Sosiaali- ja terveydenhuollossa tuotetaan asiakas-, asukas- ja potilaskohtaista tietoa, jota käytetään potilaiden hoidossa ja sote-asiakkaita koskevassa päätöksenteossa. Eri palveluntarjoajien tuottama tieto ei ole samalla tavoin laadittua ja tiedot sijaitsevat järjestelmissä, jotka harvoin keskustelevat keskenään. Tämä voi johtaa toiminnan tehottomuuteen, päällekkäisyyksiin ja kustannusten nousuun. Potilaan tai asiakkaan näkökulmasta hoidon tai palvelun kannalta tärkeää tietoa ole aina tarvittaessa käytettävissä. Yksi keskeinen sote-uudistuksen tavoite on saada sote-tieto hyötykäyttöön ja jalostaa sitä tietämykseksi, hyödyttämään palvelujärjestelmää sekä yksittäistä asukasta. (Sote-tieto hyötykäyttöön 2022.)
Palvelukeskus Linnunlaulussa on noussut haasteeksi yksiköiden tietojen ja käytettävien materiaalien hajanaisuus sekä digitaalisen tiedonhallinnan vähäinen hyödyntäminen. Tavoitteena oli luoda sähköinen työkalupakki, johon yksikön työntekijöille tarpeelliset ohjeet ja yhteystiedot kootaan yhteen paikkaan. Palvelumuotoilun menetelmiä hyödyntämällä on pyritty muodostamaan laajaa ymmärrystä asiakasnäkökulmasta. Palvelumuotoilussa on tarkoitus määrittää asiakkaiden todelliset tarpeet ja sitä kautta kehittää palveluita kustannustehokkaasti. (Ahonen 2017, 6–7, 36–39; Tuulaniemi 2011, 126.)
Tiedonhallintaa hyödyntämällä järkeistetään henkilökunnan työtä, vähennetään työn kuormitusta, kehitetään digitaalisten työvälineiden käyttöä ja kehitetään sisäistä tiedonkulkua. Työssä tarvittavien tietojen kerääminen yhteen sähköisessä muodossa säästää henkilökunnan tiedonhankintaan kuluvaa aikaa ja nopeuttaa reagointia äkillisiin muutoksiin. Linnunlaulun palvelukeskuksella on oma Teams-kanava, mutta sitä ei ole vielä otettu henkilökunnan käyttöön. Dokumentit ovat tällä hetkellä monessa eri paikassa ja muodossa.
![[Alt-teksti: kuvaan on koottu puhe- ja ajatuskupliin kommentteja kuten haen yhteistyötahojen tiedot aina netistä, toisten työntekijöiden kanssa ei viestitä, toivon löytäväni tiedot yhdestä paikasta ja että tiedot olisi järjestetty aakkosittain.]](https://blogit.lab.fi/labfocus/wp-content/uploads/sites/8/2022/06/359_2022_Teamsilla-tehokkuutta-tyoskentelyyn-Palvelukeskus-Linnunlaulussa-1024x575.jpg)
Linnunlaulun työntekijöiden toiveita kysyttiin ja kuultiin
Kun kehittämiskohteena on työyhteisö, ovat he parhaita kertomaan tutkittavasta ja kehitettävästä asiasta. Asiasta saa parhaiten ymmärryksen keräämällä tietoa asianosaisilta. Kehittämisprojektissa olisi hyvä saada mukaan kaikki, joita asia koskettaa. (Ojasalo ym. 2014) Linnunlaulun työntekijät toivat kyselyssä ja haastatteluissa esiin, että työhön liittyvät ohjeet ja tiedot ovat hajallaan eri paikoissa. Usein tietoja etsitään netistä googlaamalla tai Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymän intranetistä.
Tiimin jäsenten välisen viestinnän todettiin vaihtelevan paperiviesteistä puhelinsoittoihin. Kehittämistyössä tuotettiin prototyyppi, ehdotus uudeksi Teams-alustan rakenteeksi. Siinä tiedot ja tiedostot on koostettu yhteen paikkaan kansioihin aiheittain ja aakkosittain. Teams-alustan keskustelualueella viestit ovat koko tiimin luettavissa ja Teams-alustan Tehtävä-osioon voidaan asettaa työntekijöille erilaisia tehtäviä, määrittää niille vastuuhenkilö ja aikaraja. Tehtävä osio toimii työtehtävien listana kulloinkin vuorossa olevalle työntekijälle. Prototyyppi esitellään henkilöstölle kesällä 2022 ja Teams-alustan rakenne voidaan ottaa organisaatiossa käyttöön. Teams-alustan käyttöön perehdyttäminen on olennaista alustan käyttöönotossa organisaatiossa.
Kirjoittajat
Nea Forsblom työskentelee fysioterapeuttina Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymän kotikuntoutustiimissä.
Marika Järvinen, sairaanhoitaja YAMK, työskentelee Attendolla hoivakodin johtajana.
Johanna Laitinen, sosionomi AMK, työskentelee asiakasvastuullisena palvelupäällikkönä 2M-IT:llä.
Kirjoittajat ovat suorittaneet LAB-ammattikorkeakoulussa Monialainen osaaminen sosiaali- ja terveysalan digitalisaation kehittämisessä -erikoistumiskoulutuksen.
Annamaija Id-Korhonen, TtM, työskentelee fysioterapian lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa.
Lähteet
Ahonen, T. 2017. Palvelumuotoilu sotessa. Nummela: Painokiila Oy.
Forsblom, N., Järvinen, M. & Laitinen, J. 2022. Sähköisten työkalujen hyödyntäminen PHHYKY:n Palvelukeskus Linnunlaulussa. Julkaisematon erikoistumiskoulutuksen kehittämistehtävä.
Ojasalo, K., Moilanen, T. & Ritalahti, J. 2014. Kehittämistyön menetelmät. Uudenlaista osaamista liiketoimintaan. Helsinki: Sanoma Pro Oy.
Piacquadio, A. 2019. Happy ethnic woman sitting at table with laptop. Pexels. Viitattu 24.5.2022. Saatavissa https://www.pexels.com/photo/happy-ethnic-woman-sitting-at-table-with-laptop-3769021/
Sote-uudistus. 2022. Sote-tieto hyötykäyttöön. Viitattu 18.5.2022. Saatavissa https://soteuudistus.fi/tiedolla-johtaminen
Tuulaniemi, J. 2011. Palvelumuotoilu. Hämeenlinna: Kariston kirjapaino.
