Kevään 2020 koronatilanne on tuonut uusia haasteita ja valtavia digiloikkia opetukseen ja TKI-työhön. Samaan aikaan ammattikorkeakoulun johtaminen ja esimiestyö on siirtynyt verkkoon etätyöksi. Mitä etuja ja mitä haasteita tämä tuo? Mitä tästä opimme ja minkälaisia käytänteitä jätämme toimintaamme, kun pandemia ja pakollinen etätyövaihe aikanaan taittuu?
Luottamus ja yhdenvertaisuus
Etäjohtamisessa korostuu luottamus. Se on virtuaalisesti toimivan työyhteisön tärkein tekijä. Esimiestyön kannalta tulee kyetä arvioimaan tiimiläisten toiminnan seurannan taso ja frekvenssi ilman luontaisia tapaamisia fyysisissä tiloissa. Virtuaalinen ympäristö ei sellaisenaan tue luontevaa vuorovaikutusta, jossa vuorovaikutus rakentuu itsestään. Virtuaaliset yhteydenotot vaativat aina aktiivisuutta – esimerkiksi puhelun – mikä helposti tulkitaan liialliseksi kontrolliksi. Kasvokkain tapahtuvat kohtaamiset helpottavat luottamuksen rakentamista, mutta olemassa on näyttöä virtuaaliympäristössä syntyvästä ja kasvavasta luottamuksesta. Viestinnän onnistuminen, nopea reagointi ja tiedon jakaminen nousevat tällöin tärkeään rooliin. (Rauramo 2018.)
LAB-ammattikorkeakoulun rakentamisvaiheessa on esimiestoiminnan näkökulmasta korostettu kahden fyysisen lokaation yhdenvertaista huomioimista. LABin esimiehille tämä on tarkoittanut viikoittaista matkustamista paikkakuntien välillä. Myös yksiköiden sisäiset johtotiimitapaamiset on pääosin järjestetty kasvokkain joko Lahdessa tai Lappeenrannassa. Tiimitapaamisiin verkkopalaverit ovat tuoneet selkeää tasa-arvoa. Kun kaikki toimivat etänä, ei palaverilla on tunnistettavaa kotipesää. Normaalitilanteessa esimies on ollut jommallakummalla paikkakunnalla henkilökunnan kanssa kasvotusten ja toisen paikkakunnan henkilökunta on osallistunut kokoukseen etänä. Väistämättä etäosallistujat kokevat tämän osittain eriarvoistavaksi. Kun kaikki osallistujat ovat verkossa, ollaan samalla viivalla.
Muodostamisvaiheessa olemme LABin päälliköiden, yksikönjohtajien ja rehtoraatin parissa käyneet paljon monialaisia ja laajoja suunnittelupalavereita, joissa on usein mukana myös LUT-palveluiden henkilökuntaa. Esimerkkinä edutiimi. Ennen koronaa palaverit on järjestetty niin, että yhdeltä kampukselta on varattu iso tila, johon saapuu toistakymmentä henkilöä ja loput osallistuvat etänä joko yksittäin tai pienryhmistä. Tällainen hybridimalli ei toimi, vaan keskustelusta tulee etäosallistujille varsin kaoottinen tunnelma. Lisäksi toiminta on tehotonta. Koronatilanteen takia kaikki osallistuvat palaveriin verkon kautta. Tämä on tuonut laatua ja tehokkuutta istuntoon. Toivottavasti pysymme verkkolinjalla koronan jälkeenkin.
Viestinnän merkitys korostuu
Poikkeustilanteessa meidän kaikkien – ei pelkästään esimiesten – huolena on viestintä. Tässä tilanteessa käytetään kriisiviestinnän malleja ja työkaluja. Normaalissa tilanteessa luotamme sattumakohtaamisiin ja viestintään kasvotusten. Pitäisikö meidän ottaa kriisiviestinnän työkalut ja toimintamallit käyttöön myös normaalina aikana? Ei kai hyvästä viestinnästä koskaan haittaa ole? Koska yhteisömme on jakaantunut, toisivat videoneuvottelukahvit ja yhteisen sosiaalisen median käyttö lisää yhteisöllisyyttä ja luottamusta. Tämä on yleisemminkin hyväksi havaittu lähestymistapa. (Työturvakeskus, 2018)
Yksi asia on varma: poikkeustilan aikana otettava digiloikka nostaa etätyön, verkko-opetuksen ja videoneuvotteluiden määrän tasolle, jolla se ei aiemmin ole ollut. Ylen tutkimuksen mukaan puolet etätöihin siirtyneistä suomalaisista haluaisi jatkaa etätöitä koronan jälkeen (Pantsu 2020). Uskon tilaston vastaavan tilannetta myös LAB-ammattikorkeakoulussa. Jos säästämme kampusten välisestä matkustelusta 75 prosenttia, saamme vuoden säästöillä investoitua entistä parempaan tekniikkaan ja laatu, tasapuolisuus ja työhyvinvointi paranevat sekä teknisen kehityksen, mutta etenkin yllä mainitun lokaatiosta riippumattomuuden vuoksi.
Teksti ja kuvat
Kirjoittaja Tapani Heikkilä toimii osaamispäällikkönä LAB-ammattikorkeakoulun teknologian yksikössä.
Lähteet
Rauramo, P. 2018. Etäjohtaminen ja virtuaalinen vuorovaikutus työyhteisössä -digijulkaisu. Työturvallisuuskeskus, palveluryhmä. [Viitattu 1.6.2020]. Saatavissa: https://ttk.fi/koulutus_ja_kehittaminen/julkaisut/digijulkaisut/etajohtaminen_ja_virtuaalinen_vuorovaikutus_tyoyhteisossa
Pantsu, P. 2020. Ylen kysely: Yli miljoona suomalaista siirtynyt etätöihin koronakriisin aikana – heistä noin puolet haluaa jatkaa etätöissä koronan jälkeenkin. [Viitattu 1.6.2020]. Saatavissa: https://yle.fi/uutiset/3-11291865
