Neljä kriteeriä, joilla tunnistat automatisoitavan HR-prosessin

Henkilöstöhallinnon (HR) työssä on paljon tehtäviä, jotka toistuvat päivästä toiseen: työsopimusten käsittely, tietojen siirto järjestelmien välillä ja erilaisten dokumenttien tarkistaminen. Kaikkea ei kuitenkaan kannata automatisoida, mutta mistä tietää, mikä prosessi kannattaa valita? (Roivanen 2025; Cloud Computing 2025.)

Pisteytysmalli automatisoitaville prosesseille

Tutkimusten mukaan monikriteerinen pisteytysmalli soveltuu hyvin prosessien automaatiopotentiaalin arviointiin. Sen avulla prosesseja voidaan vertailla systemaattisesti ja kriteerejä voidaan mukauttaa organisaation tarpeisiin. HR-prosessien osalta virheherkkyys on yksi keskeinen arviointikriteeri. Sen avulla tunnistetaan työvaiheet, joissa automaatio voi vähentää inhimillisiä virheitä ja parantaa prosessin luotettavuutta. (Cloud Computing 2025; Kim 2023.)

Huhtinen (2026) testasi pisteytysmallin soveltamista kohdeyrityksessä. Tutkimuksessa käytettiin neljää arviointikriteeriä prosessien automaatiopotentiaalin tunnistamiseen: Volyymi, mitattavuus, kompleksisuus ja virheherkkyys.

• Volyymi kuvaa prosessin toistuvuutta, ja mitä korkeampi arvo, sen parempi. Esimerkiksi prosessi, jota suoritetaan useita kertoja päivässä, saa maksimipisteet, kun taas kuukausittain suoritettava prosessi saa alimman pistemäärän.
• Kompleksisuus tarkoittaa prosessin vaiheiden, järjestelmien ja päätöspisteiden määrää, ja matalampi piste viittaa helpommin automatisoitavaan, yksinkertaiseen prosessiin.
• Virheherkkyys kuvaa kuinka altis prosessi on inhimillisille virheille.
• Mitattavuus kertoo, kuinka selkeästi hyötyjä, kuten ajansäästöä tai kustannusvaikutuksia, voidaan mitata – korkeampi piste tarkoittaa selkeämmin mitattavia hyötyjä.

Työsopimusprosessi sai korkeimmat automaatiopotentiaalin pisteet

Tutkimuksessa tarkasteltiin, mikä prosessi sai suhteellisesti korkeimmat pisteet. Jokainen kriteeri pisteytettiin asteikolla 1–5. Automaatiopotentiaali laskettiin kaavalla: (Volyymi+Mitattavuus+Virheherkkyys)−Kompleksisuus). Kuvassa 2 nähdään, miten eri kriteerit vaikuttavat prosessin kokonaispisteisiin. Korkeammat pisteet viittaavat suurempaan automaatiopotentiaaliin. (Huhtinen 2026).

Mistä automatisointi kannattaa aloittaa?

Automatisointi kannattaa aloittaa selkeistä, pienistä ja usein toistuvista rutiiniprosesseista, sillä niiden automatisointi tuottaa nopeimmin hyötyä. Kaikki prosessit eivät kuitenkaan sovellu automatisoitaviksi, esimerkiksi jos ne ovat liian monimutkaisia tai vaativat jatkuvaa ihmisen päätöksentekoa. Siksi eri prosesseja on hyvä arvioida rinnakkain ennen valintaa.

Esimerkiksi uuden työntekijän perehdytysprosessi sisältää useita vaiheita, kuten tietojen syöttämisen järjestelmiin, käyttöoikeuksien luomisen ja erilaisten dokumenttien toimittamisen. Näistä osa voidaan automatisoida, kuten lomakkeiden täyttö ja tiedonsiirto järjestelmien välillä, mutta osa vaiheista vaatii edelleen ihmisen tekemää harkintaa.

Valittu prosessi tulee määritellä huolellisesti ennen kehittämistä tai automatisointia. Tämä tarkoittaa prosessin keskeisten vaiheiden sekä alku- ja loppupisteen kuvaamista yhdessä asiantuntijoiden kanssa ja varmistamista, että kuvaus vastaa todellista toimintaa. Tämän jälkeen prosessia voidaan kehittää tunnistamalla pullonkauloja ja kehityskohteita. Myös ei-automatisoitavat prosessit hyötyvät tästä selkeyttämisestä. (Axmann, Harmoko & Malhotra 2023.)

Pelkkä pisteytys ei riitä

Automatisointi edellyttää aina tarkempaa prosessianalyysiä sekä organisaation muutosvalmiuden huomioimista. Korkeat pisteet esimerkiksi volyymin ja säännönmukaisuuden perusteella eivät vielä takaa automatisoitavuutta, jos prosessi sisältää paljon ihmisen tekemää päätöksentekoa. Pisteytyksen luotettavuus riippuu myös siitä, kuinka yhdenmukaisesti ja tarkasti prosessit on dokumentoitu.

Onnistunut automaatio edellyttää teknisen toteutuksen lisäksi toimintatapojen uudistamista ja huolellista järjestelmäintegraatioiden suunnittelua — se on kokonaisvaltainen kehitysmatka, ei pelkkä tekninen projekti.

Lähteet

Axmann, B., Harmoko, H., & Malhotra, R. 2023. The assessment of robotic process automation projects with a portfolio analysis: First step – Evaluation criteria identification and introduction of the portfolio concept. Tehnički Glasnik, 17(2), 207–214. Viitattu 5.5.2026. Saatavissa https://hrcak.srce.hr/file/434970

Cloud Computing Oy. 2025. Miten valita ensimmäinen automaatioprosessi. Viitattu 5.5.2026. Saatavissa https://cloudcomputing.fi/fi/prosessiautomaatio-neljassa-vaiheessa/

Huhtinen, R. 2026. HR-prosessien automaatiopotentiaalin arviointi. Opinnäytetyö (AMK). LAB-ammattikorkeakoulu. Liiketalouden koulutusohjelma. Lappeenranta. Viitattu 5.5.2026. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2026051612692

jaydeep_.2020. Joshi, J. Hr-prosessi, Hr, Valinta. Pixabay. Viitattu 5.5.2026. Saatavissa https://pixabay.com/fi/illustrations/hr-prosessi-hr-valinta-haastattelu-4783430/

Kim, S.-H. 2023. Development of Evaluation Criteria for Robotic Process Automation (RPA) Solution Selection. Electronics, 12(4), 986. Viitattu 5.5.2026. Saatavissa https://www.mdpi.com/2079-9292/12/4/986?utm_source

Roivanen, M. 2025. Miksi HR-tehtävien automaatio on nyt tärkeämpää kuin koskaan – ja miten se on helpompaa kuin ennen. Esystems-blogi 2.6.2025. Viitattu 5.5.2026. Saatavissa   https://www.esystems.fi/fi/blog/miksi-hr-tehtavien-automaatio-on-nyt-tarkeampaa-kuin-koskaan-ja-miten-se-on-helpompaa-kuin-ennen