 807.)
Keskeytykset vaikuttavat yksilöiden työntekemisen kokemukseen. Ne voivat aiheuttaa turhautumista, ahdistuneisuutta ja ärtymystä. Keskeytyksillä on vaikutuksia myös ajankäyttöön, koska huomio siirtyy käsillä olevasta asiasta toiseen. (Feldman & Greenway 2021, 71.) Jatkuvat työn keskeytykset voivat heikentää työtehtävän suorittamista ja työhyvinvointia (Kalliomäki-Levanto 2016, 13–14).
On tutkittu, että toimistotyöntekijät kokevat jonkinasteisen keskeytyksen noin kolmen minuutin välein. Työn keskeytyessä kuluu aikaa noin 23 minuuttia, että pääsee uudelleen keskittyneeseen tilaan. (Paju & Riekki 2019, 153.) Tietotyössä keskeytyksiin kuluu jopa 2,1 tuntia päivässä (Puranik ym. 2020, 807). Siihen ei organisaatioilla ole varaa. Esimerkiksi rahoitusalalla keskiansio on 4 181 euroa ja vakuutusalalla 4 000 euroa (Finassiala ry). Alalla työskentelee kaikkiaan noin 38 000 työntekijää (emt.). Jos työn keskeytyksiin kuluvaa aikaa saataisiin vähennettyä tunnilla päivässä, tarkoittaisi se finanssialalla yli 43 000 000 euron säästöä vuodessa (Heinonen 2021).
Ratkaisu voi löytyä yksinkertaisista asioista
LAB-ammattikorkeakouluun tehdyssä YAMK-opinnäytetyössä (Heinonen 2021) kehitettiin finanssialalla toimivien asiantuntijoiden itsensä johtamista ja testattiin uusia, yhteisiä toimintamalleja, joiden avulla pyrittiin helpottamaan kiirettä, ajanhallintaa ja työn keskeytyksiä. Testatut toimintamallit olivat
- vastamelukuulokkeiden käyttö
- asiakastapausten läpikäyminen varaamalla aika kalenteriin etukäteen
- tunnin mittainen ajanhallintatunti osana jokaisen työpäivää.
Toimintamallit olivat periaatteessa yksinkertaisia, mutta tulosten perusteella niillä oli selkeitä vaikutuksia työn keskeytyksien vähenemiseen ja keskittymisrauhaan. Kun tuntee itsensä ja oman työtilanteensa, voi keskeytykset saada hallintaan. (Heinonen 2021.)
Kirjoittajat
Henri Heinonen työskentelee finanssialalla ja valmistuu LAB-ammattikorkeakoulun tradenomi (YAMK), uudistava johtaminen -koulutusohjelmasta joulukuussa 2021.
Sari Suominen toimii johtamisen ja yrittäjyyden lehtorina LAB-ammattikorkeakoulun liiketoimintayksikössä Lahdessa.
Lähteet
Alasentie, E. 2013. Askel edelle kiirettä ja kaaosta. Espoo: Lulu Elina Alasentie.
Feldman, E. & Greenway, D. 2021. It’s a Matter of Time: The Role of Temporal Perceptions in Emotional Experiences of Work Interruptions. Group & Organization Management. Vol. 46(1), 70–104. [Viitattu 3.11.2021]. Saatavissa: https://journals.sagepub.com/doi/pdf/10.1177/1059601120959288
Finanssiala ry. Finanssialalla työskentely. [Viitattu 12.10.2021]. Saatavissa: https://www.finanssialalle.fi/opintomateriaalit/finanssialan-perusteet/finanssialalla-toimiminen/finanssialalla-tyoskentely.html
Heinonen, H. 2021. Itsensä johtamisen kautta kohti parempaa työkykyä finanssialalla. YAMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, Uudistava johtaminen. Lahti. [Viitattu 16.11.2021]. Saatavissa: https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021112421520
Kalliomäki-Levanto, T., Ukkonen, A. & Kalakoski, V. 2016. Ratkaisuehdotuksia keskeytyvään työhön. Keskeyttävien työolomuutosten ennakointimalli tietointensiivisen työskentelyn parantamiseksi. Työterveyslaitos. [Viitattu 12.11.2021]. Saatavissa: https://www.julkari.fi/bitstream/handle/10024/131523/Ratkaisuehdotuksia%20keskeytyv%c3%a4%c3%a4n%20ty%c3%b6h%c3%b6n.pdf?sequence=2&isAllowed=y
Paju, S. & Riekki, T. 2019. Järki töihin! Parempien työtapojen kehittämisopas. Jyväskylä: Tuuma-kustannus.
Puranik, H., Koopman, J. & Vough, H.C. 2020. Pardon the Interruption: An Integrative Review and Future Research Agenda for Research on Work Interruptions. Journal of Management. Vol. 46(6), 806–842. [Viitattu 14.10.2021]. Saatavissa: https://journals-sagepub-com.ezproxy.saimia.fi/doi/pdf/10.1177/0149206319887428
