Prosessit ovat toimintamalleja, jotka ohjaavat työskentelyä organisaatioissa. Prosessien kulkua seurataan tiiviisti ja toimintaa kehitetään tarpeen mukaan. Kehittämisen lähtökohdat voivat olla moninaiset. Tarpeen voi laukaista esimerkiksi jokin työnkulussa havaittu ongelma, joka vaikuttaa suorituskykyyn tai lopputuotteen laatuun. (Toikko & Rantanen 2009, 123–125.) Toisinaan kehittämistarpeen tunnistaminen voi olla hankalaa, kun kaikki organisaatiossa ovat tottuneet toimimaan tiettyjä toimintatapoja noudattaen. Tarvittava muutos saattaa tuntua pelottavalta.
Muutoksen toteuttamisen aikaan samaa vastustus koetaan usein negatiivisena kannanottona uusia toimintatapoja vastaan (Pereira ym. 2018, 4). Muutoksen tekeminen totuttuun toimintatapaan on hankalaa, sillä vanha toimintamalli tuntuu turvalliselta ja tutulta (Laamanen 2012, 108). Henkilöstön negatiiviset reaktiot muutosta kohtaan, eivät aina yksiselitteisesti tarkoita toimintamallien muutoksen vastustamista. Negatiivisuus voi viestiä peloista ja epäilyksistä, joita uusi toimintamallin mahdollisesti tuo mukanaan. (Pereira ym. 2018, 5.)
Ymmärrys ja muutoksen hyväksyntä tuovat varmuutta
Uuden toimintatavan juurruttaminen rutiininomaiseksi toiminnaksi vaatii organisaatiossa työskentelevien ihmisien ymmärryksen sekä hyväksynnän muutoksen tarpeellisuudelle. Ymmärryksen ja hyväksynnän saavuttaminen vaatii työtä. Pelkkä prosessikuvauksen esitteleminen sanallisesti ei saa aikaan haluttua lopputulosta. Mitä enemmän henkilöstö saa osallistua, sitä nopeammin ja varmemmin saavutetaan haluttu ymmärryksen ja hyväksynnän taso. (Laamanen 2012, 97.) Uuden prosessin mukaisten toimintatapojen jalkauttamisen onnistuminen vaatii siis riittävästi aikaa ja resursseja, yksilön tarpeiden huomioimista sekä laadukasta ja avointa positiivissävytteistä viestintää. Panostamalla yksilöön ja tekemällä muutos merkitykselliseksi myös yksittäisen työntekijän näkökulmasta, onnistunut lopputulos on mahdollista saavuttaa. (Talonen 2016).
Myyntihinnoitteluprosessin kehittäminen
Kehitystyössään Pulkkinen (2021) lähtee liikkeelle organisaation tunnistamasta kehittämistarpeesta uudelle myyntihinnoitteluprosessille, joka aikataulutettiin järjestelmäuudistuksen yhteyteen. Kehittämishanke käynnistyi nykyprosessista kerättävien havaintojen perusteella, mitä varten valittiin tietoisesti eri osastoilla työskenteleviä asiantuntijoita. Yhtenäinen näkemys organisaation hinnoittelun nykytilasta ja haasteista pohjusti uuden prosessin ideointivaihetta. Ideointivaiheen jälkeen uutta prosessia ryhdyttiin hahmottelemaan ja siitä muodostettiin prosessikuvaukset. (Pulkkinen 2021.)
Myyntihinnoitteluprosessin jalkauttaminen
Uuden myyntihinnoitteluprosessin jalkauttamiseksi rakennettiin koulutussuunnitelma. Koulutus toteutetaan kolmessa osassa. Koulutuksen tavoitteena on jalkauttaa uudenlainen toimintamalli sekä mahdollistaa itsenäinen järjestelmänkäyttäminen organisaation työntekijöille. (Pulkkinen 2021.)
Koulutukset käynnistyivät marraskuussa 2021. Vastaanotto uudelle myyntihinnoitteluprosessimallille on ollut varsin positiivinen, sillä organisaatiossa on jo pitkään kaivattu yhtenäistä työskentelymallia. Suurimmat haasteet kohdentuvat uuden järjestelmän käytön opetteluun, uuden prosessin sijaan. Koulutuksissa on onnistuttu ylläpitämään kannustavaa ilmapiiriä ja havainnollistamaan, millaisia mahdollisuuksia uusi prosessi ja järjestelmä työskentelyyn tuovat. Kaiken kaikkiaan uuden hinnoitteluprosessin jalkautus organisaatiossa on sujunut hyvin.
Kirjoittajat
Essi Pulkkinen valmistuu jouluna 2021 LAB-ammattikorkeakoulun liiketalouden digitaaliset ratkaisut YAMK -koulutusohjelmasta.
Taina Orpana työskentelee LAB-ammattikorkeakoulussa liiketalouden lehtorina.
Lähteet
Laamanen, K. 2012. Johda liiketoimintaa prosessien verkkona – Ideasta käytäntöön. 9.painos. Laatukeskus: Helsinki.
Talonen, J. 2016. Miksi et huomioisi yksilön tarpeita muutoksessa? Kauppalehti. [Viitattu 30.11.2021]. Saatavissa: https://www.kauppalehti.fi/kumppaniblogit/kilpailukyky-muutoksessa/miksi-et-huomioisi-yksilon-tarpeita-muutoksessa/2700aaec-fe47-577f-84b3-930338ee7211
Toikko, T. & Rantanen, T. 2009. Tutkimuksellinen kehittämistoiminta. 3. korjattu painos. Tampere: Tampere University Press.
Pereira V., Maximiano, A. & Bido, D. 2019. Resistance to change in BPM implementation. Business Process Management Journal. Vol. 25 (7), 1564−1586. [Viitattu 28.11.2021]. Saatavissa: https://www-emerald-com.ezproxy.saimia.fi/insight/content/doi/10.1108/BPMJ-07-2018-0184/full/html
Pulkkinen, E. 2021. Myynnin hinnoitteluprosessin kehittäminen uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton yhteydessä. Case Yritys X. YAMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lahti. [Viitattu 29.11.2021]. Saatavissa: https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021120223386
Kuvat
Kuva 1. mohamed_hassan. 2018. Hassan, M. Tiimityö, yhteistyö, aivoriihi. Pixabay. [Viitattu 3.12.2021]. Saatavissa: https://pixabay.com/fi/photos/tiimity%c3%b6-yhteisty%c3%b6t%c3%a4-aivoriihi-3213924/
Kuva 2. geralt. 2021. Altmann, G. Myynti, prosenttia, musta perjantai. Pixabay. [Viitattu 3.12.2021]. Saatavissa: https://pixabay.com/fi/illustrations/myynti-prosenttia-musta-perjantai-6784621/
