Muotoilemalla sujuvampia kaupungin palveluja

City as a Service -projektissa kehitetään Lahden kaupungin palveluja yritysystävällisemmiksi ja sujuvammiksi muotoiluajattelun ja palvelumuotoilun keinoin. Kehittämistyössä keskitytään erityisesti lupien hakuun liittyvien palvelujen kehittämiseen. Erilaisia lupia yritykset tarvitsevat esimerkiksi maankäyttöön ja tapahtumien järjestämiseen liittyen.  

Tapahtuman koosta ja luonteesta riippuen järjestäjä saattaa joutua hakemaan lähes 30 eri lupaa tapahtumaa varten.  Kaupungin viranhaltijoiden lisäksi lupia myöntävät muun muassa aluehallintavirasto (AVI) ja poliisi. Lupia tarvitaan esimerkiksi alueen käyttöön, väliaikaiseen rakentamiseen, liikennejärjestelyihin ja anniskeluun liittyen. Luvat haetaan eri tahojen kanavissa, jolloin hakija joutuu täyttämään samoja tapahtumaan liittyviä tietoja useaan kertaan.  

A picture containing drawing

Description automatically generated
Kuva 1. Projektissa kehitetään Lahden kaupungin palveluja yhdessä yritysten ja viranhaltijoiden kanssa. (Puustinen 2020)

Sujuvampia digitaalisia palveluja

Kiinnostava meneillään oleva valtakunnallinen kehityshanke on työ- ja elinkeinoministeriön (TEM) Luvat- ja valvonta -hanke, jossa uudistetaan lupa- ja valvontatoiminnan mallit digitalisaatiota hyödyntäen. Kyseessä on yksi hallituksen kärkihankkeista.  

City as a Service -projektissa aloitettiin keväällä 2020 yhteistyö Luvat ja valvonta -hankkeen kanssa ja on selvitetty Lahden kaupungin yhteistyömahdollisuuksia hankkeen digitaaliseen palvelukerrokseen liittyen.  

Palvelukokemus asiakkaan näkökulmasta

Luvat ja valvonta -hankkeen digitaalinen palvelukerros mahdollistaa useiden lupien ja velvoitteiden hoitamisen kokonaisuutena yhden luukun periaatteella. Tavoitteena on sujuva ja asiakaslähtöinen palvelukokemus asiakkaan näkökulmasta, ei virastolähtöisesti.  
 
Jatkossa asiakas voi siis hoitaa kaikki lupa- ja ilmoitusvelvoitteet samassa palvelussa ja tarvittavat tiedot ilmoitetaan vain kerran. Tekoälyä hyödyntävä palvelu ohjaa asiakasta hakemaan tarvitsemiaan lupia. Palvelu perustuu ajankohtaiseen tietoon, joka on oikeaan aikaan kaikkien viranomaisten käytettävissä. 

TEM:n Luvat ja valvonta- hankkeen Lupia vaativien tapahtumien järjestäminen helpottuu -video esittelee palvelukerroksen hyötyjä. Sen mukaan digitaalinen palvelukerros tuo myös merkittävää ajansäästöä — työmäärän säästö asiakkaalle olisi jopa 70 prosenttia ja viranomaiselle 20—30 prosenttia. Digitaalista palvelukerrosta on pilotoitu Tampereella kesän aikana hyvin tuloksin. (TEMvideot 2020.) 

A dining table

Description automatically generated
Kuva 2. Ennen tapahtuman toteutusta taustalla on runsaasti suunnittelua ja valmistelua. Tähän vaiheeseen kuuluu myös lupien haku. (Kuva: Kati Kumpulainen)

Kohti kokeiluja ja pilotointia 

City as a Service  -projektissa on pidetty Lahden kaupungin ja TEM:n etätapaamisia ja -työpajoja LABin asiantuntijoiden fasilitoimina. Niissä on käsitelty muun muassa palvelukerroksen toiminnallisuuksia ja soveltuvuutta Lahteen, sekä kokeilujen ja pilotointivaiheen suunnittelua.  

Keväällä 2021 Lahdessa kokeillaan valittujen tapahtumien järjestämiseen tarvittavien lupien ja ilmoitusten hakua palvelukerroksen kautta. Käyttäjäkokemuksia havainnoidaan ja palautetta kerätään sekä lupien hakijoilta että lupien myöntäjiltä. Kokeilemalla ratkaisuja testataan nopeasti ja taloudellisesti, ja saatujen oppien mukaan määritellään jatkotoimenpiteitä. 

Lahdella on nyt huikea mahdollisuus olla mukana uudistuksen eturintamassa ja edelläkävijä tapahtumakaupunkina!  

Kirjoittaja 

Kati Kumpulainen toimii TKI-asiantuntijana LAB-ammattikorkeakoulun Muotoiluinstituutissa ja projektipäällikkönä EAKR-rahoitteisessa City as a Service -projektissa. 

Lähteet 

TEMvideot. 2020. Lupia vaativien tapahtumien järjestäminen helpottuu. [Viitattu 15.12.2020]. Saatavissa:  https://www.youtube.com/watch?v=9-e6-l2OsIg

Linkit  

Linkki 1. LAB. 2020. City as a Service. [Viitattu 30.11.2020]. Saatavissa: https://lab.fi/fi/projekti/city-service  

Linkki 2. Työ- ja elinkeinoministeriö. 2020. Luvat ja valvonta -hanke. [Viitattu 30.11.2020]. Saatavissa: https://tem.fi/luvat-ja-valvonta 

Linkki 3. TEMvideot. 2020. Lupia vaativien tapahtumien järjestäminen helpottuu. [Viitattu 15.12.2020]. Saatavissa:  https://www.youtube.com/watch?v=9-e6-l2OsIg

Kuvat 

Kuva 1. Puustinen, M. 2020. City as a Service.  

[Viitattu 15.12.2020]. Saatavissa: https://lab.fi/fi/projekti/city-service   

Jätä kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.