Kaikki irti ohjausryhmätyöskentelystä – miten ja miksi?

Projektipäällikkökoulutusta simulaatiolla 

Useissa EU-projekteissa tulee rahoitusehtojen mukaisesti olla ohjausryhmä, jonka tehtävänä on tukea ja seurata hankkeen toteutusta. Vähemmän mietitään, miten ohjausryhmiin kutsutut motivoidaan antamaan osaamistaan projektille ja miten kokouksissa toimitaan. Kyse on pitkälti käytännönkokemuksen kautta kertyneestä hiljaisesta tiedosta.  

Kokeilimme alkuvuonna 2020 projektiammattilaisten hiljaisen tiedon levittämistä ja vertaisoppimista simulaatiolla. Simulaatio-oppimisesta työyhteisöjen yhteisöllisessä kehittämisessä oli saatu hyviä kokemuksia aiemmin (Niemi 2020). LABin simulaatiokeskuksessa pidetyssä työpajassa käsiteltiin ohjausryhmätyöskentelyä kolmessa erilaisessa tilanteessa. Monia hyviä näkökulmia nousi esiin.  

A group of people in a room

Description automatically generated
Kuva 1. Simulaatiomenetelmä soveltuu pienten ryhmien yhteiseen työskentelyyn. Oppiminen ja uudet ideat mahdollistuvat etenkin debriefing-tilanteessa. Kuva: Petra Vainio.

Projektipäällikkö hyppää liikkuvaan junaan ja muita muuttuvia tekijöitä 

Ohjausryhmätyöskentelyn käynnistymistä voi edesauttaa yksinkertaisesti: ensimmäisessä kokouksessa projektipäällikkö kertoo, miksi juuri kunkin kutsutun panos on tärkeä hankkeen yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Ensimmäisessä simulaatiotilanteessa myös korostui, että osallistumisesta on saatava vastavuoroista hyötyä. 

Toisinaan projektipäällikkö joutuu hyppäämään ”liikkuvaan junaan”. Uusi projektipäällikkö voi nähdä hankkeen uudesta valosta ja myös puutteita sen aiemmassa toteutuksessa. Toisessa simulaatiotilanteessa oli kyse juuri tästä. Keskusteltavaksi nousi, miten hankkeen tilanne ja muutostarpeet kannattaa ilmaista ohjausryhmälle, jotta se voisi parhaalla tavalla tukea hanketta. Tärkeänä pidettiin, että ohjausryhmää ei pidetä tässäkään tilanteessa hankkeen valvojana vaan tukijana.  

Viimeisessä tilanteessa simuloitiin hankkeeseen kohdistuvien ristiriitaisten odotusten käsittelyä ohjausryhmässä. Tällaisen tilanteen syntymistä voi ehkäistä pitämällä ohjausryhmän jäsenet tehtävän ja tilanteen tasalla hankkeen alusta asti. Jos hanke silti uhkaa päätyä toiveidentynnyriksi tai sen toivotaan toimivan jonkun intressiryhmän puolesta, projektipäällikön apu on loppupelissä projektisuunnitelma. Hyvä suunnitelma antaa perustelut hankkeessa tehtäville valinnoille ja rajauksille.  

Lisää vertaisoppimista! 

Monet ohjausryhmien haasteellisiksi koetut vuorovaikutustilanteet juontuvat siitä, että ohjausryhmien jäsenet eivät ehdi perehtyä hankkeisiin. Syynä voi olla aikapaineet, mutta myös ohjausryhmän jäsenten motivaatio vaikuttaa ajan ja tuen löytymiseen. On myös huomioitava jäsenten erilaiset taustat ja intressit – jos kokouksissa käsitellään vain hallinnollisia asioita ja käytetään hanketerminologiaa, hankkeen kohderyhmän edustaja voi joutua keskustelun ulkokehälle. Projektipäällikön rooli on monin tavoin ratkaiseva ja siihen haluttiin myös lisää tukea. Simulaation kaltaisesta vertaisoppimistilanteesta koettiin olevan hyötyä.  

Monet projektinhallintakoulutukset keskittyvät hankkeiden teknisesti mallikkaaseen suorittamiseen. Kuitenkin hankkeita toteutetaan pitkälti vuorovaikutustilanteissa ja myös hankkeen tavoitteina on suoraan tai välillisesti muuttaa ihmisten toimintaa. Siksi huomiota tulisi kiinnittää enemmän siihen, miten hankkeita toteutetaan ja mihin toiminnallisiin asioihin kaivataan tukea. 

Projektihenkilöstön simulaatiotyöpajojen tarkoituksena oli myös jakaa Työyhteisösimulaatio yritysten kasvun ja kehittämisen välineenä -hankkeessa kehitettyjä käytäntöjä laajemmin TKI-toiminnan käyttöön. Tilaisuuksista virisikin keskustelua siitä, missä muissa TKI-hankkeissa menetelmästä olisi hyötyä. 

Kirjoittaja  

Sari Niemi, YTM, TKI-asiantuntija, LAB-ammattikorkeakoulu. Kirjoittaja on ollut käyttänyt ja tutkinut simulaatiomenetelmän hyödyntämistä organisaatioiden kehittämisen välineenä. Projektipäällikkönä hän on myös osallistunut lukuisten ohjausryhmien kokouksiin. 

Lähteet 

Niemi, S. 2020. Asiantuntijaorganisaatioiden uudistumiskyvyn kehittäminen simulaatioilla. Ammattikasvatuksen aikakauskirja, 22(2), 70–87. 

Linkit 

Työyhteisösimulaatio yritysten kasvun ja kehittämisen välineenä. 2020. [Viitattu 28.9.2020]. Saatavissa: https://lab.fi/fi/projekti/tyoyhteisosimulaatio-yritysten-kasvun-ja-kehittamisen-valineena  

Kuvat 

Kuva 1: Vainio, P. 2020. LAB-ammattikorkeakoulun Lahden kampus. [Viitattu 28.9.2020] Julkaisematon.  

Jätä kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.