COVID-19 pandemiasta johtuneet muutokset työelämässä ovat pakottaneet ihmisiä miettimään miten tiettyjä työtehtäviä voidaan hoitaa etänä, kun matkustusrajoitukset ja muut rajoitteet estävät aikaisemmat ”normaalit” työskentelytavat. Osasta muutoksista voi tulla uusi normaali tulevaisuudessa. Hyvänä esimerkkinä toimii ERP-järjestelmän käyttöönotto. Usein tämän kaltainen käyttöönotto vaatii projektiryhmän paikan päälle.
Järjestelmien etäkäyttöönotossa on sekä mahdollisuuksia, että haasteita:
- Mahdollisuudet: Rahassa mitattavat säästöt, positiiviset ympäristövaikutukset, pienemmät stressitasot
- Haasteet: Kommunikaation riittävyys, tiimihengen rakennus ja ylläpito, viiveetön tuki ongelmatilanteissa
Etätyö vähentää stressiä
On selvää, että matkustaminen maksaa ja siitä on mahdollista saada suuriakin säästöjä, jos suurin osa tiimistä työskentelee etänä. Ympäristöarvoja niin henkilökohtaisella kuin yritystasolla tuodaan koko ajan enemmän esiin ja matkustamisen vähentäminen heijastelee suoraan näihin arvoihin. Monille henkilöille mahdollisuus tehdä tutussa ympäristössä töitä parantaa suorituskykyä ja vähentää stressiä, varsinkin käyttöönoton kaltaisissa tilanteissa, missä stressitasot ovat usein korkeat. Itse matkustaminen pidemmän päälle on raskasta ja omiaan lisäämään stressiä.
Suomalainen työelämä 2020 -tutkimus (Accountor 2020) osoittaa, että suomalaisilla työntekijöillä on stressi ja turhautuneisuus vähentyneet etätöissä selvästi.
Etäkäyttöönoton haasteet
Haasteita projekteille ja etätyöelämään tuo riittävä kommunikaation taso. Balanssin säilyttäminen kommunikaatiossa, turhan karsiminen ja hyvät käytännöt, joilla pystytään huomioimaan eri ihmisten erilaiset tarpeet. Tässä varsinkin esimiestasolla on iso haaste; miten tiimihenkeä voidaan rakentaa ja ylläpitää niin, että pystytään luomaan hyviä suhteita tiimin sisällä. Tämä korostuu henkilöiden välillä, jotka eivät fyysisesti vielä ole tavanneet. Mikäli projektitiimi koostuu eri kansallisuuksista, on kommunikaatiossa ja työskentelytavoissa syytä ottaa huomioon kulttuurierot, jotta väärinkäsityksiltä vältytään ja tiimi pystyy työskentelemään tehokkaasti. Monikansallinen tiimi tuo lisäarvoa projektille ja se myös antaa paljon tiimin jäsenille. (Ylätupa 2021, 15-16.)
Ongelmatilanteissa pitäisi pystyä luomaan vaikutelma, että pystytään samanlaiseen tukeen kuin joku henkilö olisi paikan päällä. Tähän auttaa kombinaatio teknisistä ratkaisuista ja hyvin tehty suunnitelma käyttötuesta.
ERP-järjestelmän etäkäyttöönottoa käytännön esimerkin kautta on käsitelty ylemmän AMK:n opinnäytetyössä Remote implementation of ERP/MES-System vuonna 2021. Työssä havainnollistetaan keinoja, joilla käyttöönotto voidaan toteuttaa yhtä laadukkaasti niin etänä kuin paikan päällä.
Kirjoittajat
Jari Ylätupa työskentelee asiantuntijatehtävissä pakkausteollisuuden yrityksessä. Kokemusta lukuisista ERP-järjestelmien käyttöönotoista eri puolilla Eurooppaa.
Minna Asplund, TkL, toimii LAB-ammattikorkeakoulussa lehtorina sekä koordinaattorina insinööri (ylempi AMK), digitaaliset ratkaisut -koulutuksessa. Hän ohjasi Jari Ylätuvan opinnäytetyön.
Lähteet
Accountor. 2020. Accountorin työelämätutkimus. [Viitattu 17.5.2021] Saatavissa: https://www.accountor.com/fi/finland/uusi/accountorin-tyoelamatutkimus-korona-aika-testannut-perinteisen-tyonteon-mallin
Ylätupa, J. 2021. Remote implementation of ERP/MES-System. Opinnäytetyö YAMK. LAB-ammattikorkeakoulu. [Viitattu 17.5.2021] Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202105189132
Linkit
Linkki 1. Ylätupa, J. 2021. Remote implementation of ERP/MES-System. Opinnäytetyö YAMK. LAB-ammattikorkeakoulu, Tekniikan ala. Lahti. [Viitattu 17.5.2021] Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202105189132
Kuvat
Kuva 1. Humphrey Muleba. 2019. man on sun lounger using laptop. Unsplash. [Viitattu 19.5.2021] Saatavissa: https://unsplash.com/photos/vvLBPW3uS4Q
Kuva 2. Remote It Support services. 2017. managed I.T. support Explain. [Viitattu 17.5.2021] Saatavissa: https://www.helixstorm.com/wp-content/uploads/2017/12/managedservices.png
