Ohjelmistorobotteja voi kuvailla yrityksen digitaalisiksi työntekijöiksi. Ohjelmistorobotit operoivat sovelluksissa käyttäen niiden käyttöliittymiä, samaan tapaan kuin yrityksen työntekijät. Tyypillisesti yritykset hyödyntävät ohjelmistorobotteja rutiininomaisten ja sääntöpohjaisten työtehtävien automatisoinnissa. Tällaisten työtehtävien suorittamiseen ovat robotit yksinkertaisesti parempia ja tehokkaampia kuin ihmiset, koska robotti ei unohda asioita tai tee virheitä työskennellessään. Robotteja on myös mahdollista käyttää tilanteissa, joissa järjestelmien välinen integraatio on mahdotonta tai hyvin kallista toteuttaa. Ohjelmistorobotiikka on hyvä vaihtoehto tapauksissa, joissa integraation kustannukset ovat korkeammat kuin ohjelmistorobotiikan kehityskustannukset. (IBM 2023.)
Ohjelmistorobotit voidaan laittaa työskentelemään mihin tahansa yrityksen toimintoon, mutta parhaan hyödyn ohjelmistoroboteista saa, kun automatisoitavien töiden volyymit ovat suuria. Usein suuren volyymin työtehtäviä löytyy yrityksissä muun muassa taloushallinnosta tai tuotannonohjauksessa. Taloushallinnossa digitaalinen kollega voi avustaa raportoinnin luomisessa ja ylläpitämisessä tai käsitellä yrityksen vastaanottamia ostolaskuja. Tuotannonohjauksessa robottia voi käyttää ostotilausten luomiseen ja ostotilauksien seuraamiseen. Robottia käytetään myös materiaalien hallintaan ja ylläpitoon toiminnanohjausjärjestelmässä. (Digital workforce 2023.)
Integroiminen työyhteisöön
Robotin saattaminen osaksi työyhteisöä voi tuottaa vastustusta organisaation henkilöstössä. Negatiiviset tuntemukset johtuvat mahdollisista peloista ja tietämättömyydestä ohjelmistorobotiikkaa kohtaan. Pelko ohjelmistorobotiikkaa kohtaan voi olla esimerkiksi pelkoa oman työpaikan menettämisestä robotille. Tällainen tuntemus on inhimillistä, mutta kuitenkin turhaa, koska robotille on mahdollista siirtää ainoastaan rutiininomainen työ, ei asiantuntijuutta vaativia työtehtäviä. (Markkio ym. 2022.)
Negatiivisten tuntemuksien taltuttamiseksi organisaation keskuudessa tarvitaan avointa ja johdonmukaista viestintää siitä, miten ohjelmistorobotiikkaa tullaan hyödyntämään ja mihin työtehtäviin sillä on mahdollisesti vaikutusta. Toinen keino henkilöstön tuntemusten tukemiseksi ohjelmistorobotiikkaa käyttöönottaessa on työntekijöiden osallistaminen projektiin. Osallistamisella voi olla henkilöstön keskuudessa suurikin positiivinen vaikutus, koska tällöin henkilöstö on konkreettisesti robottien kehityksessä mukana. Lisäksi työntekijöiden ymmärrys ohjelmistorobotiikasta kasvaa, mikä voi tarkoittaa, että organisaatiossa innostustaan robottien tuomista mahdollisuuksista ja ideoita automatisoitavista prosesseista voi tulla suoraan henkilöstöltä. (Rantala 2023.)
Parhaan hyödyn ohjelmistorobotiikasta saa, kun automatisoitava prosessi valitaan tarkasti ja henkilöstö huomioidaan projektin edetessä. Prosessin valintaan ja henkilöstöön on tärkeää kiinnittää huomiota, koska epäonnistuminen niissä voi johtaa epäonnistumiseen koko ohjelmistorobotiikkaprojektissa.
Kirjoittajat
Joonas Rantala valmistuu tradenomiksi keväällä 2023 LAB-ammattikorkeakoulusta.
Kati Jaakkola työskentelee LAB-ammattikorkeakoulussa logistiikan lehtorina.
Lähteet
Digital workforce. 2023. Ohjelmistorobotiikka. Viitattu 15.02.2023. Saatavissa https://digitalworkforce.com/fi/digityontekija/rpa-ohjelmistorobotiikka/
Hassan, M. 2023. Automation, robot. Public domain pictures. Viitattu 15.02.2023. Saatavissa https://www.publicdomainpictures.net/se/view-image.php?image=246458
IBM. 2023. What is robotic process automation. Viitattu 15.02.2023. Saatavissa https://www.ibm.com/topics/rpa
Markkio, H-R. & Kaartinen, V. 2022. Ohjelmistorobotiikka – Kohti rutiinitehtävien automatisointia. Jyväskylä: Jyväskylän ammattikorkeakoulun julkaisuja.
Rantala, J. 2023. Prosessin tehostaminen ohjelmistorobotiikalla. Opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Viitattu 17.02.2023. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202302152444
