Tehokkuutta prosessien kehittämiseen Lean Six Sigma -menetelmällä

Yksi yritysten kilpailukyvyn tärkeimmistä mittareista on tuottavuus. Suomen kilpailukykyä pidetään melko hyvänä monillakin arviointikriteereillä tarkasteltuna, erityisesti kun puhutaan infrastruktuurista ja koulutuksesta. Arvioitaessa tuottavuuden kehitystä Suomi on jäljessä sekä tärkeimpiä kilpailijamaitaan että euroalueen keskiarvoa. Jotta Suomi pystyisi kirimään muiden etumatkaa kiinni, tulisi yritysten tehdä huomattavia panostuksia prosessiensa kehittämiseen. (Elinkeinoelämän keskusliitto 2019.)

Faktoihin perustuvaa päätöksentekoa

Yrityksissä tiedetään, että turhan usein sorrumme tekemään päätöksiä ilman riittäviä tietoja. Mutu-tuntumaan perustuvat päätökset eivät useinkaan mene maaliin ilman yritys-erehdys -tyyppistä prosessia. Six Sigma -menetelmän keskiössä on tutkittu tieto. Tyypillinen Six Sigma -prosessi jakautuu viiteen eri vaiheeseen, joissa edetään systemaattisesti etsien ratkaisua tutkimuksen kohteena olevaan ongelmaan. Prosessi tunnetaan lyhenteellä DMAIC.

Kuvio 1 DMAIC-prosessissa on viisi vaihetta (Hart 2017).

DMAIC-prosessi alkaa määrittelyllä (Define): ongelma määritellään mahdollisimman tarkasti ja samalla kuvataan mittaustapa, jolla prosessia arvioidaan. Määrittelyvaiheessa suoritetaan myös projektin rajaus ja päätetään konkreettiset tavoitteet. Kun ongelma on määritelty, siirrytään mittausvaiheeseen (Measure). Mittausvaiheessa pyritään lisäämään ymmärrystä prosessista listaamalla kaikki prosessiin vaikuttavat muuttujat, samalla määritetään prosessin alkutilanne. Usein mittausvaiheessa arvioidaan myös projektin taloudellisia vaikutuksia. Mittausvaiheen jälkeen seuraa analyysivaihe (Analyze), jossa tavoitteena on tutkia lisää edellisessä vaiheessa listattuja muuttujia, sekä valita niistä vastemuuttujat. Näistä valituista muuttujista kerätään dataa. Seuraava vaihe on parannus (Improve). Parannusvaiheessa prosessia kehitetään aiemmista vaiheista saadun tiedon avulla. Viimeisenä vaiheena DMAIC-prosessissa on ohjaus (Control). Kun prosessiin on saatu tehtyä parantavia toimenpiteitä, kannattaa niiden ylläpitämiseksi luoda suunnitelma. Muutoin on suurena vaarana, että prosessin parannukset eivät jää pysyviksi. (Quality Knowhow Karjalainen 2018.)

Lean Six Sigma -menetelmän haasteita

Six Sigma -menetelmä on monessa mielessä pätevä, mutta se ei ole täysin vailla haasteita: menetelmää kuvataan usein hitaaksi ja raskaaksi tavaksi ratkaista ongelmia. Tyypillinen kehittämisprojekti on kestoltaan useita kuukausia. Menetelmää on myös kritisoitu monimutkaiseksi, eikä sen käyttö yleensä onnistu ilman kuukausia kestävää koulutusta, jonka kustannukset ovat tuhansia euroja. Suurin ongelma menetelmässä ei kuitenkaan ole menetelmä itse, vaan data. Usein etenkään pienet tai keskisuuret yritykset eivät ole panostaneet automaattisiin tiedonkeräysjärjestelmiin, jolloin prosessien toiminnasta ei ole helposti saatavilla olevaa dataa. Näissä tapauksissa dataa joudutaan keräämään manuaalisesti, joka on sekä hidasta että vaivalloista. Se nostaa kynnystä Six sigma -menetelmän käyttämiseen prosessien parantamisessa.

Lähteet

Elinkeinoelämän keskusliitto. 2019. Tuottavuus ja kilpailukyky. [Viitattu 12.4.2020]. Saatavissa: https://ek.fi/mita-teemme/talous/perustietoja-suomen-taloudesta/tuottavuus-ja-kilpailukyky/

Hart, R. 2017. When should DMAIC be your go-to problem solving tool? [Viitattu 12.4.2020]. Saatavissa: https://traccsolution.com/blog/dmaic-problem-solving/

Quality Knowhow Karjalainen Oy. 2018. Six Sigma Green Belt -kurssimateriaali.

Artikkelikuva: Pixabay / CC0. Saatavissa: https://pixabay.com/fi/illustrations/menestys-strategia-liiketoiminta-2081168/


Kirjoittajat:

Rami Ruoti on valmistumassa tradenomiksi LAB-ammattikorkeakoulusta. Blogikirjoitus pohjautuu Ruodin opinnäytetyöhön Prosessien kehittäminen Lean Six Sigma -menetelmän avulla (2020).

Sari Suominen toimii lehtorina LAB-ammattikorkeakoulun liiketalouden ja matkailun alalla.

Jätä kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.